Справочник функций ПРОФ версии
К общим справочникам относятся справочники, не относящиеся к определенному складу. К таким справочникам относятся справочники значений аналитики различного рода.
В программе поддерживается ряд дополнительных признаков, позволяющих сортировать, отбирать и анализировать складскую информацию, а также формировать Отчеты. По принадлежности признаков эти данные сгруппированы в десять аналитических Справочников. Эти Справочники (кроме валютных) имеют одинаковый интерфейс и идентичны по способам ввода и коррекции информации.
Для заполнения аналитики документов служат справочники:
- Типов операций,
- Видов товаров,
- Контрактов,
- Источников информации,
Для заполнения аналитики организаций служат справочники:
- Типов (партнерских) контактов,
- Видов деятельности.
- Типы договоров
- Статусы договоров.
Для заполнения Карточки Товара:
- Справочник Единиц размера,
- Справочник Единиц измерения.
Валюта:
- Коды валют,
- Котировки валют.
Вызов любого справочника для заполнения осуществляется из → .
Для ввода новых значений в Справочник можно использовать клавишу Ins на клавиатуре или кнопку в окне Справочника. В этом случае на экране появляется новая строка, в которую нужно внести все необходимые данные. По окончании ввода или коррекции будет задан вопрос о подтверждении изменений. По умолчанию новая строка появляется над курсором. Однако по скрытой установке [Common]->SprAppend=1 при добавлении нового значения в справочник, новая строка для ввода будет появляться в конце списка.
Удаление значения из Справочника происходит по кнопке или клавишами Ctrl+Del на клавиатуре.
Печать списка значений осуществляется по кнопке или клавишей F5 на клавиатуре .
Выход из справочника – по кнопке или с помощью клавиши Esc на клавиатуре.
Назначение справочников состоит в выборе значения при вводе Карточки товара, Карточки организации, складских и платежных документов. Выбор осуществляется кнопкой или нажатием клавиши Enter на клавиатуре.
Примечание
В программе поддерживается автоматическое формирование списков значений, предназначенных для выбора при установке общих отборов, например, Продавцы, Группы товаров, Поставщики. В отличие от Общих Справочников, они не хранятся в базе, а оперативно формируются при обращении к ним. В список попадают уникальные значения поля.Справочники Типы операций, Виды товаров, Контракты, Источники информации содержат аналитические признаки документов (как складских, так и платежных). Эти справочники являются самопополняемыми и не требуют предварительного ввода новых значений. Новое значение, введенное в документе, автоматически заносится в соответствующий Справочник. Список значений этих справочников вызывается (и автоматически пополняется) при вводе и коррекции документа, а также при выборе значения для отбора. Справочник Дополнительной информации (в отличие от других справочников аналитики) не является самозаполняющимся, а требует предварительного заполнения через меню → .
Справочники Контрактов, Источников информации и Типов операции расширены дополнительными полями, которые можно использовать на Ваше усмотрение. Эти поля открыты для ввода и коррекции через меню Справочники. Названия колонок могут быть произвольными.
Например, в Справочнике типов операций символьное поле (CHAR10) используется для указания типа документа (‘Р’,’П’,’С’,’Б’), для которого может быть использован данный тип операции. При вызове Справочника для выбора значения типа операции в документ – высвечиваются не все записи справочника, а только с незаполненной колонкой CHAR10 или заполненной соответствующим значением типа документа.
Поле целого типа (INT1) используется как признак запрета использования данного типа операции. Если пользователю установлен (через настройку уровней доступа) запрет на Выбор запрещенных типов операций, ему предлагаются для выбора только те строки Справочника, у которых отсутствует признак запрета (то есть поле INT1 – не заполнено).
Справочники Типов контактов и Видов деятельности расширены дополнительными полями, которые можно использовать на Ваше усмотрение. Эти поля открыты для ввода и коррекции через меню Справочники. Названия колонок могут быть произвольными. Эти справочники не являются самозаполняющимся, а требует предварительного заполнения через Главное меню Справочники.
Справочник назначений товара - служит для заполнения поля Тип товара в Карточке Товара (закладка Товар). Этот Справочник не обязателен для заполнения. Поля справочника:
- Код типа товара - краткое наименование типа, попадающее в Справочник Товаров.
