Справочник функций ПРОФ версии

Глава 11. Переход на новый отчетный период

Переход на новый отчетный период

Для увеличения быстродействия программы за счет сокращения объема перерабатываемых данных следует переходить на новый отчетный период. На новый период переносятся сальдовые данные на начало перехода - остатки товаров, учетные суммы и долги/переплаты организаций.

Передача остатков осуществляется отдельно для каждого склада: остается старый склад и создается новый склад с заполненными начальными остатками и учетными ценами на начало периода в Справочнике Товаров. Если переход на новый период осуществляется в новый склад текущей базы - в новый склад из старого переносятся все документы, дата которых старше даты перехода на новый период. Передача долгов возможна двумя способами: либо суммарными документами с неоплаченными товарами по каждой организации (по каждому складу отдельно), либо переносом неоплаченных частей реальных документов с сохранением всех реквизитов (возможно в группе складов).

Для значительного повышения быстродействия целесообразно раз¬нести склады разных периодов по разным базам. Кроме того, нужно помнить, что Справочник организаций является общим для всех складов базы, и если в карточки организаций занесены начальные долги – корректно разнести периоды на разные базы, тогда для каждого периода будет свой Справочник Организаций со своими значениями долгов. C одного рабочего места можно работать с разными базами - в списке складов (УстановкиСклады) реализован быстрый переход между базами кнопкой Другие базы.

Окно настройки перехода вызывается пунктом Главного меню УстановкиПереход на новый отчетный период.

Дата начала нового отчетного периода – обязательный параметр для ввода, она может быть меньше текущей даты. Дата начала нового периода хранится в таблице списка складов (Sclad_R поле D_2), поле D_2 заполнено только у тех складов, которые созданы переходом на новый отчетный период

.

Склад нового периода может создаваться как в текущей базе, так и в другой. База нового периода должна быть уже создана к моменту перехода (с помощью программы Администратора баз Фолио). При переходе на другую базу необходимо активизировать установку Новый период вести в другой базе и указать имя базы.

Этапы передачи остатков и долгов могут быть разнесены по времени. Перенос долгов возможен либо вместе с переносом остатков, либо в уже существующие склады с перенесенными остатками.

11.1. Передача остатков

Передача остатков

Для передачи остатков необходимо активизировать установку Передать остатки товаров и указать Имя нового склада, в котором предполагается вести новый период. Склад не надо создавать заранее, он будет создан в процессе переноса остатков. Если не активна установка Новый период вести в другой базе, новый склад будет создан в текущей базе. Кнопка внизу окна На новый период запускает процедуру создания нового склада (в текущей или другой базе) и процедуру расчета остатков, которая переносит в новый Справочник Товаров остатки по товарам с рассчитанной учетной ценой на начало. Можно отметить, должны ли при копировании справочников передаваться товары и партии с нулевыми остатками.

Передача остатков возможна только по каждому складу отдельно. Остатки считаются по алгоритму отчета о движении, период которого заканчивается днем раньше указанной даты начала нового периода. Обратите внимание, что отборы, указанные в текущем складе, не влияют на операцию перехода остатков.

При передаче остатков на новый склад копируются справочники: Товаров, Партий, Комплектов, Дополнительных цен. При переходе в другую базу еще и Справочник Штрих-кодов. Можно указать, должны ли при копировании справочников передаваться товары и партии с нулевыми остатками.

Независимо от метода расчета учетных цен в Карточку товара нового справочника товаров записывается усредненная учетная цена остатка на начало нового периода. Причем, для валютного товара в расчет берутся только те документы, код валюты которых совпадает с кодом валюты в Карточке Товара.

При установленном методе перерасчета учетной цены по Справочнику - учетная цена на начало в Справочнике товаров нового склада копируется из текущей учетной цены Справочника товаров склада старого периода.

Для остальных методов расчета учетной цены алгоритм расчета учетной цены соответствует алгоритму Отчета о движении товаров, то есть, учитываются начальная учетная сумма старого периода, плюс учетные суммы приходных документов, минус учетные суммы расходных документов с датой, меньшей даты начала нового периода. Полученная сумма делится на остаток товара на дату начала нового периода.

При установленном методе перерасчета учетной цены по Партиям – учетные цены начальных остатков всех партий усредняются и в Карточку Товара заносится средневзвешенная начальная учетная цена по товару, так чтобы начальная учетная сумма по товару была равна сумме начальных учетных сумм по партиям.

