Справочник функций ПРОФ версии
Главное меню → или клавиши Shift+F8. Справочник Организаций относится к общим справочникам, то есть имеет отношение ко всем складам.
Основное назначение Справочика Организаций – хранение платежных и юридических реквизитов организаций и использование данных Справочника для выбора организаций в складские и платежные документы. Вызов для выбора - кнопка Орг-ции, либо двойной щелчок мыши в поле организаций (Кому/От кого), а также для отбора по организации - Главное меню → .
Если Справочник Организаций вызван для выбора организации в складской или платежный документ или для отбора, после поиска нужной организации, нужно щелкнуть по кнопке в окне Справочника, или нажать клавишу Enter на клавиатуре, или сделать двойной щелчок мыши по названию организации в Справочнике.
Окно Справочника Организаций представляет собой таблицу данных по организациям. Все организации сгруппированы по типу: Все, Партнеры, Дилеры, Поставщики, Покупатели, Мои фирмы. Для каждого типа выделена своя страничка Справочника, к которой можно обратиться с помощью закладок, расположенных в верхней части окна. Принадлежность той или иной организации к определенному типу определяется специальной установкой в Карточке Организации. Указание Типа организации дает возможность просмотра списка организаций по закладкам и анализа расчетов с организациями одного типа, так как существует общий отбор на отчеты и реестры по типу организации.
Стандартные названия закладок Справочника Организаций можно переименовать. Для этого на каждом клиентском месте в файле установок cursclad.ini->[Organization]->StandartPages нужно указать новые названия стандартных страниц без кавычек через запятую в строгом порядке их следования. Например:
[Organization]
StandartPages=Все,Ключевые клиенты,Москва ОПТ,Поставщики,Розница,Свои
Можно добавлять новые страницы (закладки) типов организаций. Типы могут быть на каждом рабочем месте свои, они записываются в файл cursclad.ini (по умолчанию в C:\Folio.SQL\):
[Organization]
Pages=<Название страницы1>,<Название страницы2>
CodPages=<Код страницы1><Код страницы2>
Например,
Pages=Важные клиенты, Реализаторы
CodPages=1Р
Это значит, что появятся две новые дополнительные закладки с названиями, указанными через запятую в строке Pages. В строке CodPages указываются служебные символы для кодирования каждой новой страницы: один символ - одна страница. (Например, закладка Важные клиенты будет иметь код “1”, а закладка Реализаторы – код "Р"). Для кодирования желательно использовать цифровые или буквенные символы - латинские или русские. Большие и маленькие буквы не различаются. Для постоянных страниц задействованы символы: П(Партнеры), Д(Дилеры), Т(посТавщики), К(поКупатели), Я(мои). Для новых страниц в Главном меню начинают работать общие отборы по нестандартным типам организаций.
(Для появления этих закладок в интерфейсе Справочника Организаций необходимо, чтобы была отключена установка на кнопке .)
Для ввода новой организации нестандартного типа нужно встать на эту страницу, а затем выбрать в меню кнопки В Карточке Организации существует привязка к типу организации.
К новым, объявленным пользователем страницам Справочника, можно организовать запрет доступа, добавив в текстовый файл Security.sql для каждой новой страницы (например, для 1-ой по порядку) следующий текст:
if not exists (select 1 FRom security where COD_ID = 'ORGLIST1' )
INSERT INTO
security values ('ORGLIST1','Имя закладки в справочнике организаций','N28',0 )
Так как справочник организаций – общий для складского модуля и для CRM, есть возможность согласовать общие настройки. На кнопке есть пункт меню - эта клиентская установка позволяет разбивать организации на закладки, созданные в системе CRM. По умолчанию (когда установка выключена) дополнительные закладки берутся из настроек клиентского файла cursclad.ini -> [Organization] -> Pages=.
Текущая организация. Если Ваша организация имеет несколько банковских счетов, или Вы ведете учет по нескольким своим организациям, на каждую из них заполняется Карточка Организации на закладке . При работе с организациями типа Мои фирмы есть возможность из списка моих фирм одну назначить Текущей (кнопка ), что значительно облегчит ввод реквизитов собственной фирмы в документы. Платежные и адресные реквизиты текущей организации автоматически попадают в новые складские и платежные документы. Установка текущей организации хранится в файле установок cursclad.ini на каждом рабочем месте. Организацию можно назначить текущей как для каждого склада, так и для любого сочетания складов. Например, если для Склада№1 была установлена Текущей организация Орг1, а для Склада№2 - организация Орг2, то при выборе двух складов Склад№1 и Склад№2 Текущей может быть назначена одна из них, любая другая организация или не назначена вовсе. Если у Вас для всех складов – одна текущая организация, нет необходимости выставлять признак Текущей для каждого склада, достаточно войти во ВСЕ склады и выставить признак Текущей. Тогда для каждого склада и для любой комбинации складов, для которых отдельно не указана своя Текущая организация, будет срабатывать текущая организация ВСЕХ складов.
