Скрытые возможности программы ФОЛИО WinСклад

Глава 3.
Функциональные решения работы с филиалами
или на производственных площадях больших территорий

1. Вы имеете несколько магазинов или складских помещений, отпускающих товар, но документы выписываются в одном месте - допустим, в отделе продаж. Как организовать работу ?

Нужно создать в системе основной склад, на который с помощью приходных накладных будете регистрировать поставки от поставщиков. Под каждый магазин или складское помещение нужно выделить в системе отдельный склад, товары между которыми можно перемещать с помощью расходных накладных перемещения. С помощью накладных перемещения удобно распределять товары по складам-филиалам, магазинам и другим складским помещениям. В этом случае отчеты внутри каждого логического склада покажут состояние филиала (магазина) в отдельности. Отчетность по группе складов или по всем складам покажет товарное и финансовое состояние (товарооборачиваемость, задолжности и прибыль) всей фирмы. При составлении отчетов по группе складов (или всем) не забывайте делать отбор по типу операции, исключая внутренние перемещения между складами, иначе обороты (закупка и реализация) будут увеличены на перемещаемое количество.

При поступлении груза входите на ОСНОВНОЙ склад и оформляете приходную накладную, далее оформляете расходные накладные с перемещением товаров на другие склады. Обратите внимание, что если появился новый товар, его карточку достаточно заполнить только в ОСНОВНОМ складе, на других складах карточка копируется автоматически в процессе перемещения. Цены товаров при перемещении могут быть учетными или отпускными. Если перемещение оформляется между складами одной фирмы, удобнее для бухгалтерии перемещать товар по учетной цене, тогда в отчетах не появится торговая надбавка с непроданного товара, и товар на всех складах будет числиться по одной учетной цене. По отпускной цене товары обычно перемещают в магазины реализаторам, тогда на складе реализации (в магазине) товар будет учитываться по отпускной цене и отпускаться уже без складской торговой надбавки.

При выписке счета или расходной накладной для клиента удобно войти в несколько (или ВСЕ) складов. Справочник товаров отсортировать по артикулу и вывести видимой колонку "Склад", тогда можно увидеть наличие интересующего клиента товара на всех точках Вашей фирмы. Есть возможность видеть товары на других доступных складах (помимо текущего склада) в дополнительном окне Справочника Товаров, не загружая основную таблицу товаров выбранного при входе в систему склада. Для этого в Справочнике Товаров по кнопке "Форма" нужно настроить показ подтаблицы "Товары на других складах". В случае недостаточного количества на одном складе товар можно выписать с разных складов в один складской документ. Документ с товарами из разных складов называется многоскладским документом. Если Вы допускаете наличие многоскладских документов, для автоматического формирования номера документа, необходимо настроить "Общую нумерация по всем складам". Если же на каждом складе - свое материально ответственное лицо - при сохранении многоскладской документ можно разбить на односкладские. Специальная настройка "Разбивать многоскладские документы при сохранении и печати" (кнопка "Форма" окна ввода документов) позволяет набирать товары в накладную из разных складов, но сохранять несколько документов с разбивкой по складам.

Если торговые помещения не сильно удалены от отдела продаж (от сервера), для контроля отгрузки кладовщикам можно установить рабочее место с возможностью просмотра расходных накладных только сегодняшнего дня и только своего склада, а также возможностью отметки документа в реестре. Таким образом, можно установить защиту от подделок документов покупателями и ввода несанкционированных документов кладовщиками. Расходный документ в реестре кладовщика появляется только после его оформления в отделе продаж (там же клиенту выдаются печатные выходные формы), кладовщик сверяет неотмеченную накладную своего реестра с печатной формой документа у клиента и в случае совпадения позиций отпускает товар и отмечает документ в реестре об отгрузке. Все неотмеченные накладные (то есть физически не отгруженный товар) разумно удалить с сохранением в архив.

2. Вы имеете несколько магазинов или складских помещений, отпускающих товар. Оформление счетов и оплата производится в офисе, а оформление расходных документов производится на удаленном от сервера месте отгрузки. Как организовать работу?

В офисе оформляются счета и платежные документы. Если отгрузка осуществляется только по факту оплаты, на места отпуска товаров необходимо передавать оплаченные счета по мере их оформления, например, раз в день. Обратите внимание, что просроченные по оплате счета можно переводить в разряд не учитываемых, что позволит сохранить счет для информации, но снимет товар по счету с резерва и увеличит свободный остаток.

