Справочник функций ПРОФ версии

5.7. Регистрация и печать счетов-фактур

Регистрация и печать счетов-фактур

Оформление счет фактуры возможно либо из окна ввода сладского документа, либо из окна платежного документа (См. раздел 5.7.6 Авансовые счета-фактуры). В складском документе несколько мест вызова окна счет-фактуры:

  • Кнопка с изображением конверта, справа от имени поставщика
  • Кнопка печатьПечать счет-фактуры

В программе Фолио документ счет-фактура не хранится как отдельный документ, а хранится его номер у соответствующего складского или платежного документа (а также номера исправлений и корректирующих счетов-фактур). Форма печати счета-фактуры настраивается из того же окна по кнопке Печать.

Реквизиты организаций, зарегистрированных в Справочнике Организаций, заносятся в документ автоматически, но при необходимости могут быть исправлены непосредственно с клавиатуры.

При загрузке складского документа в платежный – вместе с реквизитами загружается и номер счета-фактуры.

5.7.1. Грузополучатель. Грузоотправитель.

Грузополучатель. Грузоотправитель.

Грузополучатель и Грузоотправитель заполняется в окне ввода счета-фактуры. В эти поля можно ввести как прямые данные для печати, так и ссылку на Карточку организации, являющейся грузополучателем или грузоотправителем. Чтобы информация в этом поле рассматривалась программой как ссылка (а не как прямые данные для печати), она должна иметь формат:

  • #<краткое имя> - если реквизиты грузополучателя заведены в основной Карточке
  • #<краткое имя>#<номер доп.реквизитов> - если реквизиты грузополучателя заведены в Карточке Доп.реквизитов,

Эти ссылки можно указать вручную, а можно подставить из Справочника Оранизаций, который вызывается двойным щелчком мыши по этим полям. Если перед вызовом Справочника Организаций, поля грузополучателя и грузоотправителя не заполнены, курсор при открытии справочника автоматически устанавливается на позицию уже выбранной организации в поле КОМУ и От КОГО соответственно (для скорости поиска и выбора).

Если у Получателя в качестве грузополучателя выступает одна и та же организация, удобно ссылку на нее занести непосредственно в Карточке Получателя в поле Адрес доставки. Тогда при выборе Получателя в документ (в поле Кому) - автоматически в поле Грузополучатель будет попадать ссылка на организацию из поля Адрес доставки. Обратите внимание, что в Карточке организации-грузополучателя (на которую ссылается Получатель) адрес доставки должен быть указан в поле основного адреса.

В зависимости от заполнения полей Грузополучателя, Грузоотправителя, их реквизиты либо соответствуют заполнению, либо ( если поля Грузополучателя, Грузоотправителя не заполнены) совпадают с реквизитами Плательщика и Получателя.

5.7.2. Нумерация счетов-фактур

Нумерация счетов-фактур

При открытии окна ввода реквизитов счета-фактуры автоматически выставляется новый номер счета-фактуры, если не был задан ранее. Новый номер присваивается на 1 больший последнего номера. Установка счетчика номера производится в всплывающем меню (по правой клавише мыши) на поле номера счета-фактуры Счет-фактура №. Это меню позволяет выбрать Способ нумерации:

  • По складу (по умолчанию),
  • По всем складам (сквозная нумерация),
  • По складу и по (моей) организации,
  • По всем складам и по (моей) организации.

Пункты меню Очистить и Начать с введенного номера позволяют прервать последовательность нумерации (по любому способу) и начать с произвольно набранного номера.

При выходе из окна ввода реквизитов счета-фактуры по клавише Ok или после печати счета-фактуры номер счета-фактуры попадает в поле По счету в шапке Окна ввода накладной. Чтобы номер счета-фактуры сохранился в базе, необходимо регистрировать счет-фактуру ДО сохранения складского документа. Скрытая установка [InpDoc]-> DatSF=1 сохраняет номер и дату с/ф при выходе из реквизитов по Ok, не требуя повторного сохранения складского документа. По этой же установке, в дату счета-фактуры при входе в реквизиты с/ф записывается дата накладной.

В соответствии с последним поставлением, в окне ввода счет-фактуры появилось новое поле - номер и дата исправления счета-фактуры. Если нужно внести исправления в шапку печатного документа (а переделать документ уже нельзя), то заносится порядковый номер внесенного в счет-фактуру исправления и дата внесения этого исправления. Если исправления нужно внести в товарную часть документа, по требованию Покупателя - выставляется корректировочная счет-фактура (подробнее см. раздел 5.7.5 Корректировочные счета-фактуры)

5.7.3. Номер и дата платежно-расчетного документа.

Номер и дата платежно-расчетного документа.

