Справочник функций ПРОФ версии

9.2. Прием справочников в различных форматах

Прием справочников в различных форматах

Вызов: Главное менюУстановкиПрием и передача данныхПрием справочников в различных форматах.

Прием Справочника Товаров и общих справочников возможен из форматов dBaseIV(dbf) и Paradox(db). Данные электронных таблиц Excel могут быть сохранены в формате dBaseIV, а затем переданы в программу. Файлы приема должны иметь расширение DBF(dBase IV) или DB(Paradox).

Важно

  1. При сохранении файла в программе MS EXCEL в формат dBase IV важна ширина видимого поля (не меньше реальных данных).
  2. Названия полей в DBF-файле ограничены 10 символами. Поэтому, если в названии колонки более 10 символов, например, Dost_Adress (адрес доставки), значения этой колонки в справочник не поднимаются. Скрытая установка в cursclad.ini[transdbf]short=1 обрезает названия колонок в dbf-файле до 10 символов и при подъеме ищет соответствие с полями таблиц по включению.
  3. Могут возникнуть проблемы с подъемом, если в символьные поля базы поднимаются числовые колонки. Для корректного подъема нужно, чтобы символьные поля первого товара (например, артикул, название доп.цены) были буквенно-цифровые (то есть начинались с буквы), в противном случае при сохранении в формат DBase программа MS Excel может принять эти поля как числовые.
  4. Если при сохранении в формат Dbase числа типа float обрезаются до целого, в настройках Windows (“Язык и стандарты”) в качестве разделителя чисел поставьте запятую. Этот же разделитель должен быть и в файле Excel.
  5. MS Office 2007 не поддерживает сохранение файлов в формате DBF. Разработчики Фолио предлагают использовать макрос FolioTools.xla (есть в файлах замены и на инсталляционном диске в папке Дополнительно, а также в результате инсталляции в папке с:\ProgramFiles\Folio\Фолио WinСклад Клиен-Сервер\Excel97), конвертирующий файл формата Excel2007 в формат DBF (DbaseIV).

    Данный файл надо скопировать в папку автозагрузки пользователя …\Microsoft\Excel\XLSTART\ Точный путь можно посмотреть в настройках безопасности Excel. (Круглая кнопка запуска настроек в верхнем левом углу - появится окно с кнопкой параметры excel - откроется окно, в левой части которого в списке пунктов выбрать пункт центр управления безопасностью - в правой части окна появится кнопка параметры центра управления безопасностью - откроется окно, в левой части которого нужно выбрать пункт надежные расположения - в правой части этого окна появится список путей к служебным папкам.Если Вас интересует тот путь, в Описании которого написано Расположение Excel2007 по умолчанию: автозагрузка пользователя.)

    При наличии макроса FolioTools.xla в папке ‘автозагрузки пользователя’ в окне MS Office 2007 появится дополнительная закладка Надстройки. На этой закладке на панели управления появится блок Настраиваемая панель инструментов с кнопкой сохранения (с изображением дискеты) и подписью-подсказкой ФолиоDBF: Сохранение в формате DBF.

Для корректного создания файла данных, предназначенного для приема в складском модуле Фолио, необходимо в первой строке файла указать латинскими буквами названия соответствующих полей из таблицы данных в базе. Поля в файле DBF будут названы так, какое значение стоит в первой строке файла XLS. Если значение в первой строке – числовое, в название поля будет добавляться ведущий символ F.

Вторая строка файла XLS определяет тип данных файла DBF. Если первое значение в колонке - числовое, эта колонка сохраняется в формате DBF как числовое поле. При сохранении в DBF может возникнуть ошибка, если последующие значения этой колонки будут символьными. Чтобы поле в файле DBF сохранялось как символьное, даже если первое значение соответствующей колонки Excel - числовое, необходимо в ячейке первого значения (вторая строка) перед числом вставить знак одиночного апострофа.

Кнопка Сохранение в формате DBF вызывает стандартный диалог выбора пути и указания имени для сохранения файла. Если файл с указанным именем уже существует – будет запрос на подтверждение замены.

Иногда при попытке создать dbf-файл с помощью макроса Фолио FolioTools.xla возникает ошибка: Microsoft Visual Basic: "Run-time error Непредвиденная ошибка драйвера внешней базы данных." После перезагрузки компьютера работа макрос успешно отрабатывает.

Способ решения:

  • Обновить MS Office
  • Если не помогло - поправить реестр. Подробную информацию можно найти по ссылке:
    http://support.microsoft.com/kb/307455/EN-US/
      Кратко - в реестре выставить (если нет - создать) ключ:
        [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\4.0\Engines\Xbase]
        "BDE"=dword:00000002

9.2.1. Прием общих справочников

Прием общих справочников

Файл формата DBF или DB (указывается в окне настройки приема Формат файла – Paradox или Dbase), подготовленный для приема в программу ФОЛИО должен иметь поля с названиями, соответствующими названиям полей таблицы (см. справочник “Описание полей баз данных”) соответствующего справочника. В каждом справочнике есть ключевое поле, значение которого должно быть уникально, по значению этого поля определяется наличие записи в справочнике. Если такая запись есть, то по умолчанию запись из принимаемого файла не добавляется.

