Справочник функций ПРОФ версии
Передача долгов возможна одновременно с передачей остатков и возможна как независимая операция. Если остатки и долги Вы хотите передать одновременно – нужно отметить обе установки: и (суммарно или по документам). В этом случае Склад, на который передаются долги автоматически приобретает имя нового создаваемого склада для передачи остатков. Если передача долгов происходит в уже готовый склад с перенесенными остатками – установка должна быть отключена, включена одна из установок передачи долгов и выбран Склад, , на который передаются. Склад для передачи долгов может быть как в текущей базе, так и в другой, если она указана выше.
Долги можно перенести двумя альтернативными способами:
- Перенос неоплаченных частей документов с партиями, налогами и реквизитами.
- Формирование суммирующих ‘фиктивных’ документов с неоплаченными товарами по каждой организации на основании отчета о взаимодействии.
Должна быть активизирована установка . Этот способ передачи долгов переносит неоплаченные части реальных документов с сохранением реквизитов, номеров, налогов и партий, что позволяет оплачивать старые документы в новом периоде и дает возможность составлять книги продаж и покупок. Передача документов возможна вместе с передачей остатков в новый склад (текущей или другой базы), для этого перед нажатием кнопки На новый период должны быть активны обе установки и .
При этом способе передачи долгов в новом складе создаются:
- Складские документы, соответствующие неоплаченной части документов старого периода.
- Нетоварные остатки платежей старого периода. Для многоскладских платежей и без товаров только при активной установке Передавать нетоварные остатки многоскладских платежей.
- ВСЕ накладные нового периода. (дата создания не меняется).
- Все УЧИТЫВАЕМЫЕ счета - и старого и нового периода (в версии до декабря 2007 года передавались ВСЕ счета).
- Документы старого периода, связанные с новым (предоплата старого периода за новые отгрузки и старая отгрузка, оплаченная в новом периоде).
- Справочники Товаров, Партий, Штрих-кодов. Справочник Организаций (в случае перехода в новую базу) НЕ создается.
Алгоритм передачи:
- Учитываемые счета – все целиком.
- Накладные – нового периода – целиком,
- старого периода – неоплаченная часть и
- оплаченная в новом периоде часть.
- Платежи – нового периода – целиком,
- старого периода – нетоварный остаток,
- оплата счетов,
- оплата накладных нового периода.
- Нетоварные остатки односкладских платежей переносятся ВСЕГДА. Для нетоварных остатков многоскладских платежей и платежей без товаров работает установка, чтобы при переходе на новый период поочередно каждого склада - нетоварный остаток переносился только один раз.
Основные отличия 1-ого способа передачи долгов (неоплаченными частями документов) от 2-ого способа передачи долгов (суммарными документами):
- При передаче долгов в ДРУГУЮ базу - документы нового периода всегда переносятся на склад нового периода и БЕЗ удаления их в старом складе. (2-ой способ передачи долгов НЕ переносит документы нового периода в склад нового периода, только долги.)
- При переносе долгов из одного склада (при переходе в ДРУГУЮ базу) у многоскладских документов старого периода переносится неоплаченная часть товаров текущего склада, а у многоскладских документов нового периода – вся товарная часть текущего склада - в результате чего многоскладские документы ‘рвутся’. (2-ой способ передачи долгов НЕ переносит части многоскладских документов в ДРУГУЮ базу.)
Долги можно передавать сразу из группы складов, что решает проблему целостности многоскладских документов. Чтобы перенести неоплаченные многоскладские документы без дробления, нужно перед вызовом функции перехода на новый период войти в несколько складов, из товаров которых состоят многоскладские документы. Передача долгов из нескольких складов возможна только в ДРУГУЮ базу. При запуске перехода появится предупреждение о необходимости установить соответствие складов текущей и другой баз (для этого нужно нажать кнопку Соответствие складов). Обратите внимание, что остатки предварительно должны быть уже переданы. (Передача остатков в другую базу не включает в себя перенос новых документов.)