Иногда удобно не иметь Текущей организации, это бывает в том случае, когда в одном складе оформляются документы от нескольких своих организаций. Снимается пометка той же кнопкой . Отсутствие Текущей организации в Справочнике позволяет платежу автоматически наследовать реквизиты организаций из оплачиваемого складского документа. Существование Текущей организации предопределяет принудительную подстановку реквизитов этой организации, независимо от реквизитов загружаемого документа. Обратите внимание, что для корректного сохранения установки Текущей, краткое имя этой организации не должно иметь пробелы в первых символах (так как в файле Сursclad.ini записывается код без начальных пробелов и, как следствие, организация не распознается).
Меню сортировки находится в нижнем правом углу экрана. Способ сортировки выбирается из выпадающего списка настроенных видимых колонок. Таким образом, сортировку можно настроить по любой колонке Справочника.
Поиск возможен несколькими способами.
При открытии справочника фокус автоматически выставляется в поле поиска на нижней панели поиска, расположенной ниже кнопок экранного меню. Из выпадающего списка настроенных видимых колонок выбирается поле для поиска (запоминается последнее выбранное) и в соседнем поле указывается искомое значение. Если способ поиска выбран по нажатию кнопки, для начала поиска необходимо нажать кнопку . Способ поиска можно настроить по кнопке через пункт меню . Поиск может быть настроен по полному или по частичному совпадению (по началу строки или по вхождению). Можно выбрать момент поиска: по нажатию кнопки или по мере ввода символов.
Альтернативный механизм поиска вызывается кнопкой , которая позволяет осуществить поиск по полям: полного и краткого имени, по регистрационному номеру, адресу, ИНН, расчетному счету, телефону.
Пункт меню предлагает выбрать любое поле из списка настроенных видимых колонок. Пункт – позволяет выбрать поле из дополнительной карточки, осуществляя поиск среди организаций с текущим кратким именем. Пункт Поиск организации по доп.реквизитам – позволяет выбрать любое поле из дополнительной карточки для сквозного поиска по всем организациям Справочника.
Отбор настраивается по кнопке (F6). Возможен отбор по имени организации, адресу, индексу, дополнительному регистрационному номеру, валюте долга, диапазону контрольного срока, ИНН, городу банка, типу контактов и виду деятельности. Отборы могут накладываться друг на друга, совпадение может быть как полное, так и частичное. Для включения отбора – кнопка Применить, для снятия – кнопка .
Обратите внимание, что на панели экранного меню правее настройки способа сортировки высвечивается количество организаций, удовлетворяющих условию текущего отбора.
В Справочнике Организаций можно организовать принудительный отбор по паролю вхождения в систему, чтобы ограничить просмотр Справочника для сотрудников разных отделов. Такой отбор удобен в том случае, если каждый менеджер (или отдел) работает со своим списком организаций. Имя пользователя (User), под которым работает сотрудник формы, нужно занести в поле Тип контактов в Карточку Организации, с которой работает данный сотрудник. Если группе этого пользователя настроить запрет → → , при открытии справочника принудительно включается не снимаемый отбор по полю тип контактов – по значению, равному имени пользователя (user).
Можно так организовать отбор, чтобы сотрудники могли видеть не только своих персональных клиентов, но и всех клиентов своего отдела, такой отбор удобен, например, для начальника отдела. В этом случае в имя пользователя нужно поместить не только собственное имя, но и код отдела (после символа разделителя ‘#’), например, Иванов#Розница. Если группе этого пользователя настроить запрет → → , при открытии справочника принудительно включается не снимаемый отбор по полю тип контактов - по включению символов имени пользователя, вошедшего в программу, после символа-разделителя ‘#’.
Организации, у которых в Типе контактов внесено значение #Видно всем# доступны всем пользователям независимо от их принадлежности к отделу.
На нижней панели окна расположены кнопки управления экранного меню и переключатели настройки поиска и сортировки. Все функции экранного меню продублированы в всплывающем меню по правой клавише мыши.
