Программы ФОЛИО: ЧаВо
(Типичные вопросы пользователей)

Содержание

• Ввод первичных документов
• Вопросы по постановке учета
• Бухгалтерия, подготовка данных
• Вопросы системных администраторов
• Отчетность
• Сервисные функции
• Технические требования и настройки
• Цены и налоги
• Программы для розничной торговли
• Установка демоверсий и работа в on-line
• Работа с фолио WinСклад
  • Чем отличается фолио от 1С?
  • Области применения
  • Первичные документы. Ввод-вывод данных
  • Серии, партии, сертификаты
  • Оборудование для автоматической идентификации и сбора данных
  • Работа с данными, отчетность
  • Доработки, поддержка, гарантии

Что еще спрашивают наши пользователи - смотрите на Форуме.

Вопросы системных администраторов

1. Мы установили SQL сервер на диск С, но хотелось бы разместить базу данных в другом месте (например на съемный диск), можно ли это сделать и, если - да, то как?
   Ответ Скрыть ответ
   Для установки файлов баз данных SQL (или MSDE) на других дисках (устройствах) необходимо:

   1. Остановить SQL сервер.
   2. Скопировать (а не переместить!) файлы рабочей базы данных (по умолчанию располагаются C:\MSSQL7\DATA , а там 2 файла с названием базы и расширениями: *.ldf и *.mdf) в требуемый каталог.
   3. Запустить SQL сервер.
   4. Любым текстовым редактором создать файл sql-запроса (желательно сохранить с расширением: *.sql) следующего содержания:
      EXEC sp_attach_db @dbname = N'имя_новой_базы',
      @filename1 = N'полный_путь_к_файлу_mdf',
      @filename2 = N'полный_путь_к_файлу_ldf'
      где: имя_новой_базы - не должно совпадать с именами уже существующих БД;
      полный_путь_к_файлу_mdf - путь с указанием диска, пути, и имени самого файла;
      полный_путь_к_файлу_ldf - путь с указанием диска, пути, и имени самого файла;
      всё, что написано жирным шрифтом прописать обязательно
   5. Запустить SQL Администратор.
   6. В меню "Замена" выбрать пункт "Выполнение внешнего SQL запроса из файла", указать путь к созданному файлу и выполнить его.
   
   
2. Мы установили пароль системного администратора (логин SA) и, к сожалению, потеряли его. Соответственно, невозможно сделать резервную копию БД (которую можно было бы восстановить после переустановки SQL сервера).
   Что делать ?!
   Ответ Скрыть ответ
   Для выхода из ситуации необходимо:

   1. Остановить SQL сервер.
   2. Скопировать (а не переместить!) файлы рабочей базы данных (по умолчанию располагаются C:\MSSQL7\DATA, а там 2 файла с названием базы и расширениями: *.ldf и *.mdf) в требуемый каталог.
   3. Деинсталлировать SQL сервер и установить его заново.
   4. Запустить SQL сервер.
   5. Любым текстовым редактором создать файл sql-запроса (желательно сохранить с расширением: *.sql) следующего содержания:
      EXEC sp_attach_db @dbname = N'имя_новой_базы',
      @filename1 = N'полный_путь_к_файлу_mdf',
      @filename2 = N'полный_путь_к_файлу_ldf'
      где: имя_новой_базы - не должно совпадать с именами уже существующих БД;
      полный_путь_к_файлу_mdf - путь с указанием диска, пути, и имени самого файла;
      полный_путь_к_файлу_ldf - путь с указанием диска, пути, и имени самого файла;
      всё, что написано жирным шрифтом прописать обязательно
   6. Запустить SQL Администратор.
   7. Если Вам все еще хочется иметь собственный пароль:
      1. Установите пароль на SA.
      2. Забудьте его.
      3. Далее по пунктам, начиная с 1-го. :-))
   
