Справочник функций ПРОФ версии

Добро пожаловать в мир ФОЛИО.

Прежде чем создать какой-либо складской документ, необходимо заполнить справочники. Обязательными для заполнения являются Справочник Товаров и Справочник Организаций.

После запуска программы перед Вами открывается список складов для выбора. По умолчанию появляется один склад с названием Ваш склад . Для входа в склад нужно встать на него курсором и нажать кнопку Ok или выбрать двойным щелчком мыши. Откроется чистое окно с пунктами Главного меню на первой строке. В заголовке окна высветится название выбранного склада.

В Главном меню Вы увидите пункт Справочники. Вызов этого пункта откроет меню – список справочников, используемых в системе для ввода документов. Пункт Товары открывает окно Справочника Товаров. В левом окне открывается дерево групп товаров. Если группы еще не введены – будет виден только заголовок дерева Товары всех групп. Окно групп можно включить/выключить с помощью кнопки Форма → Показывать группы.

Правое окно открывает таблицу товаров, колонки которой можно настроить с помощью кнопки Форма → Настройка видимых колонок → Товары. Наиболее полезные колонки следует перенести в список видимых : Артикул, Название, Фактическое количество, Свободное количество, Цена.

Обратите внимание, что цена есть рублевая и валютная. Фактическое количество соответствует текущему количеству на складе, которое рассчитывается как начальное количество товара + (плюс) количество в приходных накладных – (минус) количество в расходных накладных. Свободное количество – это фактический остаток за минусом резерва (резерв – это количество в счетах).

Чтобы ввести в Справочник товар – нажмите кнопку Новый → Ввод совершенно нового товара. Откроется первая страница Карточки Товара, в которой обязательными для заполнения являются поля артикула и названия, при необходимости можно заполнить остаток товара на начало учета.

Щелкнув на закладку Цены, Вы попадете на страничку заполнения цен. Обратите внимание, что учет по товару можно вести параллельно в двух валютах – рублях и любой другой валюте, код к оторой указывается в поле Код валюты. Учетная цена будет формироваться автоматически на основе закупочных цен в приходных накладных. Однако, если Вы в карточке заполнили остаток на начало, для отчетов необходимо заполнить и начальную учетную цену на этот остаток.

Отпускную цену можно указать, тогда она автоматически будет подставляться в счета и расходные н акладные. Обратите внимание, что отпускных цен у товара может быть несколько в зависимости от покупателя или условий договора, для них существует дополнительная таблица Дополнительные цены.

На закладке Для бухгалтерии можно указать процент налога. Например, если у Вас НДС 18% в том числе, в поле Налог1 следует указать –18 со знаком минус.

Результаты ввода сохраняются в Справочник по кнопке ОК. Чтобы открыть карточку для просмотра – нужно воспользоваться кнопкой Смотр. Для внесения изменений в Карточку далее надо нажать кнопку Коррекция.

Если после ввода документов Вы хотите увидеть в отчетах торговую надбавку – укажите в программе метод расчета учетных цен: Установки → Перерасчет → Расчет учетных цен. В списке складов выбирите свой и нажимаете кнопку Изменить. В списке методов отметьте точкой Ваш метод.

Теперь заполним Справочник Организаций. В главном меню выбираем пункт Справочники → Справочник Организаций. Справочник организаций имеет несколько закладок : Все, Партнеры, Дилеры, Поставщики, Покупатели, Мои фирмы. По кнопке Форма → Настройка видимых колонок → Организации можете настроить для себя нужные колонки для просмотра.

Заведем свою организацию. Встаньте на закладку Мои фирмы и нажмите кнопку Коррекц → Новая организация. Откроется форма ввода реквизитов организации. Обязательными для заполнения являются поля полного и краткого имени. Для того, чтобы эта организации автоматически попадала в новые документы, с помощью кнопки Текущая присвойте ей признак текущей. После ввода данных нажмите кнопку Сохранить, после дополнительного подтверждения программа сохранит новую карточку.

Аналогично заведем организацию поставщика и организацию покупателя.

Теперь все готово для ввода документов. Допустим, от поставщика пришел товар – заводим приходную накладную. В Главном меню выбираем пункт Ввод → Приходная накладная. Открывается Окно ввода накладной, в верхней части которого - поля реквизитов и аналитики документа, в центральной части – таблица перечня товаров, на нижней панели - кнопки управления. Поле Кому уже заполнено текущей ‘Моей’ организацией. Для выбора поставщика нужно вызвать Справочник Организаций, что можно сделать с помощью кнопки Орг-ции или двойным щелчком по полю От кого. В Справочнике Организаций следует перейти на закладку Поставщики и выбрать введенную Вами организацию поставщика. Если организаций на странице много – существует несколько вариантов поиска (кнопка Поиск). Вернуться в документ можно либо по кнопке Выбор либо двойным щелчком мыши по выбранной организации в списке. Открыв конвертик, расположенный справа от имени организаций, можно просмотреть их платежные реквизиты, которые попали из Справочника. Остальные поля не обязательны для заполнения, они необходимы для аналитических отчетов, подробнее смотрите в разделе 5 ввод складских документов Номер документа – числовой, дополнительный номер может содержать символы. Если поле номера оставить пустым – в момент сохранения программа присвоит его по умолчанию следующим по порядку. Возможные способы автоматической нумерации описаны в разделе 4.2 настройка нумерации