Кнопка Смотр. - показ полной/краткой информация о каждой организации (или клавиша F3). Открывается Карточка Организации с платежными и адресными реквизитами. Последнее положение кнопки запоминается.
Кнопка Коррекц. служит для внесения изменений в Справочник. Меню этой кнопки позволяет ввести новую организацию (открыв чистую Карточку), откорректировать существующую Карточку Организации, удалить Карточку текущей организации. С помощью всплывающего меню (по правой клавише мыши) можно – будут скопированы все поля Карточки, кроме краткого имени. Завершение полноэкранного ввода новой организации или коррекции существующей производится нажатием кнопки .
Для быстрого ввода новых организаций (без вызова Карточки) можно использовать клавишу Ins на клавиатуре. В этом случае на экране появляется новая строка, в которую нужно внести все необходимые данные. Этот способ дает возможность быстро вводить краткие данные о большом количестве организаций в табличную форму, поэтому иногда он бывает более удобен. Если необходимо откорректировать видимую на экране колонку, достаточно ввести в нее с клавиатуры нужную информацию, не вызывая при этом всю Карточку для коррекции. При окончании быстрой коррекции будет задан вопрос о подтверждении изменений. Быстрое удаление - клавиши Ctrl+Del на клавиатуре.
При вводе или коррекции карточек программа контролирует уникальность кратких имен организаций, так как по ним составляются балансы долгов и переплат в отчетах.
Кнопка Форма. - настройка формы показа Справочника.
Настройка колонок. – Организаций (для таблицы основных реквизитов) и Доп.платежных реквизитов (для таблицы дополнительных реквизитов).
Сохранение текущей формы показа – для клиентского места.
- эта настройка позволяет менять названия полей Карточки Организации. В окне настройки видимых колонок меняют названия колонок, в результате соответствующие поля Карточки изменят свои названия.
– включает показ таблицы дополнительных реквизитов.
– после выбора организации из Справочника по кнопке Выбор Справочник закрывается автоматически.
- в активном состоянии не позволяет сохранять Карточку Организации с незаполненным полем Тип контактов (настройка запоминается на клиентском месте).
– по алгоритму максимальное числовое значение+1.
– в Карточке Организации к полю Доп.Рег.Номера подключается Справочник Контрактов для выбора значения. (По скрытой установке ContrFromDopRg=1 при выборе организации в счет – поле контракта заполняется значением поля Доп.Рег.Номер из Карточки).
Настройка поиска.
- эта установка при открытии Справочника Организаций устанавливает фокус в поле ввода искомого значения .
- эта клиентская установка позволяет разбивать организации на закладки, созданные в системе CRM.
Кнопка Печать. (или клавиша F5) позволяет печатать список организаций в форме, настроенной на экране. Пункт Сохранить для экспорта в MSExcel создает текстовый файл для дальнейшего просмотра, пункт Просмотр в MSExcel открывает Excel и выгружает в него данные экранной формы Справочника. Настроенный запрет (в Настройке уровней доступа) Печать списка организаций - делает кнопку Печать.
Распечатать реквизиты одной организации можно с помощью всплывающего меню по правой клавише мыши
- для печати основных реквизитов необходимо наличие файла в папке клиенских установок folio.SQL\ ОргКарточка.rpt , для печати Карточки дополнительных реквизитов необходим файл ОргДопРеквизиты.rpt.
Кнопка Почта. - отправка писем.
Текущий текст для рассылки открывает окно для ввода темы и текста письма. Есть возможность присоединить к письму Вложенные файлы. Кнопка Сохранить записывает текст письма в файл !body.txt, который создается в папке клиентских настроек С:\FOLIO.SQL, присоединенные файлы к письму - в файл !attach.txt .
Отправить письмо текущей организации. – открывает окно нового сообщения почтовой программы с заполненным адресом получателя и сохраненным текстом текущего письма для рассылки.
Отправить всем в текущем отборе. – открывает окно нового сообщения почтовой программы с сохраненным текстом текущего письма для рассылки, в поле адреса указывается список адресов всех организаций текущего отбора. Активная установка При рассылке посылать в разных письмах помогает обезопасить рассылающего от публикации адресов своих партнёров. В этом случае создается не одно письмо со списком адресов, а на каждый адрес создается отдельное письмо, требующее нажатия кнопки Отправить в почтовой программе.
Отправлять сразу, без открытия окна. отправляет письма сразу, не открывая окно почтовой программы.
Кнопка Договор. (или пункт всплывающего меню по правой клавише мыши Договоры организации).
