Статьи, доклады, публикации
ООО «фолио 2000»
Свобода выбора WMS системы - управление запасами на складе. Мифы и реальность...Типовые иллюзии заказчика при выборе программного обеспечения
Для кого эта статья?Cтатья адресована руководителям и другим лицам, принимающим решение об автоматизации складов с помощью WMS систем - систем управления складом и запасами. Основные тезисы этой статьи подтверждаются 9-летним опытом практического внедрения WMS систем фирмы "фолио". Опыт показывает, что в подавляющем числе случаев, приобретая WMS систему, Заказчик становится жертвой рекламы и собственных психологических иллюзий, оплачивая, в сущности, торговую марку и «PR» способности продавца, плохо представляя возможности, способ работы и функционал приобретаемого программного обеспечения (ПО). В этой статье мы постараемся помочь Вам, чтобы Ваш выбор WMS систем для управления складом основывался на более объективных данных и принес Вашему бизнесу дополнительные прибыль и успех. Начнем с критериев выбора WMS системы, существенных с точки зрения Заказчика.
Рассмотрим заявленные Заказчиком критерии выбора WMS систем в порядке приоритетности. Выгоды, которые получает предприятиеПри исследовании рынка WMS систем Вы с удивлением заметите, что для продуктов каждого класса таких систем присутствует примерно одинаковый перечень функций и рекламируемых выгод. Это означает, что при использовании данного критерия, Заказчик должен ориентироваться не только на заявляемые выгоды, но в первую очередь, на способы их достижения, что фактически означает оценку шести факторов:
Приведем замечание одного системного администратора, обсуждающего в Интернете недостатки уже работающей WMS системы: «При покупке, чуть ли не капучино обещали сварить при помощи WMS, а на деле – элементарные потребности плохо реализованы и неудобны в работе». С технической точки зрения, приобретаемая WMS система, должна сочетать такие факторы:
Иными словами, с технической точки зрения, приобретаемая WMS система должна быть гибкой, ориентированой и на изменение продукта, и на изменение под потребности клиента! Торговая марка![]() Отбросьте иллюзии, в первую очередь, торговая марка говорит о коммерческой стоимости и «раскрученности» бренда, о финансовых возможностях предприятия, а не о качестве, функционале и надежности программного продукта, в данном случае – WMS системы. Заказчику важно, чтобы приобретаемая система управления складом (WMS система) бесперебойно и успешно работала на его складе, и решала важные для него задачи управления складом. Остальные критерии, связанные с избыточной многофункциональностью программного обеспечения и благосостоянием Поставщика WMS систем для конкретного Заказчика не важны. Крупные компании действительно более устойчивы за счет более широкого рынка сбыта. Но как показывают события последнего «кризисного» года, эти структуры сложнее и медленнее адаптируются к изменениям текущего дня, предлагаемые программные решения менее гибкие и значительно более дорогие - в силу больших затрат и накладных расходов. Часто встречается ситуация, когда приобретенное ПО с известным брендом и большими вложениями ложится на полку, а вся работа делается продуктом не столь известным, не столь дорогим, но решающим заявленные задачи и удобным в работе. Одна из фирм, занимающаяся производством и реализацией сейфов, трижды приобретала WMS системы известных брендов. И ни одно внедрение не пошло. Закончилось тем, что группа собственных программистов стала писать собственный программный продукт, учитывающий все особенности и потребности бизнес процессов предприятия. Несложно представить чувства руководства и количество впустую истраченных денег. Всех этих потерь можно было избежать, написав полномасштабное Техническое Задание и проведя полномасштабное предпроектное обследование, необходимые для правильной постановки задачи при внедрении WMS системы и ее решения в процессе автоматизации склада. Поэтому, не стесняйтесь задавать вопросы, чтобы избавиться от психологической иллюзии: если вы предполагаете наличие необходимого функционала – значит, он существует. В свое время, как анекдот, рассказывали историю о приобретении западного продукта. Заказчику программа была нужна для товарного учета. И бренд был известный, и высокая стоимость (с точки зрения Заказчика) предполагала высокое качество ПО. А результат – приобретенный продукт не предполагал суммового учета, а только количественный. Вы скажите – явный ляп. Да, ляп, но ситуация-то возникла с одной стороны, из-за широко известного имени, а с другой - на психологической иллюзии, что Заказчик и Продавец говорят об одних и тех вещах. При этом, каждый из них, говоря о товарном учете, имел ввиду свое: Продавец – наличие количественного учета, а Заказчик – наличие суммового. Стоимость WMS системВысокая стоимость программного обеспечения при автоматизации склада (предприятия) также не является гарантом качества продукта. Стоимость WMS системы может определяться множеством факторов: высокими издержками производителя, дорогостоящей рекламой, длительным циклом внедрения WMS системы, ситуацией на рынке, лоббированием и просто желанием хорошо заработать. При определении разумности цены, связанной с автоматизацией склада (предприятия, бизнеса) необходимо учитывать, повторю еще раз, работающий функционал WMS системы, масштабируемость WMS (развитие WMS системы в связи с изменением бизнес процессов), сроки внедрения, надежность продукта, простоту и удобство его использования, а также сопровождение