Статьи, доклады, публикации
Евгений Валкин,
ФОЛИО.

Опубликовано:
журнал «Современный склад»
№1, 2005 г.
Версия для печати
(саморазворачивающийся архив статьи: store_automation.exe - 76 Кб.)

Автоматизация склада - как ее проводить...
Заметки практика

Данной статьей открывается цикл публикаций, посвященных опыту практических внедрений систем автоматизации как складских комплексов в целом, так и отдельных важных функциональных модулей. Безусловно, рассмотренные аспекты не претендуют на всеобъемлящий анализ проблем автоматизации и истину в последней инстанции. Это лишь результаты выводов, сделанных автором из опыта многочисленных реальных внедрений и посвященых главным "подводным камням". Советы не являются обязательными, но они могут помочь существенно уменьшить стоимость внедрения, перенеся, правда, ее на предварительный этап, но в существенно меньшем объеме.

Наконец, наступил момент, когда проблема автоматизации склада стала реальной необходимостью для Вашей компании. Либо по причине Вашей продвинутости в данном направлении, либо жизнь заставила - Вас не устраивает отсутствие наблюдаемости процессов, задержки в получении требуемой информации, ее достоверность, трудности расчетов с клиентами, полная зависимость от заведующего складом, либо что-то другое. В этом случае необходимо понимать, что склад должен подготовиться к автоматизации. Что же включает в себя данное утверждение? А то, что лучше напрячься до начала внедрения, чем перенапрячься в процессе.

Итак, что же значит подготовиться ? Конечно, идеально - это когда прописаны все бизнес-процессы, их регламентация и т. д. Однако на практике такое встречается крайне редко, особенно для малых и средних предприятий. Чаще всего руководителям этот этап представляется затратным и бесполезным - мол, и так все срастется в процессе внедрения. Может да, а может и нет; при этом показатель время/деньги оценить практически невозможно. Поэтому желательно, если не описать все досконально, то хотя бы провести анализ состояния компании и понять, что же о ней неизвестно и что необходимо доопределить. В данной статье как раз и хотелось бы рассмотреть круг объективно необходимых мероприятий, без проведения которых процесс автоматизации не даст желаемых результатов, или же вообще закончится неудачей и выброшенными на ветер деньгами. Затраты на внедрение на неподготовленном предприятии могут в разы превышать стоимость самого программного продукта.

Что же можно вложить в понятие "подготовка к автоматизации"? В минимально необходимом объеме - это ряд организационно-технических мероприятий, способствующих организационному упорядочению и информационной прозрачности прохождения процессов. Попробуем их сформулировать.

Организационная структура склада

Анализ организационной структуры необходимо провести с точки зрения определения ролей в технологическом процессе, отсутствия дублирования функций, наличия должностных инструкций и механизмов их исполнения. Необходимо проанализировать потоки управляющих воздействий (распоряжений), их адресность и способы контроля исполнения. Одновременно определяется и количество рабочих мест в производственном процессе, их функции и точки ответственности. Персонал должен работать хорошо, поэтому необходимо организовать возможность учета всех работ, выполненных персоналом, а также время их выполнения. Это даст информацию для планирования системы поощрений и, в дальнейшем, рассчитывать себестоимость операций и процессов.

Документооборот

Четко определенный документооборот для склада фактически определяет информационный поток, сопровождающий товар на протяжении его жизненного цикла на складе, в том числе фиксирует точки передачи материальной ответственности за товар. Не от всех бумажных документов можно будет отказаться после завершения процесса автоматизации. Поэтому анализ и оптимизация документооборота необходимы для определения состава информационных потоков и подготовки печатных форм.

Регламент прохождения процессов

Регламент здесь понимается как определение строгой и однозначной последовательности действий над предметом труда и запрет его нарушения. Поэтому необходимо проанализировать все процессы на наличие механизмов защиты от умышленного (или не умышленного) изменения определенного течения процесса, возможности фиксации причин и оперативного реагирования на них. Например, должно быть невозможно положить товар на хранение, не приняв его от перевозчика, нельзя проводить какие-либо действия над товаром во время инвентаризации и т. д. Строго разработанный регламент позволит легко предусмотреть и реализовать соответствующие блокировки в программном обеспечении и таким образом управлять процессами. Разработка регламента очень тесно связана с документооборотом.