Для каждой организации можно вести список договоров (этапы можно только просматривать, ввод этапов возможен только в модуле CRM). Кнопка Договор открывает таблицу для заполнения реквизитов договоров: Номер, Дата, Даты начала и окончания действия, Описание, Сумма в рублях и валюте, Код валюты, Тип, Статус. Сортировка возможна по любому полю.
Для заполнения значений типа и статуса договора используются отдельные справочники (вызов из главного меню). Значения, не занесенные в справочники, не допускаются. Список значений появляется по стрелке, которая появляется в соответствующем поле кликом мыши по полю. По умолчанию Тип и Статус заполняются первыми по алфавиту значениями из соответствующих справочников.
Хранение и печать содержания договоров и их этапов возможна только в модуле CRM.
В окне ввода складских и платежных документов при наличии хотя бы одного договора в таблице договоров появляется панель для 'прикрепления' документа к договору и этапу. В реестре документов выведена колонка Договор.
В Справочнике Организаций работает механизм расчетных полей. С помощью скрипта ДоговорСО.sql можно добавить расчетную колонку Договор. (Не забудьте сначала выполнить на базе схему РасчетныеПоля.scm, в новых инсталляциях этот скрипт выполняется по умолчанию). В колонке появится <номер договора\доп.номер договора> с максимальной датой. Имеется в виду дата подписания договора, независимо от срока действия.
Контактные лица. В всплывающем меню по правой клавише мыши есть пункт Контактные лица, который вызывает дополнительный Справочник Контактных лиц организаций. Количество контактных лиц для каждой организации не ограничено. При вызове Справочника появляется список (если есть) контактных лиц для организации, на которой установлен фокус в Справочнике Организаций при вызове всплывающего меню. Этот Справочник не обязателен для заполнения и используется для печати внешних форм, в том числе счетов-фактур. Предлагается ввести Код должности и Фамилию. Для разных форм могут потребоваться фамилии в разных падежах, поэтому справочник предусматривает заполнение фамилий в разных падежах. Ввод новой строки по кнопке Ins. Для заполнения Кода контактного лица воспользуйтесь всплывающим справочником кодов, принятых для внешних форм (директор -ДИР, бухгалтер -БУХ, инд. предприниматель - ПБОЮЛ), для выбора падежа фамилии предлагается справочник падежей.
Дополнительные возможности всплывающего меню по правой клавише мыши.
– открывается реестр складских документов на странице ВСЕ с отбором по выбранной организации (отбор по краткому имени).
(горячие клавиши Ctrl+D) – вызывает таблицу скидок в режиме Индивидуальные с данными о скидках текущего клиента. Если в таблице нет данных и клиенте и пользователю разрешен доступ к таблице скидок, в таблицу скидок автоматически добавляется имя текущего клиента и настройки 'все пост.','все групп.'.
. После применения на базе файла ФолиоОбмен.scm (с помощью программы Администратора баз фолио выполнить схему из файла) - в справочнике организаций можно вывести дополнительные колонки - дата создания карточки организации, дата коррекции, автор. Эти колонки будут заполняться только после выполнения схемы.
Организации можно группировать в группы разной вложенности. В отличии от дерева групп Справочника Товаров, вложенность дерева организаций не ограничена, и каждая организация может входить в несколько групп (в отличие от закладок). Дерево групп отсортировано по алфавиту.
Вызов: → . Назначение: Настройка отображения организаций по группам и подгруппам любого уровня вложенности.
Настройка дерева осуществляется с помощью меню по правой клавише мыши в окне дерева.
Пункт меню открывает окно Редактирование групп.
В отличие от групп товаров, в Справочнике Организаций сначала формируется дерево, а потом к группам прикрепляются организации.
Для создания новой группы необходимо выделите уровень, на который Вы хотите поместить новую подгруппу (первоначально это Все группы) и нажать кнопку . После ввода названия группы нажать Ok. Если подгруппу необходимо удалить, выделите ее и нажмите кнопку , дайте подтверждение на удаление (Вы уверены, что желаете удалить группу – Да). Если необходимо исправить название группы, нажмите кнопку , исправьте название группы и нажмите Ok. После всех изменений нажмите кнопку . Кнопка возвращает дерево к состоянию последнего сохранения, отменяя несохраненные изменения.
Для прикрепления организации к группе необходимо выбрать ветку дерева . Затем встать на нужную закладку, щелкнуть мышью по нужной организации – на экране появится значок переноса, и перенести этот значок (перечеркнутый круг) мышью в нужную ветвь дерева. Переносить можно не только одну организацию, но и сразу несколько организаций, входящих в текущий отбор. Для этого нужно щелкнуть на любой организации текущего отбора и в диалоге прикрепления активизировать установку Прикрепить Все в текущем отборе.
