Скрытые возможности программы ФОЛИО WinСклад

Глава 16.
Расчеты с поставщиками за товар, принятый на реализацию, по мере его продажи.
Сопоставление остатков у реализаторов с платежами

Рассмотрим работу фирмы, отпускающей товар оптовикам с основного склада и своим реализаторам в киоски (небольшие магазины, не имеющие доступа к складской системе).

В складской системе необходимо создать ОСНОВНОЙ склад и свой склад для каждого киоска. Склады-киоски можно объединить в группы складов, что значительно ускорит вход в систему, так как программа позволяет при входе выбирать сразу группу складов.
Товары от поставщиков приходуются на ОСНОВНОЙ склад. Если Вы торгуете товаром с разной собственностью, то есть приобретенным товаром и товаром, взятым на реализацию, для удобства отслеживания платежей поставщикам лучше разбить ОСНОВНОЙ склад на два. На склад №1 приходуете товар, перешедший в Вашу собственность, за который возможна оплата по факту, предоплата или отсрочка платежа. На склад №2 приходуете товар, который не является Вашей собственностью, оплата поставщику проводится только после реализации, а непроданный товар возвращается собственнику (оформляется расход с признаком возврата).

С основных складов (№1 и №2) оформляются расходы 4-ех типов (можно отметить в типе операции) : возврат поставщику брака со склада №1 или непроданного товара со склада №2, продажа мелкого опта покупателю, отпуск реализатору, расход с перемещением на склады-киоски. В справочник организаций нужно в качестве покупателей внести всех мелкооптовых покупателей, в качестве партнеров - реализаторов, в качестве моих организаций - киоски, можно использовать также тип контактов и вид деятельности.

На основные склады (свой или реализационный - на усмотрение бухгалтера) с помощью приходных накладных возврата оформляется возврат непроданного товара от реализаторов и из киосков. Так как на каждый киоск организован свой склад со своими остатками, возврат товара из киоска лучше оформлять на складе киоска через расходную накладную перемещения на ОСНОВНОЙ склад с признаком возврата.

Оплата за товар от реализаторов оформляется аналогично оплате от покупателя с отсрочкой платежа - в ОСНОВНОМ складе вводится приходный кассовый ордер или банковский документ с указанием оплачиваемых накладных (загрузка накладных в платеж из реестра или автоподбор к оплате).

Работа с киосками. При отправке товаров в киоск, в офисе на ОСНОВНОМ складе оформляется накладная на перемещение товара на соответствующий склад-киоск, в результате на складе-киоске появится соответствующая приходная накладная. Для ведения единой ценовой политики во всех киосках, в Справочнике Товаров склада, в котором корректируются отпускные цены необходимо активизировать установку Переноса изменений на справочники товаров других складов. Вместе с грузом продавцу киоска передается распечатанная приходная накладная склада-киоска и прайс-лист с итоговыми остатками по киоску в виде распечатанного Справочника Товаров этого склада. От продавцов киосков в свою очередь раз в неделю (например) необходимо получать инвентаризационные остатки товаров, которые в офисе заполняются в сличительной ведомости соответствующего склада-киоска для выравнивания остатков товаров в киоске. Для этого в соответствующем складе в накладную сборки (или расходную накладную) выбираются все товары, настраиваются видимыми колонки: "Факт.Ост." и "Нов.ост.", заполняется колонка нового остатка на основании отчета из киоска. В результате заполнения в колонке "Количество" будет рассчитано проданное количество товаров в киоске за период отчетности. Перед сохранением этой накладной с помощью кнопки Удал. можно удалить из накладной все товары с нулевым количеством. После сохранения документа о продажах - остатки склада в системе выравниваются к реальным остаткам в киоске. Сумма по накладной (за вычетом суммы по возвратной накладной) должна соответствовать кассовому отчету киоска за указанный период. Итоговая сумма прихода по кассе оформляется приходным кассовым ордером в складе-киоске и привязывается к накладной, сформированной в результате инвентаризации.

Справку о наличии непроданного товара на любой момент времени можно узнать в отчете о движении товаров по всем складам. Наличие Вашего товара у реализаторов можно оценить по количеству неоплаченного ими товара - эту информацию можно получить в отчете о взаимодействии организаций по партнерам (то есть реализаторам). "Долг в количестве" по каждому товару и даст информацию о нереализованном товаре. На такую информацию Вы можете рассчитывать, если строго отмечаете оплату реализаторов за конкретный товар, а не пользуетесь автоподбором к оплате товаров в произвольном порядке.

Торговую наценку за период можно получить в мини-отчете и в отчете о движении товаров. Возможны два способа перемещения товара с ОСНОВНОГО склада на склады-киоски : по учетной цене или по отпускной. Если перемещать товар в киоски уже по отпускной цене, торговую надбавку по фирме можно получить на ОСНОВНОМ складе (в киосках она будет нулевой, так как учетные цены в складе-киоске равны отпускным ценам), но это будет нереальная прибыль, так как в ней учитывается ожидаемая прибыль от еще не реализованного товара в киосках. Перемещение по учетным ценам более корректно для расчета реальной прибыли, так как в этом случае торговая надбавка от продажи с киосков будет рассчитываться на основе расходных накладных складов-киосков (то есть реальных продаж), учетная цена равна закупочной, отпускная заполняется в Справочнике Товаров каждого склада-киоска (при активной установке: распространения изменений карточки товара на другие склады). Прибыль от реализации в киосках (с учетом возврата на ОСНОВНОЙ склад) можно получить в отчете о движении, войдя в группу складов-киосков. Прибыль от мелко-оптовых продаж (с учетом возвратов) можно увидеть в отчете ОСНОВНОГО склада с отбором по типу операции "мелкий опт" или по типу организаций - "покупатели". Прибыль от продаж сторонних реализаторов (по типу контактов - "партнеры") есть смысл рассчитывать только с отбором по оплаченным расходам (отчет о взаимодействии), так как неоплаченные товары могут быть впоследствии Вам возвращены. Торговая надбавка от продаж рассчитывается и в мини-отчете, но имейте в виду, что в нем не учитывается возврат.

