Как оценить эффективность вашей торговли и производства?

Перед каждым предпринимателем периодически встает вопрос: "А правильно ли я веду свой бизнес и что лучше сделать, чтобы увеличить прибыль?" Конечно, только сам предприниматель в силах ответить на этот вопрос, так как он знает о своем бизнесе то, чего не знает больше никто. Но интуиции все же не достаточно. Нужны объективные данные исходя из которых можно планировать свои действия и желательно без дополнительных затрат времени.

Такую возможность и должна предоставлять компьютерная программа, предназначенная для анализа финансовых показателей. Все данные должны вводиться не специально для анализа, а в процессе обычной учетной деятельности фирмы, т.е. при вводе первичных документов рядовыми сотрудниками. Если разработчики программы объясняют Вам, что нужно ввести еще много данных, чтобы понять картину бизнеса, то такая программа просто не рассчитана на решение подобных задач.

В первичных документах можно отразить все, вводя с помощью специальных справочников имеющихся в программе, некоторые дополнительные данные, среди которых особенно важными являются контракт, организация, источник информации о покупке (реклама). Так как первичные документы уже введены, у руководителя есть возможность мгновенно проанализировать результаты деятельности фирмы. Конечно лучше, если компьютер руководителя оснащен аналогичной программой и подключен к остальным компьютерам в локальной сети. В этом случае не требуется даже вставать с места. Однако важно, чтобы суммарные данные о работе фирмы не были доступны рядовым сотрудникам, что обеспечивается разграничением уровней доступа к функциям программы.

Несмотря на потенциальные возможности анализа при точном ведении бухгалтерского учета, бухгалтерская программа, не даст Вам досконального анализа торговых и производственных потоков и результатов, тем более, что в большинстве организаций бухгалтерию ведут только для налоговой отчетности. Наиболее важны при анализе складские документы о поступлении и отпуске товаров, а также документы об оплате. При этом практически невозможны ошибки в исходной информации, так как в отличие от ввода бухгалтерских проводок, здесь не требуется никакой квалификации. Поэтому для анализа деятельности фирмы в нашей, очень не простой для финансового учета ситуации в стране, мы бы порекомендовали скорее программу складского, а не бухгалтерского учета, хотя при тщательном ведении бухгалтерии, программно соединенной со складом, открываются еще некоторые дополнительные аналитические возможности.

Каким же основным требованиям должна отвечать аналитическая складская программа, годная не только для анализа остатков товара, а для оценки эффективности работы всей фирмы?

В первую очередь для создания полноценных аналитических отчетов, если рассматривать учетную работу склада, требуется наличие как складских документов (накладных,счетов), так и платежных (платежных поручений, кассовых ордеров и т.д.), а главное точное отслеживание связи между складскими и платежными документами, т.е. какими платежами оплачены соответствующие товары. Важно, чтобы одна накладная могла оплачиваться несколькими платежами и в общем расчете с поставщиками и реализаторами правильно учитывались платежи, пришедшие за "неизвестно какие" проданные товары. Без решения этой почти ежедневной проблемы Вы никогда не получите правильной суммарной информации. Это особенно верно для оптовиков.

Если исходная информация вводится просто, без затруднений, но в достаточном объеме, сразу появляются существенные аналитические возможности. Это, например, просмотр любого отчета в интересующем руководителя разрезе: за произвольный период времени, по организации-покупателю, поставщику, контракту, товару, группе и подгруппе товаров, сумме платежа, источнику информации, признакам возврата, оплаты, нал/безнал, валюте и другим. Важно, чтобы можно было без усилий получить суммарные данные не только по каждому приведенному разрезу, но и по всем вариантам каждого признака, например суммарный отчет о наличных оплатах в валюте и в рублях за последнюю неделю по каждому контракту и каждой организации. И все это в одном результирующем документе. Причем руководитель легко выбирает сам какие из признаков его интересуют и получает нужный отчет.

Я останавливаю Ваше внимание на слове "легко", так как многие программы могут с помощью специальных настроек составить неплохие отчеты, но для этого сначала понадобится хорошо потрудиться. Руководитель должен просто выбрать интересующие его признаки, например источники информации и тогда сразу же, получив отчет, он сможет сделать выводы об эффективности рекламы. Обязательно необходимо и графическое представление, желательно объемное, так как при большом количестве информации нелегко проанализировать голые цифры, а график воспринимается значительно проще. Такие графики и тексты не стыдно представить для обсуждения и серьезному деловому партнеру.

Для анализа взаиморасчетов с партнерами в программе должны присутствовать исчерпывающие отчеты, позволяющие увидеть как итоговые задолженности по каждой организации, так и по каждому товару в денежном и количественном выражении. Необходимо иметь возможность просмотреть на диаграмме, например, 5 наиболее злостных должников и их долю в общем долге или 10 наиболее успешных реализаторов Вашей продукции. И снова я обращаю внимание, что это возможно без всякого дополнительного ввода информации помимо обычных первичных документов.

Если у Вас имеется несколько складов и они находятся далеко друг от друга, для получения обобщенной информации по всем складам программа должна содержать механизм передачи части данных (например, за сегодняшний день или за неделю) с одного склада на другой, например, для сбора информации в центральный офис. Необходимо, чтобы информацию можно было оперативно передать по каналам связи или была возможность работы в режиме on-line. Тогда у руководителя будет достоверная информация о результатах деятельности, а менеджер сможет вовремя узнать о необходимости заказать заканчивающийся товар.>

Выбрав хорошую аналитическую программу складского учета, Вы всегда будете в курсе всего, что происходит в Вашей фирме и сможете найти самые удачные решения для Вашего бизнеса.