Скрытые возможности программы ФОЛИО WinСклад

Глава 9.
Организация работы отдела заказов и отслеживание товаров в пути от заказчика до потребителя

Необходимо использовать возможность ведения нескольких складов и возможность перемещения товаров на другой склад. Необходимо организовать, по крайней мере, 3 склада:
ОСНОВНОЙ (1), СКЛАД ЗАКАЗОВ(2), ТОВАРЫ В ПУТИ(3). Справочник Товаров достаточно заполнить только в ОСНОВНом складе. Справочники Товаров других складов будут заполняться автоматически по мере перемещения в них товаров.

В складе ЗАКАЗОВ приходные накладные будут играть роль заказов поставщикам, а расходные накладные - отгрузку товаров со складов поставщика. Таким образом, остатки этого склада - ни что иное, как неудовлетворенные поставщиками заказы. Через счет в складе ЗАКАЗОВ можно оформить этап готовности продукции к отправке, тогда упакованные, но не отгруженные товары поставщиков будут отражены в резерве. Указывая поставщиков в приходных документах заказа (в поле "От кого" - от кого ожидается заказ) и расходных документах отгрузки (в поле "Кому" - кому ставится зачет о выполнении заказа) этого склада, а также контрольные сроки поставки, с помощью стандартных отчетов о движении товаров с отбором по организации или отчета о взаимодействии, где зачет выполнения заказа будет погашать долг по заказу, можно получить информацию об оперативности работы Ваших партнеров.

Выписывая счета клиентам на ОСНОВНом складе, Вы резервируете товар на физическом складе фирмы. Однако, если товара не достаточно, Вы можете на основе заказов от покупателей формировать свои заказы поставщикам - приходные накладные на складах ЗАКАЗов. Есть несколько способов формирования прихода на склад ЗАКАЗов.

1. Используя механизм загрузки нескольких документов в один, создается расходная накладная, суммирующая данные счетов ОСНОВНого склада (заказы покупателей). В Примечании сводного документа можно сформировать строку с перечислением номеров загруженных документов (по установке NumNakl2Prim=1). Далее эту накладную необходимо сохранить с передачей на склад ЗАКАЗов. На складе ЗАКАЗов автоматически образуется приходная накладная, регистрирующая заказанные товары. Расходную вспомогательную накладную в ОСНОВНом складе после этого нужно удалить. Создание расходной накладной может привести к двум неприятностям: при загрузке товаров из счетов в накладную при недостатке товара на складе может сработать запрет на выписку, кроме того, можно забыть удалить вспомогательную расходную накладную, что приведет к искажению текущих остатков.
2. Есть другой способ переноса заказов клиентов в заказ поставщику: загрузить все счета в сводный счет, причем не бронирующий товар (установка LoadSchUch=1 делает это по умолчанию) и, не сохраняя его, выгрузить содержание сводного счета в dbf-файл. Затем в складе ЗАКАЗов создать приходную накладную с загрузкой содержания из dbf-файла.
3. Если заказ делается на основе одного счета, для создания приходной накладной в складе ЗАКАЗов можно воспользоваться механизмом загрузки счета в приходную накладную с последующей СМЕНой склада у товаров приходной накладной до ее сохранения. Для быстрой смены склада у товара по кнопке "Форма" необходимо выставить установку "Запрашивать артикул и склад при выборе товара" либо на кнопке "Смена" по правой кнопке выбрать пункт "По артикулу". В этих случаях при попытке сменить товар будет появляться окошко с кнопкой "Склад", позволяющей изменить индекс склада, то есть индекс основного склада меняется на индекс склада Заказов.

Если Вам важно, из каких счетов покупателей составлен заказ поставщику, для наглядности в счете покупателя заполняйте поля партии товаров (название партии и срок годности) реквизитами счета. Тогда при загрузке счетов в приходную накладную на Склад Заказов Поставщику, для каждой позиции заказа будет указан счет покупателя, по которому составлен данный заказ.