Сложность расчетов с поставщиком по мере реализации его товара зависит от уникальности товаров поставщика. Если каждому артикулу можно поставить в соответствие (в карточке товара) поставщика, механизм расчетов полностью автоматизирован. Режим автоматического подбора уже оплаченных покупателями товаров поставщика в платежный расходный документ вызывается в панели ввода расходных платежей пунктом "Расчет с поставщиком" из меню кнопки "Товары". Подбор неоплаченных приходных накладных, товар по которым продан и оплачен покупателями на дату платежа включительно, производится в хронологическом порядке прихода на сумму, уже полученную от покупателей, но еще не возвращенную поставщику. Если сумма платежа задана, содержание платежа подгоняется под нее, если нет - показывается все, при необходимости, с пересчетом цен по курсу валюты. Формировать сумму оплаты можно по документам с отбором, исключающим указанный пользователем тип операции (например, внутреннее перемещение). Для наглядности и контроля в этом же всплывающем меню можно вызвать оперативный отчет " Оплата поставок " о количестве товара поставщика:

• оплаченного покупателями ( с учетом оплаченного нами возврата от покупателей);
• оплаченного поставщику (в т.ч. расходные платежи и возврат товара поставщику); - неоплаченного поставщику.

Расчеты с поставщиком будут немного усложнены, если один и тот же товар может поступать от нескольких поставщиков. В этом случае необходимо вести партионный учет с указанием в поле партии признака поставщика, что позволит получить любую отчетность о продаже и оплате товаров каждого поставщика.

Если нет необходимости для каждого прихода хранить номер ГТД и свою учетную цену, все приходы от одного поставщика можно оформлять на одну партию с именем поставщика. Отбор по партии в Отчетах о движении товаров позволит отследить движение товаров конкретного поставщика. В этом случае Мини-отчет с детализацией по партии даст Вам сравнительную характеристику по объемам продаж, сумме оплаты и торговой надбавке товаров по поставщикам.

Если необходим партионный учет по каждому приходу, можно воспользоваться стандартным алгоритмом генерации партий, где в название партии подставляется номер прихода, краткое имя поставщика и признак Откуда узнал, а в Срок годности партии - дата приходного документа. Тогда каждому приходу можно поставить в соответствие номер ГТД и сертификат. В этом случае в Отчетах о движении товаров необходим отбор по партии - по включению имени поставщика в контекст названия партии. Мини-отчет с детализацией по партиям даст информацию по каждому приходу от поставщика. в том числе сумму оплаты. Сумму оплаты покупателей за товар конкретного прихода поставщика можно получить в мини-отчете по расходу (колонка "Сумма оплаты") с отбором по партии (возможно по включению в контекст) и с детализацией по партии - приходу.

Общий долг перед поставщиком можно получить в Отчете о взаимодействии с организациями с отбором по поставщику. Сумму оплаты отгрузок товара конкретного поставщика можно увидеть в колонке :ОплРасх" с отбором по партии или по включению. Для того, чтобы узнать какой долг перед поставщиком мы можем погасить, нужно узнать сколько мы уже заплатили. Для этого, если не было возвратов поставщику, достаточно просмотреть итоговую сумму по реестру расходных платежей с отбором по организации - получателю платежа, либо в мини-отчете по приходу с отбором по организации (колонка "Сумма оплаты"). Затем оформляем расходный платеж (можно с автоподбором товаров к оплате), сумма которого равна сумме, полученной за товар поставщика от покупателей за вычетом суммы, уже оплаченной поставщику. Полученная разность не должна превышать общий текущий долг перед поставщиком.

Расчеты за товары по каждой партии можно увидеть непосредственно в Справочнике Партий, не составляя специальных отчетов. В Справочнике партий и в подтаблице Партий справочника Товаров есть расчетные колонки, показывающие взаиморасчеты с поставщиком по каждой партии:
ОплачПоставКол, ОплачПоставСум (1) - оплаченные суммы всех приходов данной партии (собирается из соответствующих значений колонки "СумОпл" журнала движения по приходам);
ПроданоКол,ПроданоСум (2) - оплаченное клиентами отгруженное количество в учетных ценах (учетная сумма отгруженного количества партии товара в расходной накладной распределяется на оплаченное количество в отношении КолОпл/Кол);
НеОплачПоставКол, НеОплачПоставСум - не оплаченные количества и суммы поставщику по данной партии товара из суммы, уже оплаченной покупателями, то есть разность колонок (2-1).

Обратите внимание, что эти колонки рассчитываются по документам ВСЕХ складов, независимо от их доступности и выборе при входе в систему. Документы перемещения не участвуют в расчете, так как не оплачиваются. Есть смысл выводить эти колонки на просмотр только при необходимости, так как они сильно снижают быстродействие при работе со Справочником Партий.