Обратите внимание, что одна организация может входить в несколько групп. По умолчанию при переносе организации из группы в группу - организация оказывается в обеих группах. Настройка на кнопке → позволяет сохранять для организации однозначное прикрепление к одной группе.
В меню кнопки активный пункт показывает все организации выбранной группы до любого уровня вложенности, неактивный - только организации выбранной группы, не входящие в подуровни.
Для контроля прикрепления организаций к группам в таблице организаций можно вывести колонку Группы, в которой можно увидеть список групп, которым принадлежит организация.
Вызов по кнопке С помощью меню этой кнопки можно ввести новую организацию, вызвать на коррекцию существующую карточку, удалить организацию из Справочника. С помощью всплывающего меню (по правой клавише мыши) можно существующую Карточку в новую – будут скопированы все поля Карточки, кроме краткого имени.
Карточка организации хранит всю информацию об организации. Минимально необходимая информация – полное и Краткое имя организации, за уникальностью значения которого следит программа при вводе. Если оставить поле краткого имени незаполненным, в момент сохранения Карточки - краткое имя сформируется программой автоматически усечением первых 8 символов от полного имени. Можно организовать программное присвоение краткого имени в виде порядкового номера: кнопка →
При изменении краткого имени организации проверяется, есть ли в базе документы по этой организации (в качестве внешней), и выдается сообщение с предложением заменить в документах старое имя на новое или оставить документы без изменения. Кроме того, меняется привязка индивидуальных скидок в таблице скидок. (Обратите внимание, что при существовании договоров у организации, или если организация входит в группу дерева групп организаций, коррекция краткого имени в складском модуле невозможна. Только через модуль CRM. Либо перед изменением краткого имени выведите организацию из группы и очистите таблицу ее договоров.)
Телефон. . Скрытой установкой Сursclad.ini-> [Organization]-> UsePhoneMask=1 можно включить маску ввода для полей телефонов.
Маска по умолчанию: 999999 9999999;0;_
9 - место для необязательной цифры, остальные символы - служебные символы и разделители (скобки, пробел) - в базу не пишутся.
Задать свою маску можно в скрытой установке PhoneMask=, например:
PhoneMask= (999999) 9999999;0;_
Скрытая установка [Organization]-> PHONE_UNIC=1 проверяет уникальность телефонов в справочнике. Проверка происходит не только по 3-ем полям основной карточки, но и в доп.реквизитах.
ИНН. - по умолчанию не отслеживается уникальность этого поля, однако скрытая установка [Organization] -> INN_UNIC=1 при сохранении карточки организации (основной или дополнительной) проверяет на уникальность значение поля ИНН. (Причем, допускается неуникальность ИНН в доп.реквизитах одной основной карточки.)
Параметры: Вид деятельности, Тип контактов (партнерских отношений) и Город банка поддерживаются соответствующими Справочниками, вызываемыми по стрелке). Обратите внимание, что при выборе значения из справочников - работает поиск по первым буквам: по мере набора символов на клавиатуре происходит динамический поиск в всплывающем справочнике. Однако, если необходимое значение отсутствует в Справочниках Видов и Типов, можно набрать его, минуя справочник. Для запрета ввода, минуя справочник, существует соответствующий запрет в Настройках уровней доступа - при попытке сохранить ручной ввод проверяется наличие введенных значений в справочниках и запрещает сохранение в случае отсутствия.
По этим параметрам можно включить отбор в Справочнике (кнопка ) и использовать в качестве общего отбора Главного меню в отчетах и реестрах.
Поле Рег.номер (регистрационный номер) не обязательно для заполнения, но бывает удобным для регистрации клиентов или регистрации дисконтных именных карт.
При наличии скрытой установки cursclad.ini -> [InpDoc] -> KsfromRegN=1 это поле можно использовать для указания количества банковских или календарных дней отсрочки платежа. При подстановке организации в складской документ (счет, приходную или расходную накладную) контрольный срок оплаты документа формируется на основе указанного количества дней. Если поле регистрационного номера занято, для контрольного срока можно использовать поле Доп.рег.номера, для этого установка должна иметь значение, равное 2 (KsfromRegN=2).
Доп. рег. номер можно выбирать из раннее введённых значений.