Объединение счетов суммирует ВСЕ товары, заказанные клиентами. Если Вам необходимо оформить на склад ЗАКАЗОВ только недостающие у Вас товары для удовлетворения клиентов, причем с разбивкой заказов по поставщикам, лучше воспользоваться другим способом формирования заказа. Количество недостающего товара по каждому поставщику можно увидеть в Справочнике Товаров ОСНОВНого склада с отбором по интересующему Вас поставщику (если он указан у Карточке Товара) и с отбором по отрицательному свободному остатку. В колонке "свободный остаток" - разница между фактическим количеством на складе и требуемым количеством по счетам. Товары с отрицательным свободным остатком - это и есть готовый лист заказа. Все отобранные таким образом товары из Справочника Товаров нужно поместить (с помощью Ctrl+Enter) в вспомогательный документ - либо приходную накладную с последующей сменой индекса склада на индекс склада ЗАКАЗов, либо расходную накладную (при этом снять запрет на выписку в минус) с дальнейшим перемещением на склад ЗАКАЗов. Заполнить поле "От кого" поставщиком этих товаров и проставить необходимое количество (система автоматически подставляет при выборе ВСЕХ товаров в документ - фактическое текущее количество). В случае загрузки товаров в расходную накладную перемещения - не забыть удалить вспомогательную расходную накладную в ОСНОВНом складе.

Возможно, у Вас тот случай, когда один и тот же товар может поступать от разных поставщиков, тогда в Справочнике Товаров нельзя указать конкретного поставщика. В этом случае распределение заказов по поставщикам невозможно без участия человека. Допустим, Вы выбираете поставщика в зависимости от его отпускных цен для Вас. Для этого удобно (если основных поставщиков не более 10) каждому поставщику выделить свой склад Заказов, в Справочниках Товаров которых время от времени обновлять цены из прайс-листов, предоставленных поставщиками (лучше в формате Excel или Dbf для подъема в ФОЛИО) с заменой поля учетной цены товара на цену из прайс-листа. Накладную перемещения с товарами, необходимыми для заказа, сохраняем в склад одного из поставщиков. Затем, войдя в группу складов поставщиков, вызываем на коррекцию созданную в результате перемещения приходную накладную и с помощью кнопки "Смена товара" на основании информации по ценам поставщиков из сводного Справочника Товаров, меняем склад (то есть поставщика) для каждой позиции. При сохранении полученного многоскладского документа устанавливаем разбивку на односкладские. Таким образом, мы получаем заказы, разбитые по поставщикам.

Как только к Вам поступила информация об отправке поставщиком Вашего заказа (или его части) - следует снять заказ с поставщика и зарегистрировать, что товар уже в пути. Для этого достаточно войти в склад ЗАКАЗов и оформить расходную накладную с перемещением товара на другой склад - склад ТОВАРЫ В ПУТИ или ОСНОВНой склад. Расходную накладную на складе ЗАКАЗов после перемещения удалять НЕ НАДО. При таком учете Вы всегда будете в курсе выполнения Ваших заказов на основе стандартных отчетов склада ЗАКАЗОВ.

Склад ТОВАРЫ В ПУТИ необходим для учета товаров, отгруженных поставщиками, но не дошедшими до складских помещений фирмы. Приходные накладные на склад ТОВАРЫ В ПУТИ будут регистрировать отправление груза на фирму от поставщика, а расходные накладные - завершение пути, то есть разгрузку на складах фирмы. Текущие остатки справочника товаров этого склада будут отражать количество принадлежащего фирме товара, но находящегося еще в пути. Причем, указывая в расходных документах поставщика (в поле "Кому" - кому зачесть доставку груза), в типе операции, например, вид транспорта, а в контрольном сроке - контрольный срок доставки, с помощью стандартных отчетов о движении товара и специальных отчетов можно получить информацию об ожидаемом товаре на любой момент времени.

Обратите внимание, что если Вы перемещаете товар между складами, принадлежащими разным "вашим" организациям с одинаковыми полными именами, но разными реквизитами и соответственно разными краткими именами, в приходной накладной перемещения может произойти несоответствие поставщика и получателя. Дело в том, что в документе не хранится краткое имя "своей" организации (то есть поставщика в расходе), поэтому при формировании приходной накладной краткое имя организации-поставщика берется из Справочника организаций, определяемое по полному имени. Если организации с таким полным именем нет в Справочнике, ее краткое имя для накладной формируется усечением полного. Если в Справочнике организаций - несколько организаций с одинаковым именем, краткое имя будет соответствовать любой из них. Поэтому для корректного перемещения делайте различия не только в кратких, но и полных именах "своих" организаций.