WMS системы. Иными словами, Заказчику необходимо: Приведем, как вариант, предельно простую логику оценки ПО, что называется «на коленке». Предположим, что стоимость приобретаемого ПО с учетом внедрения и сопровождения составляет 30% годового оборота. Также предположим, что потери из-за плохой организации управления складом составляют 20% от годового оборота: из-за низкой скорости приемки и отгрузки товара, простоев на складах, невозможности определить местонахождение товара, остатков товара на складе, неясности, что заказывать у поставщика, большой пересортицы и хищений на складе. После внедрения WMS системы и ее запуска перечисленные потери уйдут. WMS система фиксирует, сохраняет и выдает по первому требованию: Главное – определить обязательные элементы Вашего бизнес процесса и «пошагово» его пройти по имеющемуся функционалу при показе WMS системы и понять способы и сроки его реализации при доработке WMS системы управления складом. История внедрений WMS![]() Это важный фактор. Успешная автоматизация склада (предприятия) c работающей WMS системой, увиденная своими глазами, убеждает лучше слов. Но и здесь надо учитывать:
Вы обязательно должны учитывать, что предприятие, внедрившее продукт (WMS), может использовать не оптимальный метод автоматизации склада в силу собственных, специфических причин. Например, нежелание проводить полномасштабную автоматизацию склада из-за стоимости, или отсутствие правильной и рациональной постановки учета – это характерно для внедрений WMS, в которых разработчик не участвовал. Плохо продуманное Техническое задание, отсутствие анализа типовых бизнес процессов, нештатных ситуаций и способов их разрешения программными способами, отсутствие ответственных лиц и т.д. Или наличие сверх дешевой рабочей силы, которая диктует минимум автоматизации и максимум ручного труда. Или прямой саботаж сотрудников, не заинтересованных в применении WMS системы в силу личных причин, например, появление контроля над действиями персонала со стороны руководства и т.д. Одна из распространенных иллюзий: количество внедрений и «имиджевые» внедрения WMS. Заказчику необходимо учитывать, что ссылка на количество внедрений и «имиджевые» внедрения WMS является больше элементом рекламы, так как Заказчик не может оценить ни соответствия потребностей этих клиентов задачам вашей автоматизации склада, ни успешность проведенного внедрения, ни стоимость проведенного внедрения. И еще один аспект. У многих фирм остатки на складах и оборачиваемость товаров являются коммерческой тайной. В условиях жесткой конкуренции, клиенты крайне неохотно не только не хотят пускать посторонних лиц на склад, но часто даже не желают делать упоминаний об автоматизации склада или предприятия: если автоматизация успешна и быстро окупаема – ею воспользуется конкурент, если не удачна – конкурент также воспользуется имеющейся у него информацией. Хотелось бы обратить внимание клиентов еще на один фактор: наличие смежных продуктов для автоматизации предприятия и бизнеса. Косвенным образом это может подтверждать актуальность, востребованность и работоспособность продуктов данной фирмы на рынке ПО, т.к. его разработка, широкая тиражируемость и продажа всегда являются дорогостоящими бизнес процессами. Сроки внедрения WMS системЭтот фактор должен подразумевать определение конечных сроков исполнения и организацию работ по автоматизации склада таким образом, чтобы по истечении времени исполнения этапа работ по внедрению WMS системы, был получен практический результат. Организация работ по автоматизации управления склада предполагает наличие ответственных лиц и обязательную подготовку необходимых технических данных со стороны Заказчика. Функционал WMS системы и характеристики автоматизации складаНе ограничивайтесь общим перечнем существующего функционала системы по управлению складом и запасами (WMS). Именно это является основным и самым важным критерием в выборе WMS системы! Приведем несколько примеров для оценки различных критериев. Характеристики автоматизации. WMS система - управление складом:
При оценке выгоды важно знать:
При оценке бизнес процессов необходимо учитывать, например, такие особенности:
При внедрении WMS системы составьте или закажите полномасштабное ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ и предпроектное обследование. В результате, это съэкономит ваши деньги в будущем, и вы получите хорошо работающую WMS систему. ТЗ, предпроект и хорошая организация рабочего процесса внедрения WMS системы служат основой успешной автоматизации склада. Мнение лиц, отвечающих за выбор и внедрение программного обеспечения, например, WMS системыДля исследования рынка WMS Руководитель предприятия делегирует функции конкретному исполнителю, имеющему навыки работы с программным обеспечением, и часто имеющему опыт автоматизации склада или внедрения программного обеспечения. И Руководитель принимает решение, во многом руководствуясь представленной ему информацией. При этом необходимо учитывать, что в силу человеческой психологии, любой сотрудник будет предлагать в первую очередь тот продукт, который он знает, дабы не показать собственную некомпетентность, или не желая тратить время на изучение нового продукта, или в силу иных личных причин. И даже демонстрируя несколько продуктов WMS, всегда будет подводить к тому, который больше всего устраивает его лично. В силу этого, анализируя представленную информацию, Руководитель должен четко представлять принципиальные различия WMS разных производителей и наиболее