Статьи, доклады, публикации

Инвентаризация в программах комплекса «ФОЛИО Купец»

А не пора ли узнать, что творится у меня на складе?

В каких ситуациях обычно проводят инвентаризацию:

  • Регулярная синхронизация данных о складе с фактическом его наполнением;
  • Неясность с реальными остатками (и отсюда, например, неясности с заказом нового товара у поставщика и т.д.);
  • Наличие "потерянных товаров" на большом складе, т.е. таких которые трудно отыскать;
  • Подготовка к более рациональному использованию склада;
  • Воровство или подозрение, что оно имеет место;
  • Проверка имущества организации.

Задача инвентаризации, будь то на складе или целиком в организации, всегда требует организационных усилий, иначе Вы подсчитаете что-нибудь несколько раз или недосчитаете часть склада.

Инвентаризацию можно проводить как вручную, так и автоматически, используя оборудование для автоматической идентификации и сбора данных: - сканеры штрих-кодов и терминалы сбора данных (в том числе и радиотерминалы). Может быть как полная, так и частичная инвентаризация, когда, например, сверяется только часть склада.

Все перечисленные подходы и способы инвентаризации можно использовать в складских программах фолио - WinCклад или ЛогистикСклад.

В комплексе автоматизации розничной торговли фолио POS Магазин для проведения инвентаризации реализована специальная функция электронной ревизии.

Рассмотрим различные решения по инвентаризации в складских программах.

Проведение автоматической инвентаризации

Для организации автоматической инвентаризации (с помощью оборудования) необходимо снабдить штрих-кодом каждый товар и выполнить необходимый минимум предварительных мероприятий (показать мероприятия).

Временные затраты на проведение автоматической инвентаризации в несколько раз меньше, чем при инвентаризации вручную.

Проведение инвентаризации с использованием радиотерминалов сбора данных

Инвентаризация с использованием радиотерминалов гораздо более эффективна, чем другие виды инвентаризации. Работник склада получает задание на радиотерминал и в автономном режиме выполняет его. Порядок работ по инвентаризации следующий:

В программе составляется "Реестр заданий на инвентаризацию". Реестр состоит из заданий, каждое из которых может создаваться по следующим принципам:

  • инвентаризируется один товар;
  • инвентаризируется группа товаров;
  • инвентаризируется одна ячейка;
  • инвентаризируются структура ячеек;
  • инвентаризируются пустые ячейки и товары с нулевым остатком;
  • инвентаризируются непустые ячейки и товары с ненулевым остатком;
  • исключаются из инвентаризации ячейки и товары, по которым начатое (планируемое) движение еще не завершилось;
  • все ячейки, задействованные в инвентаризации, блокируются для других операций.

Далее сформированное задание распределяется между сотрудниками и передается им на радиотерминалы. Строки задания на радиотерминале могут высвечиваться либо в порядке возрастания артикула товара либо в порядке возрастания названия ячейки.

Процесс инвентаризации с помощью радиотерминала заключается в сканировании штрих-кода ячейки и штрих-кода товара, находящегося в этой ячейке и если нужно, ввода фактического количества отсканированного товара (по умолчанию ставится наличие по базе данных).

После завершения инвентаризации сотрудником своей части задания оно передаётся на сервер и высвечивается в результатах выполнения задания в реестре заданий.

После завершения инвентаризации всеми сотрудниками, участвующими в задании, а это может быть целая группа работников, инвентаризирующих разные части склада одновременно, задание получает статус выполненного, по нему производится автоматическая корректировка базы данных, остатки товаров в ячейках доводятся до фактических, при этом формируются сводные данные по недостаче и излишкам.

Проведение инвентаризации с использованием сканеров штрих-кодов и терминалов сбора данных

При инвентаризации этими более простыми и дешевыми устройствами сначала в накладную сборки программы из справочника товаров выбирают все инвентаризируемые товары с расчетным по базе фактическим количествам по данным программы, содержащемся в справочнике товара. Затем сканируют с товаров фактическое количество на складе. Таким образом по разнице между фактическим и расчетным количеством при сохранении накладной сборки расчетное количество в базе данных становится равным фактическому.

Чтобы избежать проблем при инвентаризации в случае расхождения списка номенклатуры в окне ввода и в файле от терминала сбора данных, предлагается второй способ инвентаризации, при котором не обязательна предварительная загрузка интвентаризируемых товаров в Окно ввода.

Если вы работаете, например, с продовольственными товарами, то инвентаризация сводится к выяснению сколько чего с какими сроками годности (возможно также датами производства и другими датами, номерами сертификатов и т.д.) и из каких поставок где лежит. Все эти нюансы учтены в программе "фолио WinСклад" - просто при выборке товаров для инвентаризации надо выбрать не сам товар, а его партии. И количество указывать для каждой партии. Но при использовании оборудования штрих-кода все партии товара должны иметь свой штрих-код. Это также реализовано в программе "фолио WinСклад" при формировании документов по инвентаризации.

Проведение ручной инвентаризации

В складских программах инвентаризация осуществляется путем оформления накладной сборки, в которую заносятся все товары из Справочника или выборочно (например, по группе/подгруппе).

В колонку "Новый остаток" вручную вводят величину посчитанного остатка данного товара.

В колонку "Кол-во" документа автоматически рассчитывается количество товара по формуле: "Колич.=Новый ост. - кол-во товара по справочнику в программе".

Появление в колонке "Кол-во" товаров с отрицательным количеством указывает на недостачу, с положительным - на излишки.

Сохранение этой сборочной накладной приводит фактический остаток в Справочнике товаров к новому остатку, указанному в соответствующей колонке накладной сборки.

наверх