- Описание – назначение товара, например, ‘услуги’.
- Признак проверки остатка - признак необходимости контроля свободного и фактического остатка товара при выборе в счет или расходную накладную (по умолчанию ‘да’, в случае товара-услуги рекомендуется ставить ‘нет’).
- Признак показа остатка – по умолчанию ‘да’. Если указать ‘нет’ - в Справочнике Товаров такие товары будут выделены синим цветом, в Карточке товара не будет информации о начальном и фактическом остатке.
Справочник единиц измерения. В отличии от других простых справочников имеет несколько колонок – краткое название, полное название единицы измерения и код единицы измерения. (Чтобы заполнить справочник стандартными кодами ОКЕИ, нужно с помощью программы Администратора выполнить на базе SQL-запрос Ед_изм2.sql, который дается в стандартной поставке. Ранее заполненные значения вашего справочника сохранятся, для стандартных названий подставится код).
Особое место среди общих справочников занимают Справочник Кодов валют и Котировок. Справочник Кодов валют используется при назначении валюты долга в Карточке Организации, при выборе валюты учета в Карточке Товара, при выборе валюты в документах, а также при выборе валюты отчетов. Для каждого кода валюты хранится справочник котировок. Назначение Справочника Котировок – выбор котировки для перерасчета цен в документах и справочниках.
Вызов из Главного меню → , быстрый вызов из любого места программы - Ctrl+V . Для выбора значений вызов по кнопке .
Валютный справочник представляет собой двухстраничный блокнот.
Закладка Коды валют содержит код (до четырех букв) и полное название валюты, а также сведения о конвертируемости валюты (колонка Конверт). Валюта может быть свободно конвертируемой относительно рубля и не котируемая национальным банком. Для валют свободно конвертируемых национальным банком, пересчет осуществляется по формуле:
сумма в рублях = (котировка)*(сумма в валюте)
Для валют, не котируемых национальным банком, пересчет в рубли осуществляется через промежуточную конвертируемую валюту, указанную в колонке Конверт справочника валют. Эта колонка соответствует полю Котируется в валюте на панели Добавление нового кода валют. Для валют, не котируемых национальным банком, пересчет осуществляется по формуле:
сумма в рублях = (сумма в валюте) * (котировка валюты к промежуточной) * (котировка промежуточной валюты к рублю).
Новый код валюты добавляется по кнопке , удаляется по кнопке Удалить
На закладке Котировки сохраняются значения всех ранее введенных котировок. Если на день совершения операции не найдена нужная котировка, то при вызове Справочника автоматически будет выдан запрос на ввод. Кнопка меняет диапазон просматриваемых котировок.
Справочник валют и котировок используется программой в тех ее разделах и функциях, где происходит перерасчет цен и сумм из рублей в валюту и из валюты в рубли. Однако, он появляется на экране только в тех случаях, когда в нем отсутствуют данные по используемой валюте или отсутствуют котировки за дату, указанную в документе (при перерасчете цен в документе) или за текущий день (при перерасчете цен в Справочнике Товаров). В этом случае автоматически делается запрос на котировку.
При обращении к Справочнику кодов валют и котировок - по умолчанию фокус устанавливается на последнюю выбранную валюту и открываются котировки последней используемой валюты (с полным диапазоном).
При необходимости, можно заполнять справочник котировок не вручную, а скачивая с сайта Центробанка. Вызов из Главного меню → → .
Появляется окно с календарем для выбора даты. По умолчанию выбирается текущая дата рабочего места. Если в справочнике уже есть хотя бы одна котировка на указанную дату, выдается сообщение: Котировки на эту дату есть. Заменить? При согласии (или при отсутствии котировок) происходит соединение с сервером Центробанка. Если соединение прошло успешно, после подтверждения на запрос Добавить котировки на ..., котировки обновляются с сообщением Котировки занесены.
Если запрашиваемая дата и дата на сервере не совпадают, выдается предупреждение (это возможно в случае выходных дней и праздников) и при согласии в справочник котировок добавляются котировки на запрашиваемую дату.
