Скрытые возможности программы ФОЛИО WinСклад

Глава 6.
Как организовать учет товара по стадиям процесса реализации?

Например :

1. Товар заказан клиентом.
2. Заказанный товар подписан в набор.
3. Заказ-набор готовый к отправке (товар уходит с мест хранения, но еще не списывается со склада )
4. Отгруженный товар.

Первый этап можно регистрировать оформлением счета, тогда в справочнике товаров склада будет резервироваться товар, уменьшая свободный остаток товара на складе.

Второй этап можно регистрировать несколькими способами. Например, счета можно ОТМечать в реестре. Настройкой доступа можно настроить возможность отметки документа только тем представителям фирмы, которые по должности имеют право подписывать заказ в набор, другими словами, давать распоряжение на набор заказа для клиента с мест хранения. Отбор в реестре счетов по отмеченным будет являться для кладовщиков заказ-листом для сборки товаров для отгрузки. Через Настраиваемые параметры склада (закладка "Документы") можно настроить окраску отмеченных счетов голубым цветом.

Если Вы уже используете признак ОТМетки для других целей, счет о готовности к набору заказа можно отметить, заполнив поле "Инф." любой информацией (это поле открыто для коррекции в реестре по кнопке "Корр." ->Коррекция заголовка, что не требует загрузки документа для коррекции). В реестре счетов (по кнопке "Форма") можно настроить окраску всех счетов с непустым полем "Инф." желтым цветом.

Кроме того, в поле "Дата передачи в отдел" (в реквизитах документа) можно указать контрольную дату отгрузки. Тогда, воспользовавшись дополнительным отбором в реестре счетов (по кнопке "Форма") Счета с контрольной датой отгрузки меньше текущей даты можно увидеть все счета, подписанные в набор с ближайшей датой отгрузки, то есть у которых контрольная дата отгрузки меньше даты следующего рабочего дня.

Третий этап можно регистрировать расходными накладными с перемещением набранного товара из основного склада на вспомогательный склад. Для этого достаточно загрузить счет в расходную накладную, подобрать партии и в случае необходимости указать места хранения. Через настройку уровней доступа можно запретить загружать в накладную неотмеченные счета, то есть не подписанные заказы. После сохранения расходной накладной с перемещением на указанный Вами вспомогательный склад, товар спишется с мест хранения основного склада (хотя реально, он может там находится до прихода кладовщика), что не позволит его подобрать для следующих заказов. (Обратите внимание, что партии можно указать уже в счете. Стало возможным резервирование товара по партиям - в Справочнике Партий можно увидеть свободный остаток по каждой партии, а при выписке следующего счета контролируется не только фактический, но и свободный остаток партии. Ограничение использования партий в счете состоит только в том, что невозможен автоподбор партий.)

Вспомогательный склад - это не обязательно отдельное помещение для хранения собранных заказов, это может быть виртуальное понятие для списания товара с основных мест хранения, но еще не отгруженных клиенту, а значит являющихся собственностью фирмы. После перемещения в вспомогательном складе хранения готовых заказов формируется приходная накладная с указанием товаров, собранных в заказ и мест хранения на основном складе, откуда этот товар был собран. Таким образом, расходные накладные на основном складе являются лишь резервированием товара с конкретных мест хранения, а их печатная форма представляет собой путевой лист кладовщика для набора. При такой организации в Справочнике Товаров двух складов можно увидеть наличие свободного товара (на основном складе) и количество товара, готового для отгрузки клиенту (на вспомогательном складе).

Четвертый этап - непосредственно отгрузка - оформляется расходной накладной на вспомогательном складе. Для этого достаточно загрузить в расход приходную накладную, появившуюся после перемещения с основного. Перед печатью расходной накладной на отгрузку можно воспользоваться функцией объединения партий, что позволит при печати для клиента не указывать бывшие места хранения отгружаемого товара. Остатки в Справочнике Товаров вспомогательного склада будут показывать товар, ожидающий отгрузки. Если от товара клиент отказывается, можно удалить заказ-набор, то есть соответствующую расходную накладную перемещения основного склада, автоматически исчезнет и приход на вспомогательный склад. В результате, товар вернется на свои прежние места хранения (виртуально). Если собранный заказ целесообразно после разукомплектации разместить на других местах хранения, можно оформить возврат не востребованного заказа на основной склад путем приходной накладной возврата с указанием (или подбором) других мест хранения.

Все отчеты по реализации или расчету прибыли при таком учете нужно составлять сводными по двум складам, исключая перемещения. В справочнике товаров по двум складам можно сразу увидеть общее количество товара : свободный и товар, готовый к отгрузке.

Если Вы не хотите создавать дополнительный склад для хранения заказов, готовых к отгрузке, есть другой способ разделить 3-ий и 4-ый этапы отгрузки. Заказы, готовые к отгрузке, и фактически отгруженные заказы можно регистрировать расходными накладными в одном складе, заполняя в фактических отгрузках не только дату документа, но и дату отгрузки. (Установка по умолчанию ClrDO*=1 отменяет автоматическое заполнение даты отгрузки при создании документа.) Расходные накладные с незаполненной датой отгрузки можно считать заказами, подготовленными к отгрузке, но фактически не покинувшими территорию предприятия. В реестре складских документов для оперативного изменения поля "Дата отгрузки" есть кнопка "Отгрузка" (или пункт меню по правой кнопке мыши в реестре накладных - "Отгрузка по документу"). По дате отгрузки в реестре работает отбор. В Справочнике товаров можно посмотреть "Фактический остаток" (с учетом всех расходных накладных) и "Неотгруженный остаток" (учитываются расходные накладные только с заполненным полем даты отгрузки).