Особенности документов-долгов в складе нового периода:
- В шапке документа сохраняются все реквизиты оригинального документа. Сумма документа становится равной сумме неоплаченных товаров, то есть сумме оставшейся детальной части. В поле Основание – “Документ старого периода” + “Исх.сумма - …” (для частично оплаченного документа) +“Многосклад.” (для части многосклад.док-та).
- У перенесенных документов (старого и нового периода) остаются прежние даты создания документов (в версиях до 2008 года дата создания менялась на текущую дату).
- Пересчет суммы документа: в накладных - сумма документа становится равной сумме оставшейся детальной части, в платежах – новая сумма документа складывается из нетоварного остатка и оставшихся товарных позиций (оплата за отгрузку нового периода), кроме того, пересчитывается сумма налога платежа.
- В учетную цену (сумму) товарной позиции документа записывается начальная учетная цена из Карточки Товара (усредненная на начало независимо от партии – для правильного расчета учетной суммы на начало периода).
- При полном перерасчете учетных цен - в документах долгов (дата которых меньше даты начала нового периода) учетная сумма рассчитывается по начальной учетной цене из Карточки товара.
- При переносе долгов, то есть документов с датой, меньше даты начала нового периода (эта дата хранится в таблице складов базы – Sclad_R) происходит подкрутка начального количества в Справочнике Товаров и в Справочнике партий (так как товары этих документов уже участвовали в расчете начальных количеств).
- При дальнейшей коррекции документов долгов (накладных с датой, меньшей даты начала нового периода), в том числе удалении и вводе - происходит обратная подкрутка начальных количеств.
- Так как нет понятия свободного остатка на начало – ВСЕ учитываемые счета (и старого, и нового периода) резервируют товар.
- Так как неоплаченные документы старого периода попадают в новый период кусками - в момент перерасчета учетных цен может оказаться отрицательный остаток до даты начала нового периода. Поэтому в процедуру перерасчета внесено изменение расчета - все ПРИХОДЫ старого периода считаются ДО расходов старого периода.
Важно
Обратите внимание, что документом-долгом считается ЛЮБОЙ документ, дата которого меньше даты перехода на новый период (дата нового периода хранится в Sclad_R). Поэтому нельзя создавать или принимать (с помощью функции обмена) в склады новых периодов документы с датами старого периода. Такие документы будут считаться документами-долгами, в результате коррекции которых будут подкручиваться начальные количества и неправильно рассчитываться учетные суммы. С другой стороны, нельзя работать с документами-долгами (корректировать, удалять) НЕ в ‘складе перехода’ (то есть складе, созданном прямым переходом на новый период). Некорректно удалять документ-долг в складе, созданном обычным способом с дальнейшим переносом документов из склада-перехода. Дата начала нового периода записывается в Sclad_R только для склада перехода на новый период и не копируется при переносе документов этого склада на другой склад.Установка (по данным отчета) позволяет включить второй способ передачи долгов – суммарными документами с неоплаченными товарами по каждой организации.
Склад, на который передаются долги и переплаты выбирается в том случае, когда отчет о передаче долгов формируют после передачи остатков, то есть склад нового периода уже существует.
Основные отличия 2-ого способа передачи от 1-ого способа - по документам:
- Суммарный способ передачи долгов формирует один документ на все неоплаченные товары по одной организации и не передает информацию о налогах и партиях неоплаченных товаров, поэтому могут быть проблемы при оплате документов-долгов и составлении бухгалтерских книг.
- Перенос суммарных долгов (в отличие от 1-ого способа) возможен только по одному складу, поэтому неоплаченные многоскладские документы старого периода рвутся.
- При переносе долгов суммарными документами - документы нового периода НЕ переносятся. (Документы нового периода переносятся при передаче ОСТАТКОВ на новый склад ТЕКУЩЕЙ базы, причем с удалением из склада старого периода. После передачи остатков в ДРУГУЮ базу и передачи суммарных долгов 2-ым сособом – документы нового периода следует перенести в склад нового периода с помощью функции обмена данными.)