По закону при печати счетов-фактур номер и дата платежно-расчетного документа попадает в счет-фактуру только при условии предоплаты. Т.е дата платежа должна быть раньше даты отгрузки.

В окне ввода реквизитов счет-фактуры есть поле для ввода номера и даты платежного документа и если эти поля заполнены, то именно они попадают в счет-фактуру. Однако, одну накладную может оплачивать несколько платежных документов и тогда номер и дату платежа заполнить нельзя. Поэтому стандартная форма печати автоматически подтягивает (списком) все предоплаты связанные с конкретным документом (! при условии , что поля номер и дата платежно-расчетного документа не заполнеы)

Таким образом для корректного, автоматического заполнения графы К платежно-расчетному документу нужно:

  • наличие платежных документов с датой меньшей чем дата накладной, к которой выставляется счет-фактура
  • незаполненное поле К платежно-расчетному документу
  • документ из которого печатается счет-фактура должен быть предварительно сохранен
  • печатать счет- фактуру надо именно из окна ввода счет-фактуры

5.7.4. Печать счетов-фактур

Печать счетов-фактур

Для печати счета-фактуры (в Окне ввода складского документа) нужно из Окна ввода реквизитов для счета-фактуры нажать кнопку Печать - Печать. Счет-фактуру можно печатать по Встроенной или Внешней форме. Внешние формы счетов-фактур выбираются из меню кнопки ПечатьФорма печати основного счета. В дальнейшем по кнопке Печать , печатается та форма, которая была выбрана.

Фамилии директора и бухгалтера для печатных форм счетов-фактур (до 2004 года) берутся из файла установок каждого клиентского места, куда они попадают из Окна ввода счета, где предусмотрены поля для фамилий должностных лиц. Новые формы счетов-фактур используют фамилии должностных лиц из Справочника Контактных лиц, заведенных в Справочнике Организаций. (См. раздел 3.4.1 справочник организаций)

Был период, когда в формах счетов-фактур (с июня 2009 года) в строке (2) требовалось указывать краткое И полное наименование организации-продавца. Для удобства ввода наименований организации в Окно ввода Карточки МОЕЙ организации была добавлена кнопка Имя для счета-фактуры, по которой открывается окно Реквизиты организации для счетов-фактур с двумя полями для ввода – Краткое наименование и Полное наименования. Количество символов для ввода не ограничено. Введенные значения сохраняются в поле Доп. Информация с соответствующими символами-разделителями.

На настоящий момент необходимости в двух наименованиях организации нет. В стандартной форме в качестве Продавца попадает Имя орг. для плат документов, а если это поле не заполнено то Имя орг. Аналогично заполняется графа Покупатель.

5.7.5. Корректировочные счета-фактуры

Корректировочные счета-фактуры

Корректировки - это изменение первоначальной стоимости, совершенное после отгрузки и по обоюдному согласию поставщика и покупателя.

Важно

Не следует путать два понятия: внесение корректировок и исправление ошибок. Под ошибками сдедует понимать неверную информацию, внесенную в счет-фактуре (например, неправильный адрес Поставщика или Покупателя, чужой ИНН и др). Вносить корректироки необходимо при помощи корректировочных счетов-фактур, а исправлять ошибки - посредством оформления новых экземпляров счетов-фактур с указанием номера и даты исправления.

В соответствии с правилами заполнения корректировочного счета-фактуры, в него попадают товары (работы, услуги), в отношении которых осуществлялось изменение цены (тарифа) и (или) уточнение количества (объема).

Для каждой позиции корректировочного счета-фактуры предусмотрено четыре строки: А (до изменения), Б (после изменения), В(увеличение) и Г (уменьшение).

В шапке корректировочного счета-фактуры предусмотрены поля для его номера и даты, а также поля для номера и даты исходного счета-фактуры ( а также поля для номера и даты исправлений)

Для создания корректировочного счета-фактуры в программе ФОЛИО нужно в окне ввода реквизитов счет-фактуры поставить галочку корректировочный. После этого номер счет-фактуры, сохраненный ранее, заменится на новый (очередной) номер уже корректировочного документа. Если в первоначальном счет-фактуре было внесено исправление (заполен номер и дата исправления) - эти поля очистятся для возможности последующего внесения изменений в корректировочный счет-фактуру.

Все настройки номерации (в том числе и скрытые) действуют на номерацию корректировочного счет-фактуры

В момент устаноки галочки корректировочный - старый документ (последний сохраненный вариант) сохраняется в архиве с определенным признаком. Этот архивный документ связан с текущей накладной, по которой был создан корректировочный счет-фактура (связь по полю SCL_ADDN.UN_ARC_SF=SCL_ARCR.UNICUM_NUM). Эта связь позволяет создать корректировочный документ на измененные товары (по стоимости, количествам, налогам), а также не позволяет удалить архивный документ при наличии связанной с ним расходной накладной.