Скрытая установка cursclad.ini -> [Common] -> DblDopRegN=<значение> заносит его в поле Доп.Рег.Номер. двойным кликом по полю. Если в качестве значения в установке указать СТОП, можно помечать таким образом организации из СТОП-листа. В настройке уровней доступа есть запреты → и . Эти запреты действуют не только на выбор организации из справочника в документ, но и на загрузку существующего документа в новый.
Запрет → → запрещает загружать документ с организаций из СТОП-листа на коррекцию, а также корректировать шапку и доп.информацию в реестре.
Если при работе с организацией используются контрактные цены удобно в поле Доп. рег. номер хранить название контракта. Тогда по скрытой установке ContrFromDopRg=2 при выборе внешней организации в документ - значение поля ДопРегНомер будет подставляться в поле Контракт складского документа. (=1 – подстановка работает только для счета).
Значение поля Скидка, % (наценка, если значение отрицательное) используется при оформлении накладной или счета для этой организации. В колонку Цена в расходной накладной или счете будет подставляться базовая отпускная цена или дополнительная по контракту из Справочника Товаров, в колонку Наценка – значение поля Скидка из справочника Организаций, в колонку Цена с наценкой - цены с учетом заданной скидки или наценки (если значение отрицательное). Скидка в Карточке Организации имеет более низкий приоритет перед дополнительными ценами по организации в Карточке Товара. Если дополнительная цена товара в Карточке Товара привязана к организации, скидка из Справочника Организаций не учитывается. Если в Карточке Товара есть дополнительная скидка по контракту, и для организации документа есть скидка в Карточке Организации, то в колонке документа Цена с наценкой будут учитываться обе скидки.
Содержимое поля Долг на начало (учета в программе) используется при формировании отчетов о взаимодействии с организациями, при Проверке кредита в режиме ввода документов, а также при расчете текущего долга ( → → ) . Через настройку уровней доступа можно закрыть доступ к коррекции полей: Долг на начало в рублях, Долг на начало в валюте.
Значение поля Максимальный кредит, руб. при включенном переключателе Проверять при отпуске товара позволяет при вводе документа автоматически получить оперативную информацию о долгах организации. По этой установке проверка кредита, то есть сравнение текущего долга и значения кредита, происходит принудительно при вводе организации в документ. Кнопка Ok в окне сообщения о превышении кредита включает режим динамической проверки кредита после каждого изменения суммы накладной. Обратите внимание, что при расчете долга учитываются все складские и платежные документы независимо от контрольного срока оплаты, в том числе сумма текущего сохраняемого документа. Многоскладские документы участвуют в расчете в том случае, если есть "хотя бы один" товар из выбранных складов. (Для проверки кредита при выписке учитываемых счетов нужен дополнительный скрипт – см. Книгу3).
Можно установить запрет на выписку накладной при превышении кредита: → → → , а также запрет на изменение значения кредита в Карточке: → →
Для ввода кредита в Карточке есть только одно поле – рублевое, однако, если Вы ведете расчет с клиентом по валюте, можно использовать это поле и для указания валютного кредита. Скрытая установка в секции [InpDoc] файла cursclad.ini credval=1 указывает программе на то, что в карточках организаций указан максимальный кредит в валюте. При выборе организации из Справочника и при загрузке из другого документа в расходную накладную (при наличии в Карточке активной установки ) выдается сообщение об остатке валютного кредита или о его превышении.
Если в поле Примечание в Карточке Организации указать гк-<число дней> (в любом месте), то при проверке кредита будет проверяться сумма долга с указанной глубиной кредита, т.е. в расчете долга будут участвовать неоплаченные расходные накладные с датой, меньшей, чем (текущая - <число дней>).
Если пользователю настроить запрет → → , то независимо от установленного в карточке кредита перед печатью и сохранением новой расходной накладной происходит поиск неоплаченных расходных накладных по этой организации с контрольным сроком, меньшим текущей даты сервера. При наличии хотя бы одного такого документа - организация считается должником независимо от наличия кредита, но сумма текущего документа не является долгом. Для продолжения работы предлагается в всплывающем диалоге указать Login и входной пароль пользователя, которому эта функция ДОСТУПНА.
Есть аналогичный запрет для ввода счетов - Резервирование и печать для должников. В момент выбора организации-покупателя в счет и перед сохранением нового счета происходит поиск неоплаченных расходных накладных по этой организации, у которых истек контрольный срок.