- Резерв не переносится. Переносятся только оплаченные счета в виде приходных платежей как долг перед клиентом.
- В новую базу переносятся Справочник Организаций (с контактными лицами) и Справочник Кодов Валют.
Алгоритм формирования суммарных документов долгов.
Суммирующие документы долгов формируются на основе данных отчета о взаимодействии, результаты которого можно предварительно посмотреть на закладке Отчет о передаче долгов и переплат.
Перед формированием отчета можно указать некоторые Условия составления отчета по передаче долгов и переплат. Например, указать Тип организаций, по которым необходима передача долгов (типы соответствуют стандартным страничкам в справочнике организаций), Код валюты, так как долги могут передаваться либо в рублях, либо в выбранной валюте. По умолчанию формируется рублевый отчет и следовательно создаются рублевые документы долгов. Можно указать код валюты, по которому будет формироваться валютный отчет, в валютных документах долгов рублевые колонки будут НЕ заполнены.
Установки Долги и Переплаты определяют частичный перенос долгов: только Долги или только Переплаты, или и то, и другое.
По умолчанию отчет формируется (и соответственно передаются долги) - по товарам. Если активизировать установку , в отчете будут только итоговые суммы долгов без детализации по товарам. Обратите внимание, что начальный долг из справочника организаций в отчете НЕ учитывается.
Установка активизируется в том случае, когда нужно передать начальные долги организаций из Справочника Организаций. При активной установке они будут переданы в виде расходных платежей.
Установка нужна в том случае, если при расчете долгов необходимо учесть нетоварные остатки многоскладских платежей и платежей без товарной части.
В результате сформируется отчет о взаимодействии организаций с конечными данными на дату начала периода (по товарам или только итоги, в рублях или валюте). До переноса долгов на склад нового периода, можно предварительно просмотреть картину долгов и переплат, чтобы убедиться в корректности их расчетов. Отчет точно соответствует общим отборам, сделанным в программе и совсем НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО СООТВЕТСТВУЕТ МОМЕНТУ ПЕРЕХОДА. Вы сами должны правильно выставить общий отбор по дате, диапозон которого должен заканчиваться датой на день раньше начала нового периода.
Окно просмотра готового Отчета о передаче долгов и переплат открывается автоматически после запуска формирования отчета кнопкой На новый период. (Если Вы попытаетесь перейти на закладку отчета ДО его формирования – программа выдаст сообщение, что до передачи долгов следует составить отчет.)
После просмотра Отчета запуск процесса передачи долгов происходит по кнопке .
Документы суммарных долгов в складе нового периода.
Результаты отчета передаются в склад нового периода в виде следующих документов:
По умолчанию отчет составляется с установкой - : Долги по неоплаченным товарам передаются в виде приходных и расходных неоплаченных накладных с количеством и суммой неоплаченных товаров. На каждую организацию (должника или кредитора) делается одна суммирующая накладная (приходная – в случае долга перед поставщиком и расходная – в случае задолженности от покупателя) с суммарным количеством по каждому неоплаченному товару, НО БЕЗ учета ПАРТИЙ. Обратите внимание, что остатки товаров переносятся по партиям, а долги по товарам без учета партий и НАЛОГОВ.
С активной установкой : Долги передаются в виде платежных документов без товаров – с итоговой суммой долга по каждой организации (долг перед поставщиком – в виде приходного платежа, задолженность клиента – в виде расходного платежа).