   
3. Как разграничить доступ пользователей к различным функциям в программе ?
   Ответ Скрыть ответ
   В программе имеется функция настройки уровней доступа (Установки а Настройка а Настройка уровня доступа), но настройка эта действует исключительно на группы пользователей (за исключением доступа к складам). Поэтому для того, чтобы была возможность ограничивать различные права пользователей, необходимо при помощи SQL Администратора:

   1. Присвоить каждому физическому пользователю (оператору) свой собственный логин (входной идентификатор) и пароль (не обязательно, но в целях безопасности - желательно). Для этого в SQL Администраторе зайти в меню "Пользователи" и выбрать "Входные идентификаторы", далее нажимая кнопку "Добавить" прописываем входные идентификаторы всех физических пользователей .Входной идентификатор может быть указан только латинскими символами. В результате имеем логины пользователей, которые имеют доступ к SQL серверу (но не к его базам данных).
   2. Второй этап - создание групп пользователей. В отличие от входных идентификаторов, группы пользователей являются принадлежностью базы данных и соответственно у каждой БД могут быть свои собственные группы пользователей. Для создания групп в конкретной БД необходимо в меню SQL Администратора "Базы" выбрать "Базы сервера", и в текущем окне выделить интересующую Вас базу. Далее в меню "Пользователи" выбрать "Группы базы" и нажимая кнопку "Добавить" указать необходимые группы, для которых в последствии и будут накладываться ограничения.
   3. Третий этап - создание пользователей базы. Пользователь, так же ,как и группа, является принадлежностью базы данных и соответственно у каждой БД могут быть свои собственные пользователи, т.е. по одному входному идентификатору пользователь может иметь доступ только к определенным базам сервера. Чтобы "прописать" пользователей, имеющих доступ к конкретной БД, необходимо сначала выбрать текущую базу (см. п.2). Далее в меню "Пользователи" выбрать "Пользователи базы". После нажатия кнопки "Добавить" в открывшемся окне возникает окно ввода нового пользователя базы. Здесь необходимо выбрать входной идентификатор из низпадающего списка "Пользователи сервера", указать имя пользователя (можно кирилицей) и прикрепить к одной или нескольким группам, поставив галочки рядом с соответствующими группами. При прикреплении пользователя к нескольким группам, на его запреты действует правило дизъюнкции, т.е. логического сложения. Например, если группа А имеет доступ к определенным функциям, а группа Б - не имеет, то ,включая пользователя в группы А и Б одновременно, мы лишаем его доступа к этим функциям.
   4. Четвертый этап - "раздача слонов". В программе прописываются доступные склады для пользователей (по умолчанию доступа к складам нет), а в закладке "Доступ к функциям" прописываются группы НЕ имеющие доступ к выбранной функции (по умолчанию доступ ко всем функциям открыт).
   
   
4. Как правильно установить ServicePack3 для МSSQL7(MSDE)?
   Ответ Скрыть ответ
   Особенности установки Sp3 для MSSQL7(MSDE):

   1. При первом запросе "Select the authentication mode setup should use to connect to SQLServer" - выбрать SQL-Server.
      Пароль не вводить.
   2. Далее в окне "Autentication Mode" выбрать Mixed Mode и поставить галочку Blank Password.
      Пароль не вводить .

   Повторная инсталляция SP3 с правильными установками позволяет устранить ошибки, допущенные в предыдущей инсталляции Sp3.
   
   
5. Можно ли организовать удаленную работу одного из клиентских мест по выделенной линии?
   Ответ Скрыть ответ
   Можно, при условии что, база данных не слишком велика (1000-2000 наименований товаров), а скорость передачи данных - не менее 128 Кб/с
   

   к cодержанию

Отчетность

1. Как в складской программе получить итоговую сумму остатков на складе в отпускных ценах?
   Ответ Скрыть ответ
   Итоговую сумму остатков товаров в отпускных ценах можно получить в Справочнике товаров, если колонку "Сумма" перевести из невидимых колонок в - видимые, итоговую сумму по складу можно увидеть в режиме печати Справочника.
   
