Статьи, доклады

см. также Пресс-релизы

Евгений Валкин,
Генеральный директор
компании ООО "ФОЛИО 2000"

Сложные ситуации простой торговли

В демонстрационный зал нашей фирмы часто приходят руководители и менеджеры торговых фирм, находящиеся в поиске компьютерных программ для складского и финансового учета. Чтобы выяснить решение каких проблем наиболее важно для клиента, наш консультант обычно спрашивает: "Как организован у Вас учет принятых и отпущенных товаров?". При этом очень часто можно услышать примерно такой ответ: "Да что Вы у нас учет совсем простой, как у всех".

Что же такое стандартный учет для торговли и насколько он прост? Какие требования к программе складского учета необходимо предъявлять, чтобы она легко реализовала этот самый "очень простой учет". Опыт общения с несколькими тысячами наших клиентов, работающими в области торговли, показал нам, что совсем простого учета практически не бывает! Сами отношения между покупателем и продавцом, поставщиками продукции, дилерами и т.д. уже требуют специальных методов учета, чтобы в фирме могли разобраться кто сколько должен, сколько чего осталось и что можно спланировать. Иначе не имеет смысла и покупать программу.

Рассмотрим всего лишь малую часть проблем, которые постоянно встречаются в практике наших клиентов, ведущих казалось бы совсем несложный учет для торговых предприятий:

1. При получении покупателем по счету имеется не весь товар, а лишь часть. Требуется отпустить товар по накладной и автоматически оставить в резерве неполученную часть.
2. Для некоторых товаров имеются нестандартные налоги, отличающиеся от величины налогов для остальных товаров по одному и тому же документу (накладной или счету). Желательно, чтобы такие налоги автоматически попадали в документы при вводе товара.
3. Для каждого товара кроме учетной, наличной и безналичной цены, необходимы специальные цены, имеющие или абсолютное значение или рассчитываемые как цена с коэффициентом. Важно, чтобы такая цена товара сама попадала во вводимый документ в соответствии с каким-либо признаком цены, вводимом в документ (например, цена для определенной организации или по контракту - для дилеров, поставщиков и т.д.)
4. Требуется ввод и учет одних и тех же товаров иногда, например в штуках, иногда в фасовках. Пересчет из одних единиц в другие должен производиться программой автоматически.
5. Регулярно проводится инвентаризация, т.е. например в конце дня подсчитывается сколько осталось товаров и проданный товар отпускается единственной накладной, исходя из знания не количества проданного товара, а его остатка. Накладная с нужными количествами составляется автоматически при вводе нового остатка товаров на складе.
6. При составлении накладной необходимо учесть транспортные, таможенные и другие накрутки на пришедший товар и автоматически внести их в цену каждого товара, раскидывая эту надбавку равномерно в зависимости от суммы, веса, количества или числа фасовок, например погрузка зависит от веса или числа фасовок, а таможня обычно от суммы.
7. Фирма имеет несколько складов находящихся в разных местах города. Необходимо периодически передавать информацию о принятых и отпущенных товарах со склада на склад, например на центральный склад. Передача осуществляется с помощью дискет или по модему.
8. Помимо автоматически получаемых прайс-листов, необходимо печатать с помощью программы и ценники на каждый товар, выставленный в магазине.
9. Необходима возможность работы с количествами, суммами рублевыми и валютными с высокой степенью точности. Это бывает нужно, например, когда стоимость мелкой единицы товара указана в валюте с точностью до 4-го знака, а отгрузка идет сотнями и тысячами штук.
10. От постоянного партнера приходит сумма, которую нельзя отнести в счет погашения определенного товара или эта сумма оплачивает только часть товаров из нескольких накладных. В любом случае часть денег остается "не закрепленной" за оплачиваемыми товарами. Однако необходимо учесть эту сумму, правильно рассчитав долги партнера.

Мы встречаемся также с множеством специальных неочевидных задач, которые типичны для некоторых областей торговли. Особенно в этом отношении интересны и сложны торговля продуктами питания и фармацевтической продукцией. Большую часть этих проблем может снять хорошая компьютерная программа складского учета. Надеемся, что читатели при выборе складской или бухгалтерской программы не забудут о тех совсем непростых ситуациях "простого" учета которые возникают и в их работе.