Автоматизация учета документов для архивов, хранящих документацию различных организаций

Услуги, предоставляемые архивом

решение ФОЛИО для автоматизации учета документов в архиве

Хранение документов сторонних организаций (Заказчиков) в течение определенного договором времени.
Предоставление услуг по выемке документов для временного их использования владельцем.
Предоставление дополнительных услуг по транспортировке, упаковке и уничтожению документов.

Как это учитывается в архиве

Все документы на разных носителях (бумажный - папки, CD - диск, дискеты) хранятся в единицах учета - пронумерованных коробах различных типоразмеров. Каждый короб имеет признак владельца документов. Короба хранятся на складе - архиве, каждый в своей ячейке. Несколько коробов могут храниться в одной ячейке. Короб и ячейка склада имеют каждый свой неповторяющийся штрих-код. Коробов ограниченное количество. Их количество определяется вместимостью склада-архива плюс некоторое количество, находящееся во временном пользовании у клиента. По истечении времени хранения документы уничтожаются, короба остаются. Таким образом, один короб с течением времени может содержать документы разных клиентов, изменяя при этом свой штрих-код.

Как это учитывается в программе "ФОЛИО WinСклад" версии 8

Для оперативного ведения учета хранимой в архиве документации необходимо для Заказчика подготовить определенное количество коробов с признаком принадлежности этому Заказчику и индивидуальным штрих-кодом. Для этого в программе "WinСклад" имеется специальная процедура, которая преобразует из шаблона карточки учета короба необходимое количество карточек коробов с необходимой нумерацией, принадлежностью заказчику и индивидуальным штрих-кодом. Программа распечатывает этикетки со штрих-кодом в заданном количестве.

Осталось эти короба наполнить документами. Это может сделать Заказчик самостоятельно и передать короб на хранение как "черный ящик", либо передать документы на различных носителях, а их упаковкой по коробам займется архивист. В последнем случае архивист делает полную опись документов в программе "WinСклад", определенными процедурами "упаковывает" в конкретный короб, пронумерованный в соответствии с требуемым алгоритмом и со специальным штрих-кодом. После этого архивист размещает короба по свободным местам хранения (в программе и реально). После такой процедуры "упаковки" архивист легко может найти в программе любую папку с документами.

Распределить в архиве так, чтобы быстро все найти

Для размещения по ячейкам склада в программе предусмотрены режимы, как ручного размещения, так и несколько методов автоматического размещения. Понятно, что прежде чем размещать короба по ячейкам, необходимо описать в программе структуру склада. При описании структуры склада необходимо указать количество зон, стеллажей и ячеек хранения. Можно указать занимаемый объем каждого короба и вместимость каждой ячейки. Тогда программа покажет, сколько коробов в данную ячейку можно положить, с учетом уже имеющихся коробов в ячейке. Это удобно, когда сначала делается в программе автоматическое (или ручное) распределение по ячейкам, а затем выдается задание грузчику на размещение.

Если явно не указаны объемы ячеек и коробов, то ячейки в программе считаются бесконечно большими, а короба бесконечно малыми. В таком случае сначала грузчик размещает все короба по ячейкам, сканирует с помощью терминала сбора данных штрих-код ячейки и штрих-коды коробов, размещенных в эту ячейку. Затем программа считывает данные из терминала сбора данных и в программе автоматически формируется соответствующий приходный документ. Аналогично выполняется забор из ячеек и формирование расходного документа.

Бизнес должен приносить прибыль

В программе "WinСклад", для оформления денежных отношений с Заказчиком по учету хранения документов, их выемке и временному использованию, ведется дополнительная группа учета - услуги. По расходному документу оформляются предоставляемые услуги, например хранение 50 коробов в течение 5 лет и их уничтожение по истечении этого срока. В документе проставляется контрольный срок хранения. Разовые услуги на выемку и предоставление в работу на определенное время ведется по собственному тарифному плану или прайс листу на предоставление услуг. Оплата услуг оформляется с помощью стандартных платежных документов.

В результате проведенной работы можно получить различные аналитические отчеты. Наиболее важными являются отчеты по каждому Заказчику в разрезе предоставленных услуг и их оплат, отчет о наиболее востребованных видах или групп услуг, рейтинги по Заказчикам и услугам.

обратно