Платежи (расходные и приходные) на суммарный нетоварный остаток по каждой организации. Необходимо решить, в какой склад нового периода будут переданы нетоварные остатки платежей, оплачивающих товары с разных складов и платежей, не имеющих оплаченных товаров. Для того, чтобы такие платежи участвовали в переносе долгов, необходимо в окне настройки переноса долгов активизировать установку Передать нетоварные остатки многоскладских платежей. Если они будут переданы в несколько складов нового периода, в сводном отчете по нескольким складам нетоварные остатки просуммируются и результат будет неверным. Один из вариантов корректного переноса нетоварных остатков - завести новый пустой склад для передачи начальных долгов из нетоварных остатков.
Платежи по начальному долгу/переплате из Справочника Организаций (по установке ).
Если Вы собираетесь вести новый период в новом складе той же базы данных, не нужно активизировать установку , так как Справочник Организаций – общий для всех складов одной базы.
Если Вы создаете новые склады в СТАРОЙ базе, а затем собираетесь их перенести в новую базу, нужно в один (и только один) из новых складов перенести начальные долги. Затем при переносе Справочника Организаций в базу нового периода (обменом данных) поля начального долга нужно обнулить, так как они уже будут учитываться в виде документов. Другой равноценный вариант - не переносить начальные долги ни в один из новых складов, а перенести потом Справочник Организаций в новую базу, не изменяя начальные долги. При этом отчеты будут составляться правильно.
При переносе долгов в ДРУГУЮ базу - не нужно активизировать установку переноса Начального долга организации, так как при передаче долгов в другую базу автоматически переносится Справочник Организаций (целиком, с начальными долгами). НО только в том случае, когда в принимаемой базе Справочник Организаций пуст.
При передаче долгов в ДРУГУЮ базу автоматически переносится Справочник Организаций (вместе с контактными лицами) и Справочник кодов валют (другие общие справочники НЕ переносятся).
Важно
Обратите внимание, что Справочник Организаций переносится только в том случае, когда в принимаемой базе Справочник Организаций пуст. Все создаваемые документы (и складские и платежные) имеют дату на день раньше начала нового периода, номер №0 и в Основании значение "Перенос долгов предыдущего периода”. Складские документы товарных долгов для корректного расчета учетных цен имеют фиктивную отметку возврата.Тонкости передачи долгов по товарам:
Так как документы передачи долгов по товарам представляют собой складские документы, товары этих документов будут участвовать во всех отчетах движения и влиять на начальный остаток нового отчетного периода. Так как количества неоплаченных товаров уже были учтены при переносе начальных количеств в новый период, в момент передачи документов-долгов начальные количества в Карточках Товаров ‘подкручиваются’: количества приходных накладных – вычитаются из начального остатка, количества расходных накладных – добавляются к начальному остатку. Благодаря ‘подкрутке’ начального остатка в Справочнике Товаров, мы выходим на корректный начальный остаток в Отчете о движении на 1-ый день нового отчетного периода.
При удалении и коррекции документов-долгов происходит обратная ‘подкрутка’ начальных количеств. В версиях до января 2005 года документом-долгом считался документ с номером - №0, в Основании которого указано "Перенос долгов предыдущего периода". В версиях с января 2005 года документами долгов считаются все складские документы, Дата которых меньше Даты начала нового периода (которая хранится в справочнике складов). ‘Обратная подкрутка’ заключается в том, что при коррекции (удалении или вводе) документа с датой, меньшей даты начала нового периода - будут обратно 'подкручиваться' начальные остатки. Например, количества удаляемых приходных накладных – прибавляются к начальному остатку, количества удаляемых расходных накладных - вычитаются из начального остатка. При вводе прихода датой старого периода начальное количество будет уменьшаться, при вводе расхода – начальное количество увеличивается, приводе счета задним числом – свободный остаток не резервируется.
При полном перерасчете учетных цен - в документах долгов (дата которых меньше даты начала нового периода) учетная сумма рассчитывается по начальной учетной цене из Карточки товара.
