Заграница. Зима. Советский человек спрашивает в магазине:
"Скажите, а когда у вас появляется свежая клубника?"
Продавец: "В шесть часов утра"
Анекдот советских времен.
Казалось бы, уже все возможные варианты оптовой торговли учтены и автоматизированы.
Ан, нет. К нам обратилась фирма "А", поставляющая скоропортящийся продукт в различные сети супермаркетов, такие как Ашан, Метро, Рамстор, Седьмой континент, а также в сотни московских кафе и ресторанов. Чтобы помочь заказчику автоматизировать учет, ФОЛИО разработала дополнительные модули к широко распространенной программе складского учета "WinСклад. Проф".
Чего изволите?
Особенность учета фирмы "А" в том, что складские запасы обнуляются практически ежедневно. Т.е. на складе сегодня утром товара должно быть ровно столько, сколько сегодня же в течение дня должно быть отправлено клиентам. В идеале - днем склад пустой и готов к новой приемке. Торговля, что называется "с лету".
График поставки товара клиентам очень жесткий, расписан по часам. Такой же жесткий график поставки товара от поставщиков. Сбой этого графика приводит к солидным экономическим потерям. Поэтому фирма "А" работает круглосуточно.
С 9.00 до 18.00 принимаются заказы от клиентов. Важно отметить, что заказы принимаются на несколько дней вперед, с ежедневным графиком доставки.
Чтобы максимально удовлетворить клиентов, менеджеры должны принять ровно столько заказов, сколько они смогут отгрузить за ближайшую неделю. Чтобы эту задачу выполнить, они должны видеть не столько товары на складах, сколько товары в пути. И не просто в пути, а с конкретной датой прибытия. Эта информация поступает в инвойсах от поставщиков и учитывается в программном модуле "Планирования и распределения поставок товара".
После 18.00 идет вторичная проверка соответствия количества заказанного и возможного к отгрузке на следующий день. Для быстрой обработки заказов в программном модуле "Утверждение заказов к отгрузке" реализована возможность загрузить все заказы в один сверочный документ, суммирующий количество товара по номенклатуре из всех заказов, изменить при необходимости количество каких-либо товаров и автоматически вернуть в заказы с уже исправленным количеством.
Семь раз отмерь, один - отрежь
В течение всей ночи идет поступление товара от поставщиков, его обработка и подготовка
к отгрузке клиентам. Дополнительная проблема в том, что этот товар в процессе передвижения меняет свой вес. Поэтому в процессе приемки товара ведется его взвешивание и разница между весом по документам и фактически полученным - фиксируется в программе.
На основании этих данных с помощью программы ведется учет взаиморасчетов с поставщиком и еще раз делается суммарная корректировка всех количеств по заказам клиентов по описанному выше алгоритму. По результатам последней корректировки собираются заказы клиентам. Если клиенту отгружено меньшее количество товара, чем было согласовано по первоначальному заказу - автоматически формируется дозаказ для этого клиента на следующий день.
Осталось распечатать из программы пакет документов: счет (заказ), накладную и путевой
лист для водителя. В последнем распечатывается и памятка водителю на дополнительные услуги, которые он должен выполнить по пути (забрать такие-то документы, передать что-то, не забыть … и т.п.).
Доверяй, но поверяй
При приемке у клиента товар опять взвешивается. В документах проставляется окончательное количество, за которое клиент гарантирует оплату. Исправленные клиентом накладные вечером возвращаются в фирму "А" для дальнейшего учета. В программе операторам достаточно проставить в накладной принятые клиентом количества, а программа сохранит ее исправленную и создаст новый документ списания (в случае недостатка) или прихода (в случае избытка) на разницу в количествах.
Пакет откорректированных документов на следующий день вместе с очередным заказом товаров отправляется клиенту. Эти документы являются основанием для взаиморасчетов с клиентом.
На основе накопленной статистики об изменении веса товара на каждом этапе определяются нормативы изменения веса товара на каждом этапе. Нормативы могут быть занесены в карточку товара для контроля потерь при дальнейшей работе.
С помощью нашей программы фирма "А" смогла ускорить процесс доставки товаров клиентам и упорядочить свой учет. Данная разработка успешно функционирует и используется фирмой "А"
уже более года.