Чтобы эти запреты не мешали работе с теми организациями, которые работают в кредит, можно в документах кредитованных организаций ставить контрольный срок оплаты, равный сроку кредита, чтобы неоплаченные суммы по документам этих организаций на время кредита не считались долгом по этому запрету.
Среди реквизитов в Карточке есть два поля для адреса: Адрес и Адрес доставки. При выборе организации в документ Адрес попадает в документ в поле юридического адреса организации, Адрес доставки в поле Грузополучателя.
При желании для заполнения поля Адреса (юридического) можно использовать – общероссийский стандартизированный классификатор адресов. Для этого надо выполнить на базе (с помощью программы Администратора Фолио) скрипты:
create_KLADR_all.sql;
KLADR_trg.sql;
OKSM_COUNTRY_data.sql.
(Эти скрипты есть в файлах инсталляции и замены в папке Дополнительно).
В окне списка основных карточек организаций и в окне списка организаций в всплывающем меню по правой клавише мыши появится новый пункт меню . Вызов этого пункта меню доступен только для сохраненной Карточки организации или сохраненной Карточки Доп. реквизитов. Поля могут заполняться вручную, а могут выбираться из справочников, предварительно загруженных из классификатора.
Заполненные поля адреса хранятся в отдельной таблице и, как и прежде, в поле карточки организации – Адрес (юридический). Значение этого поля формируется автоматически из заполненных полей шаблона ввода, отмеченных установкой .
Подробнее читайте в Справочнике функций в Книге3 (файл FolPROF3.doc).
Платежные реквизиты.
Для заполнения реквизитов банка можно воспользоваться справочником банков. Для этого в файле установок Сursclad.ini нужно создать секцию [bank] с установкой visible=1. При наличии этой установки в Карточке Организации (основной и дополнительной) появляется кнопка , по которой появляется список ранее введенных реквизитов банков: Название банка, БИК, Город банка и Кор. счёт. В окне списка ранее введенных реквизитов работает всплывающее меню по правой клавише мыши, с помощью которого можно:
А также выбрать источник списка реквизитов:
В двух последних случаях становится доступна кнопка , с помощью которой можно посмотреть накладные и платежи, в которых используются текущие реквизиты в качестве банка получателя или банка плательщика.
- - Только из справочника организаций.
- - Из справочника организаций и документов.
- - Только из документов.
- - Вызвать Поиск в текущей колонке (или Ctrl+F),
- - Упорядочить список по текущей колонке (или Ctrl+D).
Кнопка Ok в окне списка реквизитов банков заносит из текущей строки списка значения четырёх полей реквизитов (название, БИК, город банка и кор. счёт) в текущую карточку организации (основную или дополнительную).
Среди платежных реквизитов, необходимых для печати счетов-фактур, есть поле для указания Кода по ОКВЭД. Однако в Карточках Моих организаций это поле можно использовать для указания способа оплаты (нал/безнал) в складских документах: “1” – наличная форма оплаты, в противном случае – безналичная. Скрытая установка [InpDoc]-> OkONH2Nal=1 меняет способ оплаты расходной накладной или счета при смене 'моей' организации, выбранной из Справочника.
Поле Дополнительная информация – большое поле для любой текстовой информации. При расширении окна Карточки организации увеличивается поле Дополнительной информации.
Есть печатные формы счетов-фактур (например, SCF_2009_prim.RPT), в которых в поле ПРОДАВЕЦ попадает значение поля Доп. информация из карточки Моей организации: между разделителями <угловые скобки> - краткое наименование, между разделителями {фигурные скобки} – полное наименование. Дело в том, что для указания официального наименования организации может быть недостаточно количества символов в существующих в карточке полях, предназначенных для имен. Для удобства ввода имен произвольной длины в Окне карточки Моей организации добавлена кнопка , по которой открывается окно Реквизиты организации для счетов-фактур с двумя полями для ввода – Краткое наименование и Полное наименование.
На кнопке есть пункты, которые влияют на заполнение Карточки Организации:
- - это настройка клиентского места в активном состоянии не позволяет оставлять не заполненным поле Тип контактов.
- как максимального номера – по алгоритму максимальное числовое значение+1.
- - эта настройка позволяет менять названия полей карточки организации. Для этого через настройку видимых колонок Справочника надо переименовать колонки и активизировать данную установку.
Помимо основной Карточки Организации (то есть основных реквизитов) одна организация может иметь несколько дополнительных карточек с другими платежными реквизитами и адресами (адрес доставки, адрес юридический, телефон, контракт). Таким образом, достигается ввод в документы одной организации с разными реквизитами, что позволяет получить сводную отчетность по 'холдингу’ (то есть по группе организаций с разными реквизитами, но одним кратким именем).