1. Через функцию обмена данными с удаленными складами можно передать счета определенного периода, например, за день, БЕЗ платежных документов. В данном случае удобно использовать функцию автоматической отметки переданных документов в складе-источнике. (Не путайте отметку документа с отметкой об оплате.) На складе приема счетов (на местах отгрузки) в реестрах появятся счета с отметкой об оплате, которые можно загружать в расходные накладные. При оформлении расходных накладных, соответствующие счета переходят в реестр счетов по полученным товарам, в реестре действующих счетов остается только не отгруженный товар. Накладные можно сохранять с отметкой об оплате, а можно и без нее, если в последствии эти накладные будут привязываться в офисе к платежам соответствующих счетов. Далее необходимо обновить информацию в центральном офисе, то есть передать накладные и снять уже отгруженный товар с резерва. Для этого с помощью функции обмена данными передать с мест отгрузки новые накладные для приема в офис (с отбором за период) и ВСЕ "остатки" счетов с не отгруженными товарами. При приеме оставшихся счетов из отделов отгрузки в офис активизировать установку "Одинаковые документы ЗАМЕЩАТЬ", тогда первоначальные оригиналы счетов будут замещаться на их новые версии, то есть остатки оригинальных счетов только с не отгруженными товарами. После приема этих данных необходимо удалить те оригиналы счетов, которые не попали под ЗАМЕЩЕНИЕ, Это те счета, по которым в отделах отгрузки (на удаленном складе) не осталось не отгруженных товаров. Поэтому непосредственно перед приемом документов в офис или сразу после приема нужно удалить все отмеченные (в процессе передачи) счета-оригиналы с сохранением их копий в архив (если есть необходимость иметь оригиналы первоначальных счетов). НО, обратите внимание, что платежи, оплачивавшие счета в офисе остались не привязанными к принятым накладным, созданным на основе этих счетов, так как загрузка счета в накладную осуществлялась не в офисе. Если привязку оплаты к отгрузке необходимо восстановить, надо вызвать на коррекцию платежные документы и загрузить в них соответствующие накладные или воспользоваться автоподбором.
2. Можно передавать на удаленные склады отгрузки не только счета, но и платежи. В этом случае не теряется их связь. Для передачи установить необходимый период оплаты счетов (отбор по дате), отбор "ТОЛЬКО оплаченные", отметить передаваемые типы документов Счета и Платежи и активизировать установку "Передача платежей с счетами других периодов", тогда для передачи будут подготовлены все оплаченные счета указанного периода, а также счета других периодов, если они оплачивались в указанный период. Таким образом, связь документов при приеме на удаленный склад будет сохранена. Не забудьте при приеме на удаленные склады активизировать установку "Одинаковые документы - не принимать". При таком способе передачи при загрузке счетов в накладные, соответствующие платежи будут привязываться к накладным.
   Чтобы обновить информацию в офисе надо подготовить документы для передачи из торговых помещений - передать расходные накладные заданного периода со своими платежами. Принимать их на склад в офисе необходимо с установкой "Одинаковые документы - Заменить". В этом случае связь платежей с накладными сохранится, однако не забудьте удалить ненужные счета, их номера указаны в поле "По счету" принятых накладных (если не было счетов-фактур).

3. Организована группа складских помещений, компьютерные складские места которых объединены в сеть с общим сервером.

В офисе оформляются поставки от поставщиков и распределение товаров по складским помещениям с помощью расходных накладных на перемещение. В обязанности кладовщика входит выписка расходных документов только со своего склада, но ему необходимо видеть информацию других складов, например, наличие товаров по просьбе клиента в случае его отсутствия на собственном складе. Такую организацию рабочего места кладовщика можно настроить с помощью настройки доступа к функциям системы. Настройки доступа - общие для всех доступных складов, поэтому кладовщику нужно выделить два пароля вхождения, соответствующие двум ролям. Первая роль - роль Кладовщика - предусматривает доступ ТОЛЬКО к своему складу и закрытие всех функций, кроме просмотра справочника товаров, выписки (коррекции) расходных накладных сегодняшнего дня. Вторая роль - Справочная - предполагает доступ ко всем складам системы, соответствующим складским помещениям, и запрет всех функций, кроме просмотра справочника товаров.