Склад

Теперь перейдем непосредственно к рассмотрению склада как архитектурного сооружения - т. е. места, где проводится работа над предметом труда. Необходимо проанализировать, насколько хорошо проработано разделение склада на зоны. Оно должно быть осуществлено так, чтобы, во-первых, обеспечивалась наблюдаемость товара на протяжении всего его жизненного цикла на складе, во-вторых, учитывалась бы специфика хранения и в-третьих, было бы достаточно удобно вести разметку склада в будущей программе. Имеются ввиду такие зоны как, например, зоны приемки/выдачи товара, хранения, температурные зоны, зоны брака и возврата, зоны хранения тары и т. д. Необходимо также проанализировать и определить характеристики групп ячеек хранения: - габаритно-весовые, температурные, координатные и т. д. Все эти данные позволят четко алгоритмизировать и, соответственно, реализовать в программе правила управления размещением товара и исключить ошибки при определении мест хранения. После решения вопроса разбивки склада на зоны необходимо определиться с поячеечной адресацией, т. е. каждая ячейка должна иметь свой уникальный, но при этом интуитивно понятный адрес. Сегодня существует набор достаточно стандартных правил адресации из которого можно просто выбрать наиболее подходящий для конкретного склада. При этом желательно не упускать из виду, что метод должен дать возможность в будущем перейти на технологию штрихового кодирования. На данном этапе внутреннего аудита склада неплохо поставить и решить для себя вопрос метода визуализации. Не всегда и не всем необходима объемная картинка стеллажей, которая, по большому счету, не является достаточно информативной, но зато дороже в разработке. В большинстве случаев бывает достаточно древовидного или координатного методов визуализации заполняемости рядов и ячеек.

Товар

Товар является одним из самых важных объектов на складе, он же предмет труда. Правильная и информативная кодировка товара является обязательным условием четкой работы складского комплекса. На разных типах складов даже для аналогичных товаров она может серьезно отличаться. Например, для дистрибьюторов важны учетные цены товара по партиям, а для складов временного хранения они не являются обязательными. Поэтому вид кодировки, список атрибутов, характеризующих товар, определяются по своему в каждом конкретном случае и зависят от задач, решаемых складом и компанией. Два слова по поводу автоматической идентификации товара (АИ). Необходимо очень тщательно оценить объективную потребность данного шага. Переход на АИ потребует достаточно больших инвестиций, а организовать четкую работу склада можно и на этикеточных технологиях, когда товар маркируется этикеткой. Бывают случаи, когда без штрихового кодирования не обойтись - например в случае предпродажной подготовки товара в розницу. А в других случаях, оно может только усложнить технологический процесс. Сегодня даже многие крупные многономенклатурные склады обходятся без штрихового кодирования и других методов АИ. Однако, при подготовке к внедрению систем автоматизации желательно все же заложить возможность перехода в будущем на передовые технологии. Все это - вопросы размеров (и возможностей) единовременных инвестиций.

Подведем некоторые итоги

В ограниченных рамках статьи невозможно коснуться всех аспектов подготовки к автоматизации. Здесь не затронуты вопросы тарификации предоставляемых услуг, подготовки справочников, анализа уровня квалификации персонала и т. д. Задача заключалась в том чтобы показать, что грамотная и заблаговременная подготовка к внедрению позволит существенно сократить сроки самого внедрения, средства и нервы. Вся статья посвящена теме необходимости четкой формализации всех процессов, понимания своего бизнеса. Только при таком подходе возможно успешное решение задачи автоматизации. В противном случае в процессе внедрения приходится прибегать к методу экстремального программирования, результат которого большей частью не предсказуем и в дальнейшем потребует доработки или даже переделки, что не нужно ни разработчику, ни, тем более, заказчику.

В следующих статьях будут описаны конкретные примеры внедрений, трудности с которыми пришлось столкнуться разработчикам и заказчикам, а также возможные выходы из таких ситуаций.

наверх