Примечание

Обратите внимание, что при коррекции документа можно изменить его принадлежность к определенному складу (если перед коррекцией войти в несколько складов и добавить новый товар из другого склада - документ станет многоскладским). При этом первоначальный документ, на который выставляется корректировочный счет-фактура сохранит принадлежность к одному складу. В этом случае, чтобы впоследствии в реестре счетов-фактур увидеть оба документа, надо будет войти во все склады.

В зависимости от галочки корректировочный, при нажатии кнопки Печать из окна ввода счет-фактуры, печатается та форма, которая настроена на соответствующем пункте меню: ПечатьФорма печати основного счета или ПечатьФорма корректировочного

Из окна ввода складских документов и из реестра складских документов можно выполнить пакетную печать, в которую входит счет-фактура. В пакете настраиваются все необходимые документы (например, накладная, акт, сертификаты, счет-фактура). При выборе формы для счет-фактуры настраивается форма для обычной счет-фактуры. Однако, при печате этого пакета из накладной, в счет-фактуре которой установлена галочка корректировочный, в пакете вместо обычной счет-фактуры печатается форма корректировочной счет-фактуры, настроенной в окне ввода счет-фактуры (а не из пакета). В пакете документов подключать корректировочную форму не надо, т.к. если этот пакет распечатывать из обычного документа - появятся ошибки из-за отсутствия соответствующих переменных.

То же самое касается мультипакетной печати, а также печати пакета документов и мультипакета из реестра. Подробнее см раздел 5.8.2.2 Печать пакета документов.

Корректировочные счета-фактуры попадают в реестр счетов-фактур наравне с первоначальными документами. Там же доступна печать счетов-фактур. Подробнее см раздел 7.3 Реестр счетов-фактур.

При перемещении накладной, на которую выставлен корректировочный счет-фактура, на другой склад или при передаче этой накладной через обмен данных, первичный документ не передается. Поэтому напечатать корректировочный счет-фактуру (и первоначальный) будет уже нельзя.

Подробнее об изменениях в базе данных и в Генераторе отчетов QuickReport, связанных с разработкой формы печати корректировочного счета-фактуры см Приложение Изменения в базе по корректировочным счетам-фактурам

5.7.6. Авансовые счета-фактуры

Авансовые счета-фактуры

Номер счета-фактуры можно присваивать как в складском документе, так и в платежном. Регистрация номера счета-фактуры в платеже увеличивает значение счетчика, то есть сдвигает общую нумерацию. В программе предусмотрена печать счетов-фактур как из Окна ввода расходного складского документа, так и из окна приходного платежного документа (в случае предоплаты).

Авансовая счет-фактура печатается из окна приходного платежного документа. Этот докумет может быть как с товарной частью (например, оплата счета), так и без товаров (например, предоплата по договору)

В случае оплаты по счету, в поле Основание платежа автоматически может попадать номер счета-фактуры из загружаемого на оплату складского документа (настройка по кнопке формаТекст основаниядобавлять номер счета-фактуры). В последующем, при загрузке счета в накладную номер счета-фактуры из счета попадает в поле По счету накладной.Скрытая установка [InpDoc]-> PlatRDocSch=1 – Номер и Дату платежно-расчетного документа в реквизитах счета-фактуры расходной накладной заполняет номером и датой загружаемого счета.

Для печати счет-фактуры из платежного документа нужно:

  • Настроить печатную форму: формаФорма печатиСчет-фактура
  • Заполнить поля номер; дата счет-фактуры

В результате этих настроек по кнопке ПечатьПечать счет-фактуры можно сформировать авансовую счет-фактуру.

 о фирме   новости   программы   цены   демо версии   дилеры   услуги   клиентам   дилерам   партнеры   форум   контакты   карта сайта   поиск   домой 
Страничка клиента
Поддержка
развернуть/свернуть
развернуть/свернуть
ЧаВо
Форум
Обучение
Пресс-релизы
Работать on-line
Заказать показ
Загрузить демо-версию

 о фирме | новости | программы | демо версии | цены | где купить | клиентам | дилерам | партнеры | карта сайта | поиск | домой 

Схема
проезда

© ООО "ФОЛИО-2000"

E-Mail: mail@folio.ru; SKYPE: ooofolio. Присоединяйтесь:

125315, Москва, ул. Асеева, 8, офис 23. (метро Аэропорт, Сокол)
тел/факс: 8(499)151-7738, 151-5760, 151-5553, 151-4401

домой