Перед вводом товаров в документ подготовим таблицу для ввода. На кнопке Форма (нижняя панель кнопок управления) открывается окно настроек ввода товаров в документ. Снимите ‘галочки’ (если они есть) на установках Запрашивать артикул и склад и Запрашивать кол-во и цену, подробнее об этих установках см. в разделе 5.2 ввод шапки складского документа В нижнем левом углу найдите кнопку Колонки, с помощью которой настройте видимыми колонки Артикул, Наименование, Количество, Цена, Сумма+Нлг, Налог1. Теперь все готово для ввода товаров. В Справочник Товаров можно попасть либо с помощью кнопки НовТвр, либо двойным щелчком мыши в любом месте товарной панели документа. В открытом Справочнике Товаров двойным щелчком мыши или с помощью кнопки Выбрать отметьте товары, которые хотите оприходовать. Отмеченные товары выделяются в общем списке серой окраской. Если товаров в Справочнике много, можно воспользоваться функциями отбора или поиска (подробнее см. раздел 3.1 справочник товаров). С помощью кнопки Выход мы возвращаемся из Справочника товаров в Окно ввода приходной накладной с заполненной таблицей товаров. Нам остается ввести пришедшее количество и закупочную цену. Сумма и налог рассчитаются автоматически.

Для сохранения документа в базу - нажмите кнопку Сохрн, в появившемся меню выберите пункт Сохранить и зарегистрировать документ. Если оплату за приход товара будете производить не сразу, на вопрос “Будете вводить оплату ?” ответьте Нет. После сохранения Вы можете увидеть свой документ в реестре приходных накладных ( Главное меню → Реестры → Приходные накладные). В Справочнике Товаров фактическое количество увеличилось на количество прихода.

Теперь создадим счет для покупателя ( Главное меню → Ввод → Счет). Откроется Окно ввода счета, очень похожее на Окно ввода приходной накладной. Получатель (денег по счету) заполнится автоматически Вашей организацией. Для выбора Плательщика (покупателя) нажмите кнопку Орг-ции на нижней панели или два раза щелкните мышью по пустому полю Плательщика для вызова справочника Организаций. В Справочнике Организаций перейдите на закладку Покупатели и выберите одного из введенных Вами. На панели настроек ввода по кнопке Форма снимите ‘галочки’ (если они есть) на установках Запрашивать артикул и склад и Запрашивать кол-во и цен. С помощью кнопки НовТвр либо двойным щелчком мыши в любом месте товарной панели документа вызываем справочник Товара для выбора товара в счет. После возвращения в Окно ввода счета (по кнопке Выход в Справочнике), остается заполнить поле количество и отпускную цену. Если Вы указали отпускную цену в карточке товара, она попадает в счет автоматически при выборе товара из справочника. Однако ее можно исправить непосредственно в документе или рассчитать новую цену с процентом скидки. (Удобна функция ЗмЦен → Сделать наценку на все товары, минус перед процентом рассчитывает скидку).

Обычно требуется печатная форма счета. На панели настроек (вызов по кнопке Форма) выберите встроенную форму печати – Стандартный счет. Выйдите из окна настроек и нажмите на кнопку Печать → Печать документа (на нижней панели Окна ввода документа). Перед печатью на принтер в режиме просмотра Вы увидите форму печати:

Не забудьте сохранить счет по кнопке Сохрн → Сохранить и зарегистрировать документ. Теперь Вы можете увидеть этот счет в реестре на закладке Счета (Главное меню → Реестры → Счета). В Справочнике Товаров свободное количество тапочек уменьшится на 25 пар.

Теперь научимся вводить оплаты. Допустим, бухгалтерия сообщила, что произведена оплата поставщику. В реестре приходных накладных находим нужный приход и нажимаем кнопку Загрузка → Загрузить для оплаты → Загрузить в банковский документ. Откроется Окно ввода расходного платежного поручения с данными, загруженными из приходной накладной:

Если Вы согласны с данными, сохраните платеж с помощью кнопки Сохрн, теперь его можно увидеть в реестре расходных платежей по банку ( Главное меню → Реестры → Банковские документы).

Если Ваш покупатель забирает у Вас товар по счету, можно оформить расходную накладную и выписать счет-фактуру. Товар будет отгружен и не оплачен. В реестре счетов найдите счет покупателя и нажмите кнопку Загрузка → Загрузить в новый → В расходную накладную. Откроется Окно ввода расходной накладной с данными счета. Данные можно откорректировать. После сохранения накладной (по кнопке Сохрн → Сохранить и зарегистрировать документ) накладная появится в реестре расходных накладных, счет перейдет в архив счетов по полученным товарам (его можно увидеть в реестре счетов по кнопке Получен). В Справочнике Товаров фактическое количество уменьшится на отгруженное количество по накладной.

В системе много отчетов. В Журнале движения товаров (Главное меню → Реестры → Журнал движения) можно увидеть все строки сохраненных документов. Колонки настраиваются по кнопке Форма.

Информацию о долгах и переплатах можно посмотреть в отчете №2 Взаимодействие с организациями ( Главное меню → Отчеты). Колонки отчета можно настроить по кнопке Форма. Из отчета видно, что у нас нет долгов перед поставщиком, а долг нашего покупателя перед нами составляет 7500 рублей.

Картину движения товара за какой-то период можно увидеть в отчете №1 о движении товарно-материальных ценностей. В этом отчете можно увидеть начальный остаток оборот, конечный остаток, торговую надбавку. Если в окне настроек отчета отметить следующие параметры:

Вы получите следующий отчет (колонки настраиваются с помощью кнопки Форма):

О дополнительных функциях ввода складских документов и платежей, и о формировании отчетов читайте в соответствующих разделах.