По скрытой установке в cursclad.ini ->[NewPeriod]->PriceToSrok=1 эта же цена (усредненная рассчитанная начальная учетная цена из Карточки Товара) будет копироваться в начальную и текущую учетную цену (руб. и вал.) всех партий этого товара, по которым начальный остаток не 0. (Валютные цены заполняются только для товаров, у которых в Карточке Товара указан код валюты.) Усреднение начальных цен партий необходимо для корректной работы Отчета о движении №1.

Возможные причины некорректного расчета начальных учетных цен.  (Рассчетные цены в карточке отрицательные или начальные учетные цены нового периода не соответствуют текущим учетным ценам старого периода):

  1. Наличие отрицательных остатков товара в процессе учета в старом периоде, следствием чего могут быть нулевые (не рассчитанные) учетные суммы в документах старого периода.

    Что делать: запустить перерасчет учетных цен в старом периоде и добиться отсутствия отрицательных количеств коррекцией дат документов.

  2. Наличие в старом периоде неучитываемых накладных, где неучитываемый приход НЕ погасился неучитываемым расходом. Количе ство рассчитывается по всем документам, а учетная сумма только по учитывае мым накладным – получается рассогласование учетной суммы и количества.

    Что делать: перенести учитываемые документы в чистый склад и перейти из этого склада (ТОЛЬКО учитываемых документов) на новый период. Затем на всё неучитываемое количество оставшегося товара старого пе риода (которое рассчитывается только по неучитываемым документам) сде лать в складе нового периода единый неучитываемый документ с датой, меньшей даты начала периода. В этом случае можно гарантировать корректность начальной учетной цены и равенство учетных сумм на конец старого периода и начало нового, так как неучитываемый остаток перешел в новый период с нулевой учетной ценой.

Если переход осуществляется на новый склад ТЕКУЩЕЙ базы, процесс передачи остатков включает в себя не только копирование справочников и расчет начальных учетных цен, но и перенос документов из старого склада в новый, дата которых больше даты начала нового периода. Эти документы удаляются из склада старого периода, в нем остаются только те документы, дата которых меньше даты начала нового периода (для избежания дублирования информации при составлении сводных отчетов объе диненного периода).

Многоскладские документы.  Товары старого склада многоскладских документов, дата которых меньше даты перехода, на общих основаниях участвуют в расчете начальных остатков и учетных цен нового периода. Товары старого склада многоскладских документов, дата которых больше даты перехода, корректно переносятся в склад нового периода (если переход осуществляется в той же базе) - документ остается многоскладским, меняется лишь индекс склада у товаров текущего склада.

Если передача остатков осуществляется в ДРУГУЮ базу, документы нового периода НЕ переносятся в склад нового периода. Проблема в том, что перенос остатков на новый период делается для каждого склада отдельно, а многоскладские документы могут переноситься только из группы складов. Поэтому после процедуры переноса остатков на новый период в другую базу следует передать в новую базу документы, даты которых старше даты начала нового периода, с помощью процедуры обмена данными или с помощью функции передачи долгов.

Таким образом, возможно два варианта переноса остатков старого периода в НОВУЮ базу:

  • 1 вариант. Переход на новый период в новый склад той же базы, с последующим переносом ВСЕХ данных склада нового периода в новую базу с помощью функции обмена данных. (При переносе склада нового периода в другую базу нельзя указывать передачу платежных документов со связанными накладными за другие периоды, так как платежи нового периода потащат за собой накладные старого периода (старого склада), а они уже учтены в начальных остатках нового периода.)
  • 2 вариант. Переход на новый отчетный период сразу в новую базу (новую базу следует предварительно создать с помощью программы Администратора) с последующим переносом (с помощью функции обмена данными) в новую базу документов с датой, больше даты начала нового периода.
 о фирме   новости   программы   цены   демо версии   дилеры   услуги   клиентам   дилерам   партнеры   форум   контакты   карта сайта   поиск   домой 
Страничка клиента
Поддержка
развернуть/свернуть
развернуть/свернуть
ЧаВо
Форум
Обучение
Пресс-релизы
Работать on-line
Заказать показ
Загрузить демо-версию

 о фирме | новости | программы | демо версии | цены | где купить | клиентам | дилерам | партнеры | карта сайта | поиск | домой 

Схема
проезда

© ООО "ФОЛИО-2000"

E-Mail: mail@folio.ru; SKYPE: ooofolio. Присоединяйтесь:

125315, Москва, ул. Асеева, 8, офис 23. (метро Аэропорт, Сокол)
тел/факс: 8(499)151-7738, 151-5760, 151-5553, 151-4401

домой