Биллинг на складе - система управления складами ответственного хранения

В этой статье пойдет речь о проблемах внедрения систем автоматизации склада, в частности, о наименее освещаемой в прессе теме биллинга или по-русски о тарификации складских услуг (ТСУ). А именно о подходах к автоматизации расчета стоимости этих услуг. ТСУ особенно актуальна для складов, предоставляющих услуги ответственного хранения.

Рассмотрим функционал, который необходим для реализации схемы тарификации, какие трудности встречаются при внедрении такой схемы на практике и автоматическом ее использовании в компьютерной программе.

Задачей модуля ТСУ является подсчет стоимости услуг, предоставляемых складами ответственного хранения (СОХ) всем своим клиентам за определенный промежуток времени. Поэтому очевидно, что входами в этот модуль будут все характеристики товара (весовые, объемные, требования к условиям хранения и т. д.), перечень работ, произведенных над ним на складе, временные параметры нахождения его в определенном статусе, а также условия договора с каждым клиентом. Выходом модуля являются два основных документа - обобщенная стоимость услуг за определенный период (счет) и подробная расшифровка всех услуг с указанием стоимости каждой (отчет).

Сегодня данная задача обычно решается в рамках бухгалтерии, куда передается обобщенная информация об объемах товаропотока и произведенных работах и чаще всего в бумажном виде. Когда количество клиентов и объемы невелики, с задачей подсчета стоимости услуг еще можно справиться, да и то с очень приблизительным результатом. В чью сторону ошибка - исполнителя работ или клиента - неизвестно. А когда количество клиентов, услуг, предоставляемых им, а также объемы обработанных грузов и товаров достигают определенного уровня, эта задача становится объективно неразрешимой. В компьютерных системах, именующихся, как WMS-системы^{*)WMS (Warehouse Management System - система управления складом):
автоматизированная система управления складом, работа которой базируется на технологии автоматической идентификации, с использованием принципа адресного хранения и удаленном способе управления персоналом.} обеспечивается полная наблюдаемость состояния груза, действий над ним в течение всего его жизненного цикла на складе. Поэтому представляется логичным формализовать процедуры расчетов и ввести их в состав WMS системы (рис. 1).

рис. 1. Система управления складом. Блок-схема

Чтобы оценить многообразие видов услуг, рассмотрим в качестве примера достаточно типичный прайс-лист одной из компаний, оказывающей услуги ответственного хранения. (посмотреть).

Если проанализировать прайс-листы других компаний, то можно встретить объявленные скидки, зависимость цены от высоты подъема или веса одного места, цены на предпродажную подготовку того или иного вида, тарифы на хранение товара в транспортном средстве на складской территории, ограничения по времени хранения и т. д. и т. п. А для складов, оказывающих услуги ответственного хранения по обработке металла, длинномеров, фармпрепаратов - состав услуг и методы расчета их стоимости будут абсолютно другими. Бывает, но очень редко, что владельцы складов назначают цену на интегральную услугу, что возможно при одинаково повторяющихся операциях над товаром. Это один из наиболее простых тарифных планов, который, действительно, можно рассчитывать по бумажным отчетам. Однако такой вид услуг не характерен для складов временного хранения. Как показал наш анализ работы нескольких СОХ, разработать универсальный модуль ТСУ, подходящий для любого склада, практически невозможно.

Какие же решения могут быть применены при реализации модуля ТСУ?

Во первых, после тщательного анализа комплекса предоставляемых услуг разных компаний мы разделили услуги на 2 класса: длящиеся и разовые. Это связано с применением принципиально разных алгоритмов подсчета стоимости услуги. Длящиеся - это услуга, стоимость которой зависит от времени ее предоставления. Типичный пример - хранение товара. Разовая - это услуга однократного действия над товаром. Пример - разгрузка товара. Еще очень важный момент, на который мы обратили внимание. Для некоторых услуг стоимость зависит от некоего параметра, а в технологическом процессе ввод его не предусмотрен и он, естественно, не попадает в систему. Например, не вводится объем грузового места. То есть, если в услуге оговаривается пороговый параметр, то он обязательно должен попадать в систему.

Известно, что разные зоны хранения могут иметь разные тарифы. Например, температурные зоны и зоны нормальных условий, стеллажного и напольного хранения и т. д. Для решения данной проблемы мы ввели специальные коэффициенты от базового тарифа. Это позволит, изменяя базовый тариф изменять тарифы всех аналогичных услуг, и, наоборот, изменяя коэффициент, изменять только одну составляющую услуги.

Учитывая специфику работы СОХ ("многоклиентность"), необходимо дополнить характеристики товара новым атрибутом, а именно, договором. Т. е. одни и те же гвозди могут лежать на одной полке, а обслуживаться одни по договору А, другие по договору В. Для строгой регламентации процесса необходимо наложить запрет на ввод (приемку) товара без договора.

Мы подходим к необходимости реализации базового модуля, состоящего из алгоритмов и связей, а также инструментария для гибкой настройки системы под конкретного клиента, т.е. программу, фактически готовую к использованию. Пользователь самостоятельно создает тарифные планы. С помощью системы коэффициентов настраиваются особенности тарифов товаров, зон хранения, условий выполнения услуг и т. д. Все параметры тарификации могут динамически изменяться.

В случае обнаружения в работе компании специфической услуги можно достаточно оперативно встроить в программу блок с принципиально отличающимся от уже имеющихся алгоритмом тарификации. Также должна быть реализована возможность ведения цен на услуги в произвольной валюте (многовалютность учета).

Отметим одну особенность при внедрении. Главное, конечно, убедить заказчика в том, что программа правильно считает его деньги. Не приходится ожидать точного совпадения с результатами ручного расчета бухгалтерией. Однако наличие подробного отчета по всем услугам позволяет преодолеть и эту трудность.

Реализация системы тарификации никогда не является окончательной. В процессе приобретения опыта внедрений у каждой компании, в зависимости от вида ее деятельности, обязательно появятся новые специфические алгоритмы расчета цен на предоставляемые услуги, которыми дополняется базовый модуль. При этом он будет приобретать все более универсальный характер, и для многих складов, предоставляющих услуги ответственного хранения, станет "коробочным" вариантом.

Конечно, невозможно в рамках статьи подробно описать весь путь, необходимый для создания программы тарификации услуг. Приобретенный нами многолетний опыт позволит теперь в достаточно сжатые сроки настроить программу согласно требованиям любого склада ответственного хранения, а также других компаний, оказывающих своим клиентам сложный комплекс услуг.