Методика ведения складского учета в примерах Страничка клиента ФОЛИО Методика ведения складского учета в примерах
Методика ведения складского учета в примерах .

Методическое пособие

Инна Овчинникова

Скрытые возможности программы "ФОЛИО WinСклад"

Глава 8
Отслеживание выполнения счета-заказа


Если необходимо отслеживать все складские документы, проходящие по какому-либо договору-соглашению, можно организовать жесткую связку всех складских документов со счетом, по которому были выписаны эти документы. Первоначальный счет отражает все заказанные товары, оговоренные в договоре или соглашении. В номер счета можно заносить номер договора. Для сохранения связи накладных и счета, номер счета при загрузке счета в расходную накладную должен попадать в поле "Основание" накладной (способ заполнения основания при загрузке счета в накладную указывается по правой клавише мыши в поле "Основание" расходной накладной, настройка необходима на каждом клиентском месте). При загрузке расхода в возвратный приход поле "Основание" копируется. Таким образом, по значению этого поля можно связать все документы, связанные с первоначальным счетом-заказом.

Кроме того, чтобы предотвратить потерю информации в поле Основания, в настройки уровня доступа добавлена настройка:
Окна и Ввод накладных и счетов и
и Исправление номера и даты счета в основании
.
(По установке NSch2Dop=1 при загрузке счета в накладную номер счета попадает не только в поле "Основание" документа, но и в дополнительный номер складского документа, что удобно для просмотра в реестре.)

При первой загрузке счета в расходную накладную - в архив счетов по полученным товарам попадает полный оригинал первоначального счета, то есть список товаров первоначального заказа. Кроме счетов-заказов в архив счетов будут попадать не только оригиналы счетов, но и копии удаленных или корректируемых счетов, а также счета частичной отгрузки, то есть составные части счета-заказа. Для сортировки архива счетов используется поле таблицы архивов "Who_Otmet". При удалении или коррекции складского документа с записью в архив в поле "Who_Otmet" записывается имя пользователя, выполнившего эту операцию. При сохранении документа как архивного(вторичного) и при переводе счета в полученные на основании накладной, если счета с таким номером в архиве еще нет - поле "Who_Otmet" не заполняется. Если нужно выделить частичную отгрузку (то есть сохранение в архиве части первоначального счета после частичной загрузки в накладную), специальный триггер (mdm_who_otmet.sql) заполняет это поле значением "частичная отгрузка" (при условии, что в архиве уже есть счет с таким номером). На основании заполнения поля "Who_Otmet" в архиве доступен дополнительный отбор (настройка по кнопке "Форма"):

    - Удаленные и исправленные.
    - Полученные счета (Заказы) и вторичные накладные.
    - Все

Таким образом, реестр ТОЛЬКО счетов-заказов(оригиналов) из всего реестра архивных счетов можно получить, воспользовавшись пунктом: "Полученные счета (Заказы) и вторичные накладные".

В реестре счетов (по полученным товарам и резервирующим товар, то есть и в архивном реестре и в активном) можно настроить расчетные колонки: "Первоначальная сумма счета" и "Сумма всех оплат" по накладным и счетам от этого счета.
Первоначальная сумма счета - это максимальная сумма из сумм счетов с номером и датой текущего счета в реестре. Сумма оплаты собирается из сумм оплат расходных накладных, в Основании которых указан номер и дата текущего счета, кроме того, учитывается оплата активного счета (оригинала или "хвостика").

Если необходимо посмотреть не только итоговые суммы по заказу, но требуется видеть документы отгрузки с возможностью их загрузки - из реестра счетов (полученных и неполученных) можно вызвать просмотр реестра всех расходных накладных, отгруженных по счету, номер и дата которого совпадают с реквизитами текущего счета реестра (вызов из меню по правой клавише мыши пунктом "Накладные по текущему счету").

Для просмотра ВСЕХ операций, связанных с конкретным счетом-заказом (расходных накладных, приходных возвратных накладных, счетов-фактур) можно воспользоваться внешним отчетом, созданным в генераторе: "Отчет о документах" - kbe2.rpt. Этот отчет предварительно необходимо подключить к списку выполняемых генерируемых отчетов через Отчеты и Генерируемые отчеты и запускать на выполнение, находясь в архиве счетов на интересующем Вас счете-заказе. Если у Вас каждый склад имеет свою нумерацию счетов, во избежание дублирования номеров в отчете, отчет следует запускать из одного склада. (Обратите внимание, что если имели место случаи частичной отгрузки - в архиве будет несколько "подсчетов" с интересующим Вас номером.) В "Отчете о документах" указывается сам счет-заказ, а также все складские документы (расходы, возвратные приходы, счета-фактуры), в Основании которых указан номер и дата интересующего Вас счета. В отчете указываются даты, номера и рублевые суммы документов.
"Отчет о частично профактурированных счетах" (kbe1.rpt) дает информацию о всех открытых счетах к настоящему моменту. Отчет при отдельной нумерации по складам следует запускать из одного склада. Если не все накладные по счету закрыты счетами-фактурами или есть неотгруженные товары по этому счету - такой счет считается открытым и должен попасть в отчет. В отчет попадают только открытые счета на текущий момент, то есть те, по которым не вся сумма профактурирована. Профактурированной суммой считается сумма накладной по счету, у которой указан номер счета-фактуры. Каждая строка отчета соответствует одному открытому счету с указанием:

  • номера счета, даты счета, заказчика с кратким и полным именем, агента (поле "Откуда узнал"),
  • суммы по счету,
  • суммы по выписанным накладным,
  • суммы по профактурированным накладным,
  • суммы по непрофактурированным накладным и неотгруженным товарам.
Страничка клиента
Поддержка
развернуть/свернуть
развернуть/свернуть
ЧаВо
Форум
Обучение
Пресс-релизы

 о фирме | новости | программы | демо версии | цены | где купить | клиентам | дилерам | партнеры | карта сайта | поиск | домой 

Схема
проезда

© ООО "ФОЛИО-2000"

E-Mail: mail@folio.ru; SKYPE: ooofolio. Присоединяйтесь:

125315, Москва, ул. Асеева, 8, офис 23. (метро Аэропорт, Сокол)
тел/факс: 8(499)151-7738, 151-5760, 151-5553, 151-4401

домой