- Обратите внимание, что остатки передаются по партиям, и при аккуратном ведении партий в старом периоде – после передачи остатков до передачи долгов в складе нового периода начальное количество по артикулу (в Карточке Товара) равно сумме начальных количеств партий этого артикула (в Справочнике Партий). Однако, в документах долгов нет разбивки по партиям, поэтому ‘подкрутка’ начальных остатков может быть только по артикулу (не трогая начальные остатки партий). То есть после передачи долгов сумма начальных остатков по партиям может быть не равна начальному количеству по артикулу в Справочнике Товаров. Однако, в Отчете о движении товаров с отбором по новому периоду остатки выравниваются.
- Долги по товарам переносятся без выделения НДС, что может привести к проблемам при оплате. Чтобы получить правильные суммы налогов в Книге продаж и покупок, перед загрузкой складского документа-долга в платежный – необходимо в платежном документе по кнопке Налог выставить процент налога в том числе.
- Cкладские документы-долги имеют нулевой номер и отмечены как возвратные, хотя к возврату не имеют никакого отношения. Признак возврата необходим только для того, чтобы учетные суммы этих документов не портили учетное сальдо по товару на начало периода при использовании партионного метода учета: учетные цены в возвратных приходных накладных равны НЕ закупочной цене партии, а начальной учетной цене из Справочника Товаров. Таким образом достигается точная учетная сумма начального остатка. => Однако, отметка документа как возвратного может повлиять на некорректность составления Книг покупок и продаж. После оплаты долга поставщику в новом периоде – в Книге Покупок при активной установке – документы с оплаченными начальными долгами не будут попадать в Книгу Покупок, а будут восприниматься как возвраты от клиентов. Корректные суммы в Книге Покупок можно получить, сняв установку сторнирования возвратов, НО при условии, если у вас нет возвратов от клиентов либо они не отмечены об оплате (так как в этом случае попадают ВСЕ оплаченные приходы независимо от признака возврата).
- Розничная сумма для накладных, переносящих долг на новый период, рассчитывается по отпускным наличным ценам из Карточки Товара Справочника Товаров нового периода. Отпускная наличная цена (розничная) в Справочнике Товаров нового периода при переносе остатков товаров на новый период формируется как средневзвешенная цена из розничных цен начальных остатков партий, перенесенных на новый период.
-
В виде документов начального долга переносятся ВСЕ неоплаченные документы, и даже те, которые не требуют оплаты, например сборка, перемещение, списание и т.д. Неоплаченная накладная сборки в новый период попадает в виде двух документов - неоплаченной приходной накладной и неоплаченной расходной накладной. Для того, чтобы неоплаченные документы, не требующие оплаты (накладные сборки, накладные перемещения и др.) не воспринимались при передаче долгов как долг, нужно:
- либо перед передачей долгов в новый период отметить их плюсом об оплате,
- либо составить отчет о передаваемых долгах не по всем документам, а по отдельным типам организаций. Тогда, если правильно заполнены реквизиты накладных сборки и перемещения, они не будут участвовать в расчете долгов,
- если в накладных, не требующих оплаты, указан какой либо тип операции, можно перед составлением отчета использовать общий отбор по типу операции (исключая).
- Оплаченные счета (то есть долг перед клиентом) переносятся как неоплаченные приходные накладные, что потом трудно отличить от неоплаченных поставок. Поэтому перед переносом долгов лучше перенести (через функцию передачи данных на удаленные склады) оплаченные счета в склад нового периода с опцией удаления из склада старого периода.
- Если Баллы в документе используются для фиксирования значений СпецШтук, при переходе на новый отчетный период можно перенести начальный остаток не только в основных единицах измерения, но и в ‘СпецШтуках’. Обратите внимание, что в документах передачи начальных долгов - Суммы Баллов не передаются. По кнопке начальный остаток в ‘СпецШтуках’ передается через НЕучитываемые приходные накладные с номером №0, значением в Основании – “Перенос долгов предыдущего периода” и значением в реквизитах От Кого / Кому –“Передача баллов на новый период”. Обратите внимание, что значения Количества в этих документах равны 0.