Таблицей доп.реквизитов следует пользоваться в том случае, если в документах отгрузки могут быть разные адреса доставки, а взаиморасчеты производятся от лица одной фирмы (так как все доп.реквизиты организации имеют общее краткое имя).
Таблицу доп.реквизитов можно показывать и не показывать, для этого на кнопке есть переключатель . Для таблицы доп.реквизитов есть своя настройка видимых колонок по кнопке → → . Сортировка в таблице организована по первому видимому полю.
Для ввода новой дополнительной Карточки нужно встать курсором на нужную организацию в основной таблице и нажать кнопку → . Дополнительная настройка на кнопке при коррекции доп. реквизитов в окно редактирования доп. реквизитов помещает для ввода только видимые поля, в порядке их расположения в таблице.
Для коррекции дополнительной Карточки нужно встать курсором на нужную строку в таблице доп.реквизитов и нажать на кнопку → .
Дополнительных Карточек может быть неограниченное число у одной организации. Желательно, чтобы Доп.имя плат.реквизитов в дополнительной Карточке отличалось от полного имени организации в Основной Карточке. Уникальность этого поля по отношению к доп. именам других дополнительных Карточек этой организации отслеживается программно. Уникальность доп.имен может пригодиться для корректного просмотра дополнительных реквизитов в реестре и генерируемых отчетах. Поле Уникальный код является служебным полем для выравнивания, оно формируется автоматически, но открыто для коррекции с автоматическим отслеживанием уникальности в пределах одного партнёра.
Регистрационный номер есть как в основных реквизитах, так и в дополнительных реквизитах организаций.
Поле Контрольная дата можно использовать как дату окончания срока кредита или дату лицензии организации. Если настроить эту дату как видимую в просмотре таблицы доп.реквизитов - эта колонка будет подсвечиваться красным цветом для тех дополнительных Карточек, у которых контрольная дата меньше текущей.
Телефонные номера (если их несколько) должны быть разделены запятой, тогда при выборе доп.реквизитов организации в документ - номер до 1-ой запятой попадет в поле документа Телефон1, после запятой в поле Телефон2.
К полю Контракт подвешен выпадающий список значений Справочника Контрактов. Скрытая установка [InpDoc] -> DopRgFromDopContr=1 (при наличии установки ContrFromDopRg=2) при выборе в складской документ внешней организации из доп.реквизитов - подставляет в Контракт складского документа значение поля Контракт.
Есть возможность создавать новую карточку Доп.реквизитов копированием из имеющейся Карточки доп.реквизитов (3-яя кнопка на панели управляющих кнопок в окне доп.реквизитов) или копированием из Основной Карточки (пункт меню по правой клавише мыши в окне основного справочника - ).
Если Справочник Организаций вызван из Окна ввода документа, становится доступной кнопка . Для выбора в документ реквизитов из доп.карточки следует щелчком мыши указать нужную строку в таблице доп.реквизитов и нажать кнопку либо щелкнуть по нужной строке двойным кликом мыши. Краткое имя берется из основной Карточки, полное имя организации – из Доп.имени платежных реквизитов дополнительной Карточки. В платежные реквизиты документа попадают реквизиты из дополнительной Карточки, если они не заполнены – из основной. В поле адреса в документ попадает Юридический адрес доп.реквизитов.
Скрытая установка cursclad.ini -> [InpDoc] -> CheckDateDR={0,1,2} в момент выбора доп.реквизитов в документ (при ненулевом значении поля Контрольной даты) сравнивает дату складского документа с датой в Карточке доп. реквизитов. Если дата документа больше контрольной даты:
- - при значении 1 предупреждает
- - при значении 2 (или другом, не равном ни 0, ни 1) отменяет подстановку.
Скрытая установка cursclad.ini -> [InpDoc] -> MyOrgDOP1=1 поможет связать внешние организации с конкретными доп.реквизитами ‘моей’ организации (если их несколько) при заполнении реквизитов счета. Привязка осуществляется через поле Доп.1. При выборе плательщика в счет (как из основных, так и из дополнительных реквизитов) автоматически заполняются реквизиты получателя (то есть моей организации) из доп.реквизитов организации с признаком "Моя" и значением поля Доп.1, равным соответствующему полю в карточке плательщика. Перевыбор моей организации в счет, с уже заполненными реквизитами плательщика, запрещается, если не совпадают значения полей Доп.1 у получателя и плательщика.