Однако, новая установка С заменой существующих позволяет все существующие поля в общих справочниках заменять на значения соответствующих полей принимаемого файла. Идентификация записей происходит по ключевому полю, например, в справочнике организаций - по краткому имени.

В принимаемом файле могут быть только некоторые поля и в произвольном порядке, но наличие ключевого поля в принимаемом справочнике обязательно. Отсутствующие в файле приема поля заполняются пустыми значениями в принимающем справочнике. В принимаемом файле не должно быть лишних полей, то есть таких, которых нет в принимающих справочниках.

Имена файлов с данными справочников фиксированы. Символы должны быть набраны в нижнем регистре.

  • EXP_PART - Организации
  • EXP_PART_PL – Дополнительные реквизиты организаций
  • (Дополнительные карточки поднимаются в том случае, если в справочнике основных реквизитов есть карточка с соответсвующим кратким именем. Автоинкриментное поле Recno_Plat не должно быть в файле приема.)
  • EXP_KONT - Контракты
  • EXP_IZM - Единицы измерения
  • EXP_RZM - Единицы размера
  • EXP_RECL - Источники информации
  • EXPCOTIR - Котировки валюты
  • EXPPRIZ_ - Названия дополнительных цен
  • EXP_PRIC - Значения дополнительных цен (табл. SCL_PRIC, обязательны ключевые поля COD_ARTIC, NAME_PRICE). При подъеме EXP_PRIC не нужен подъем EXPPRIZ_.
  • EXPSCL_ - Стандартные бухгалтерские операции
  • EXPTIP_ - Типы организаций
  • EXPVALUT - Коды валют
  • EXPVID_D - Виды деятельности
  • EXP_OPER - Типы операций
  • EXP_TOVR - Вид товаров
  • EXP_CODE – Штрих-коды (табл. SCL_CODE, обязательны ключевые поля ARTIC, CODE, BARCODE).
  • EXP_SERT - Cправочник сертификатов (обязательны для заполнения поля Артикул и Номер сертификата, на уникальность проверяются Артикул, Партия, Срок годности, номер сертификата, номер бланка).

9.2.2. Прием Справочника товаров

Прием Справочника товаров

Название файла для приема - exp_artc.dbf. Все вышеизложенное для общих Справочников выполняется и для Справочника Товаров, однако, для него существуют гораздо более развитые возможности приема.

Таблица 9.1. Структура файла Справочника Товаров

Имя поляТип, ширинаЗначение
COD_ARTICC 20Артикул
NGROUP_TVRC 30Группа
NAME_ARTICC 200Название
CENA_ARTICN 20.4Цена отпускная
PRIZN_VALTLРасчет по валюте
CENA_VALTN 20.4Цена валютная отп.
COD_VALTC 4Код валюты
NDS_ARTICN 20.4Наценка
NDS_TORGNLНалог с торг.нацен.
NACH_KOLCHN 20.4Нач.остаток
KON_KOLCHN 20.4Факт.остаток
REZ_KOLCHN 20.4Своб.остаток
EDIN_IZMERC 10Ед.измерения
VES_EDINICN 20.4Вес
EDN_V_UPAKN 20.4Кол-во в упаковке
MIN_PARTIAN 20.4Мин.партия
DLINA_ARTN 20.4Длина
SHIRIN_ARTN 20.4Ширина
VYSOTA_ARTN 20.4Высота
RAZM_IZMERC 5Ед.размера
SCHET_ARTC 6Бух.счет
DOP1_ARTICC 20Прим.1
DOP2_ARTICC 20Поставщик
UCHET_CENAN 20.4Учетная цена в руб.
UCHET_VALTN 20.4Учетная цена в вал.
UCHET_SUMN 20.4Служебное поле
UCHET_SMVLN 20.4Служебное поле
KOL_SUMN 20.4Служебное поле
NGROUP_TV2C 30Подгруппа 1
UCHET_0_CN 20.4Учет.цена на начало
NAL1_ARTN 20.4Налог1
NAL2_ARTN 20.4Налог2
UCHET_0_VLN 20.4Нач. учет. Вал. цена
FIX_NACENLПризнак фикс. нацен.
CENA_BZNALN 20.4Цена безналичная
CENA_V_BZNN 20.4Цена безнал. Вал.
NGROUP_TV3C 30Подгруппа 2
NGROUP_TV4C 30Подгруппа 3
NGROUP_TV5C 30Подгруппа 4
NGROUP_TV6C 30Подгруппа 5
PRICE_LISTLПризнак вкл. в прайс
DOP3_ARTICC 254Описание
OKDP_ARTICC 20Код по ОКДП
MIN_TVRZAPN 20.4Мин. товарный запас
MAX_TVRZAPN 20.4Макс. товарный запас
NAL_PRODN 20.4% налога с продаж
BALL1N 20.4Балл1
BALL2N 20.4Балл2
BALL3N 20.4Балл3
BALL4N 20.4Балл4
BALL5N 20.4Балл5
DEPARTAMN 20.4Отдел
TIP_TOVRC 10Тип товара
COUNTRYC 50Страна-изготовитель
S25C 25Доп.информация
S50C 50Доп.информация
S100C100Доп.информация
S200C 200Доп.информация
S250C 250Доп.информация
S255C 255Доп.информация
DATE1DДата1
DATE2DДата2