привлекательные выгоды для своего предприятия. Продукты иностранных производителейПервое. Вы когда-нибудь задумывались, почему при показе WMS иностранные фирмы всегда показывают ролик, а не дают Заказчику работающую демо-версию до покупки? Ответ простой. На ролике все гладко, красиво и нет сбоев. По ролику невозможно оценить удобство работы и соответствие функционала WMS реальным требованиям Заказчика. Второе. При апробировании Заказчик может столкнуться с трудностями либо работы, либо настройки WMS системы, возникнут вопросы по заполнению справочников, по работе с функционалом и в целом, сразу будет видно качество сопровождения программы. Третье. Мало кто из Заказчиков отдает себе отчет в том, что любой программный продукт, в данном случае WMS система, отражает систему принятого документооборота и обычаи делового производства страны производителя. Задайте простой вопрос – можно ли откорректировать произведенное распределение, или документ или действие? Скорее всего, Вам скажут, что надо аннулировать этот документ и сделать новый. А теперь подумайте, как это будет работать в России? Четвертое. При разработке западного продукта, особенно если этот продукт сложен, западному разработчику и в голову не придет, что прописанная в руководстве строгая последовательность действий персонала, будет, по мнению потребителя необязательной. Такая ситуация характерна для сложных технологических продуктов, например, для роботизированных складов и сложных технологических процессов. Это пример разности менталитета потребителя и разработчика. И таких примеров много, и все они, безусловно, сильно затрудняют работу. Пятое. Хорошее качество программного продукта (WMS) не будет реализовано, если не будет грамотного внедрения. Это значит, что должен быть широкий, подчеркиваем, широкий круг лиц, занимающихся внедрением. Хорошо знающий WMS, умеющий писать необходимые запросы и процедуры. Иными словами, в России должно быть много очень квалифицированных «внедренцев», что бывает редко. Есть риск, что при увольнении сотрудника ведущего проект, проект просто встанет. Или сам сотрудник сильно загружен другой работой. А ведь разработчик находится вне пределов России, и вряд ли многие из его сотрудников, в стране нахождения, знают русский язык и будут летать туда сюда по первому запросу Заказчика. Шестое. Оцените доступность разработчика, скорость принятия решения на появляющиеся проблемы и условия гарантийного сопровождения. Условия гарантийного сопровождения иностранные производители закладываются в стоимость продукта, и они составляет минимально 25-30% от стоимости внедряемого ПО. Кстати, добавьте еще доход фирм, внедряющих западный продукт, все это увеличивает стоимость внедрения. Седьмое. В настоящее время в России присутствует широкий ассортимент WMS разных отечественных производителей, по функционалу и возможностям не только не уступающим, но и превосходящим возможности многих WMS систем иностранных производителей и имеющих значительно меньшую стоимость. ВыводыПодводя итог, кратко сформулируем действия Заказчика, необходимые для успешного выбора WMS системы.
Анализ перечисленных критериев при выборе WMS системы и даст искомое соотношение: цена – качество. В настоящее время полная автоматизация предприятий невозможна без автоматизации функций складов (складских комплексов, терминалов, 3PL центров) и включает в себя модули: Автоматизация складcкого учета - реализует функции суммового и количественного товарного учета; Автоматизация управления складом – WMS система или управление запасами, реализует функции приема, размещения, перемещения и обработки товаров, регламентирует работу склада во времени, управляет и контролирует действия персонала, тарифицирует оказанные услуги (биллинг), осуществляет кросс-докинг (отгрузка груза без размещения на складе); Автоматизация управления цепями поставок и запасов – SCM или взаимоотношения с поставщиками, реализует функции автоматического выбора поставщика при сложных системах поставок и оплат с контролем прохождения товара в пути в режиме реального времени, определение оптимального заказа с учетом спроса; Автоматизация взаимоотношений с клиентами – CRM, реализует формирование клиентской базы, фиксирует переговоры с клиентом в режиме текущего времени с автоматическим определением менеджера (совмещение с call-центром). Реализован мгновенный просмотр всей информации и всей истории переговоров с клиентом, просмотр действий сотрудника, ведение в CRM договоров и их этапов и другой оперативной информации, использование данных CRM в складе и SCM при наличии данных продуктов, или при использовании корпоративной информационной системы. Перечисленные модули, объединяющие товарные, финансовые и информационные потоки образуют корпоративную информационную систему (КИС) и в тоже время могут работать отдельно, передавая необходимую информацию в программные продукты, в том числе разных производителей. Надеемся, что изложенный подход и критерии помогут Вам сделать наиболее рациональный выбор WMS систем для управления запасами при автоматизации складов или комплексной автоматизации бизнес процессов Вашего предприятия с использованием единой корпоративной информационной системы. Со своей стороны мы можем предложить КИС «фолио Купец», включающую в себя все необходимые модули: фолио WinСклад (автоматизация склада), фолио WMS, фолио SCM, фолио CRM. Краткое назначение каждого модуля описано выше. Все указанные модули могут применяться автономно или в единой корпоративной системе. |