   
2. Как в программе "ФОЛИО WinСклад" получить итоговую сумму остатков на складе в учетных ценах?
   Ответ Скрыть ответ
   Итоговую сумму остатков на складе в учетных ценах можно получить в "Отчете движения товарно-материальных ценностей" в колонке "Конечная Сумма" (в окне настройки Отчета должна быть активна установка "учетная сумма"). Итоговая сумма в учетных ценах будет рассчитываться на конец указанного периода или на текущий момент при отсутствии отбора по дате.
   
   
3. Как просмотреть и распечатать информацию о товарах на складе с ненулевым фактическим остатком?
   Ответ Скрыть ответ
   Распечатать информацию о товарах на складе с ненулевым фактическим остатком можно из Справочника товаров программы "ФОЛИО WinСклад" с соответствующим отбором по фактическому остатку (>0).
   
   
4. Как в складской программе отследить реализованный (оплаченный покупателями) товар конкретного поставщика: а\ если товар всегда поступает от одного поставщика; б\ если поставка товара может быть от нескольких поставщиков?
   Ответ Скрыть ответ
   Отследить реализованный (оплаченный покупателями) товар конкретного поставщика можно:
   

   а\ - если товар поступает от одного поставщика: В Карточке товара должно быть заполнено поле Поставщик, тогда при отборах по поставщику товаров и Оплаченные можно отследить реализованный и оплаченный товар через Журнал движения товаров, Отчет движения товарно-материальных ценностей, мини-Отчеты
   В версии 7, 7Е (клиент-сервер) программы можно пользоваться также Отчетом по поставщикам.
   б\ - если товар поступает от нескольких поставщиков: Если Справочник товаров небольшой, можно один товар заводить разными артикулами (для каждого артикула - “свой” поставщик). И далее отследить по каждому артикулу как в п. а\; Другой способ - заводить (в приходных - ) и отпускать (в расходных) накладных товары разных поставщиков по каждому артикулу по партиям. Пользуясь отбором по партии (то есть по поставщику) в мини-отчете можно получить отчет по реализованным товарам интересующего Вас поставщика.
   
   
5. Как в складских программах посмотреть уже полученную прибыль (от оплаченного товара) и ожидаемую прибыль от реализованного товара?
   Ответ Скрыть ответ
   В программах "ФОЛИО WinСклад" посмотреть уже полученную прибыль от уже проданного и оплаченного товара можно посредством Отчета движения товарно-материальных ценностей и миниОтчета с отборами по дате, товару (артикулу) и оплаченным товарам. Ожидаемую прибыль от реализованного товара можно посмотреть также посредством Отчета движения товарно-материальных ценностей и миниОтчета с отборами по дате, товару (артикулу) и неоплаченным товарам.
   
   
6. Как производить взаиморасчеты в ФОЛИО WinСклад, если товар получают в валюте, а продают в рублях?
   Ответ Скрыть ответ
   Взаиморасчеты можно посмотреть в Отчете взаимодействия с организациями. Если товар получают в валюте, а продают в рублях, необходимо при оформлении приходных накладных фиксировать валютную цену, в Карточках товара заводить валютные отпускные цены, указать код валюты. При оформлении расходных накладных делать перерасчет валютных цен по курсу на день отгрузки в рубли: при оплате рублевые суммы платежей - перерасчитывать в валюту по курсу на дату оплаты. Валютный "Отчет о взаимодействии" в этом случае покажет долг Ваших клиентов перед Вами в валюте с учетом курсовой разницы.
   
   
7. Если расчеты с поставщиком производятся через у. е. (оплата и поставка разнесены по времени) как посмотреть рублевую массу, потерянную из-за повышения курса у.е.?
   Ответ Скрыть ответ
   При условии полного погашения валютного долга, эта информация может быть получена в Отчете "Взаимодействие с организациями". Предварительно необходимо настроить колонки в Отчете , а также сделать отбор по конкретному поставщику.
   Примечание: в Карточке товара должны быть введены валютные цены, указан и зафиксирован код валюты. При оформлении накладных необходимо делать перерасчет как из валюты, так, наоборот - из рублей в валюту. Тогда в колонке "Долг (руб)"будет выведена рублевая курсовая разница, потерянная из-за повышения курса у.е.
   