Обратите внимание, что файл подъема может содержать не только поля таблицы Scl_Artc, но и общие данные о товаре из таблицы All_Artc. Если при подъеме данных из файла Карточка товара уже существовала – будут подниматься только те общие данные, которые указаны в настройке как заменяемые. Если товар - новый, будут подниматься все поля независимо от настройки.

Подготовленный для приема файл может иметь произвольное число полей (не все), расположенных в произвольном порядке. Обязательно заполнение лишь поля артикула. В этом случае названия колонок в файле должны строго соответствовать названиям полей таблицы Справочника.

Однако (в отличие от общих справочников), названия колонок в принимаемом файле могут быть произвольными, отличающимися от указанных в таблице (даже с использованием русских букв). Тогда принимаемые поля должны быть настроены как видимые в Настройке заменяемых полей, а их названия должны соответствовать названиям колонок в принимаемом файле.

Рекомендации по подготовке файла в EXCEL: 

  1. Обязательным полем для заполнения является лишь поле артикула. Важно, чтобы артикул первого товара был буквенно-цифровой (начинался с буквы), в противном случае (цифровой артикул) при сохранении программой MS Excel в формат DBase соответствующее поле может быть воспринято как числовое (Numeric), что приведет к потере символьной части артикулов.
  2. Длина имени поля в Dbase не более 10-ти символов, и если Вы сохраняли данные в DBF из Excel, то длинные названия будут обрезаны.
  3. Не рекомендуем оставлять пробелы в названиях полей (хотя в большинстве случаев результат будет правильный).
  4. Обратите внимание на заполнение логических полей в файлах формата DBF : допустимые значения – T и F, что соответствует значениям соответствующих полей в базе – 1 и 0.
  5. В названиях групп не должно быть пробелов, так как при построении дерева групп (в окне Справочника Товаров) пробелы являются управляющими символами для построения вложенности.

Сравниваемые поля нужно сделать видимыми (кнопка Настройка сравнения и имен принимаемых полей.) Если необходимо только проверять отличия в принимаемых и имеющихся параметрах товаров по определенным полям, должна быть активизирована установка Сравнивать параметры. При рассогласовании выдается предупреждение со значениями рассогласования, и пользователь выбирает, принимать или не принимать ему товар или закончить прием (кнопка Отмена).

Если необходимо заменить данные некоторых полей уже имеющихся Карточек Товаров, должна быть активизирована установка Заменять параметры. Заменяемые поля должны быть настроены по кнопке Настройка заменяемых полей. Названия заменяемых полей должны соответствовать названиям колонок в принимаемом файле (если в файле приема использованы имена, отличные от исходных, необходимо их указать в списке заменяемых полей путем коррекции названий в настройке видимых колонок).

Обратите внимание, что в списке заменяемых полей присутствуют общие данные по товару (в том числе страна-производитель). Если при подъеме данных из файла Карточка товара уже существовала – будут подниматься только те общие данные, которые указаны в настройке как заменяемые. Если товар - новый, будут подниматься все поля независимо от настройки.

Установка Принимать отсутствующие товары в выключенном состоянии позволяет НЕ создавать карточки новых товаров, если целью подъема является только замена значений полей у существующих артикулов. Этот способ приема данных можно использовать не только для обмена данными между складами, но и для изменения значений нужных полей, например, отпускных цен.

Установка Принимать на все склады позволяет при подъеме справочника товаров делать изменения на всех складах (в том числе недоступных).

 о фирме   новости   программы   цены   демо версии   дилеры   услуги   клиентам   дилерам   партнеры   форум   контакты   карта сайта   поиск   домой 
Страничка клиента
Поддержка
развернуть/свернуть
развернуть/свернуть
ЧаВо
Форум
Обучение
Пресс-релизы
Работать on-line
Заказать показ
Загрузить демо-версию

 о фирме | новости | программы | демо версии | цены | где купить | клиентам | дилерам | партнеры | карта сайта | поиск | домой 

Схема
проезда

© ООО "ФОЛИО-2000"

E-Mail: mail@folio.ru; SKYPE: ooofolio. Присоединяйтесь:

125315, Москва, ул. Асеева, 8, офис 23. (метро Аэропорт, Сокол)
тел/факс: 8(499)151-7738, 151-5760, 151-5553, 151-4401

домой