   
8. Покупатели рассчитываются рублями (отгрузка и оплата разнесены по времени), как посмотреть потерю в валюте из-за повышения курса для оплаченных товаров?
   Ответ Скрыть ответ
   При условии погашения рублевого долга, потерю или прибыль можно увидеть в валютном Отчете "О взаимодействии с организациями" в колонке "Долг (вал.)" или "Переплата (вал.)", соответственно. При этом, в Карточке товара должен быть зафиксирован код валюты, а в сохраняемом документе - отражены как валютная, так и рублевая суммы.
   
   
9. Где в складской программе можно посмотреть, товары какого поставщика пользуются большим спросом и дают большую прибыль?
   Ответ Скрыть ответ
   В мини–Отчёте по поставщику в разделе расхода, но ещё более наглядно на круговой диаграмме.
   
   
10. Как организовать учет движения товаров по продавцам или менеджерам, то есть реализовать возможность получения отчетов о проданном (и оплаченном) товаре конкретным продавцом?
    Ответ Скрыть ответ
    Если в накладной фамилию продавца вносить в поле "Источник информации", то в мини-Отчёте с настройкой по источнику информации, по оплате на страничке расхода можно увидеть на какую сумму был реализован товар каждым продавцом.
    В программах "ФОЛИО WinСклад" версий 7.ХХ при оформлении документов автоматически заполняется поле "автор документа", который определяется по паролю вхождения в систему. Отбор по продавцу будет фильтровать продажи по авторству документов.
    
    
11. По какому параметру выстраивается книга покупок и продаж?
    Ответ Скрыть ответ
    В соответствии с заканодательством (по факту оплаты или отгрузки, соответственно).
    
    
12. Как формировать сводный Отчёт по фирме (по нескольким складам), если нас интересуют только внешние поставки и продажа на сторону?
    Ответ Скрыть ответ
    В складских программах "ФОЛИО WinСклад" версий 7.XX (клиент-серверных) для того, чтобы сформировать такой Отчёт, необходимо организовать, собственно, учет таким образом, чтобы у всех накладных, по которым совершается внутреннее перемещение, в поле Тип операции было помечено внутреннее перемещение, и формировать сводный Отчёт с признаком: исключить внутреннее перемещение.
    
    
13. Как сделать отчет по какому-либо аналитическому признаку в программе "ФОЛИО БухМастер" ?
    Ответ Скрыть ответ
    Cуществует несколько способов получения такого отчета:

    • в аналитической карточке по счету;
    • в журнале проводок;
    • в мини-отчете по организации. При установке отбора по организациям программа формирует аналитический мини-отчет по организации (или - сводный), составленный по всем проводкам всех счетов (субсчетов), имеющих аналитический признак;
    • в мини-отчете по товару. Отчет формируется аналогично мини-отчету по организации.
    
    
14. Почему не совпадают фактические остатки в Справочнике товаров и Отчете о движении товарно-материальных ценностей?
    Ответ Скрыть ответ
    Правильные остатки в Отчете. Для выравнивания остатков в Справочнике и Отчете необходимо выполнить перерасчет Справочника товаров( Установки и Перерасчет и Перерасчет Справочника товаров). Перед выполнением этих действий необходимо закрыть все окна.
    
    
15. Как найти складские документы, которые были оплачены признаком оплаты, а не платежным документом?
    Ответ Скрыть ответ
    Эти документы легко найти в Реестре накладных или в отчете "О расчетах с организациями по документам".
    Если в Реестре по кнопке Форма поставить галочку показывать платежные документы, то у документа, оплаченного признаком оплаты, поле для показа платежных документов будет пустым.
    В колонке Основание отчета "О расчетах с организациями по документам" для документа, оплаченного признаком оплаты будет указано: "Зачет оплаты по товарному документу".
    

    к cодержанию