В зависимости от потребностей аптечного склада, заложенная структура справочника лекарственных средств позволяет построить полное распределение по справочнику Видаля или при необходимости повторить реестр гос. регистрации лекарственных средств (РЛС).

Фолио Фарм Склад позволяет вести номенклатуру лекарственных средств до 5 уровней вложенности различных внутренних групп. Независимо от уровней вложенности возможно дополнительное деление по дополнительным признакам внутри товара (минимально еще 5-6 признаков).

Один из возможных примеров организации справочника по номенклатуре:

Пример 1. Номенклатура по РЛС:
Группа «Алфавит (От А до Я)» ->
Подгруппа 1 (большая детализация) - (Анан—Анви)
Подгруппа 2 (Товарные названия препарата) - (Анаприлин)
Подгруппа 3 Дозировка - (10 мг)
Подгруппа 4 (С текстовым или без описания)
Подгруппа 5 Действующие

Пример дополнительных признаков в карточке препарата:
АТХ квалификация – С07АА05 Пропранолол
Группа N Бета-адреноблокаторы
Нозологическая квалификация – Е05 Тиреотоксикоз
E43 Мигрень
…
I20 Стенокардия

По заданным отборам (настройкам) категорий товаров вы можете быстро отобрать или отсортировать в любом порядке заданные признаки товара: стенокардия, действующие, товарное название, дозировка - все зависит от ваших потребностей.

Данный вариант является только примером. Заказчик для своего аптечного склада заводит наиболее удобную для себя структуру номенклатуры в справочнике лекарственных препаратов, выбирая наиболее удобное для себя деление.

Пример 2. Номенклатура по группам:
Группа Учетные
Подгруппа 1 (Перечень групп: Психотропные; Сильнодействующие; Химия; Ядовитые; …Иные группы);
Подгруппа 2 (Наименование препарата – «Амитрилтилин» в перечне препаратов выбранной подгруппы 1-> «Психотропные») и т.д.
Группа Неучетные - Наименование
Группа Дорогостоящие - Наименование

Перечислим очень кратко функции, которые выполняет программа при автоматизации фармацевтической деятельности на аптечных складах:

• Автоматически перемещает лекарственные средств из отдела в отдел (со склада на склад), соблюдая деление препаратов на группы;
• Формирует отчет о расходовании лекарственных средств в детализации по больным (для аптечных складов (отделов) при мед.учреждениях). В отчете указывается ФИО больного, № амбулаторной карты и код заболевания. Записи выписанных/отпущенных препаратов указываются в хронологическом порядке.
• Отслеживает контрактные цены поставщика при реализации и поступлении фармацевтического товара на аптечный склад, включая максимально установленную цену для реализации покупателям;
• Изменяет статус лекарственного средства (по решению администрации) с соблюдением всех делений препаратов по группам;
• Показывает остатки препаратов по товару, по серии товаров по отделу (аптечному складу) или в целом по всем отделам (аптечным складам);
• Автоматически показывает и подсвечивает дефектуру - отсутствие в аптеке (аптечном складе) необходимого лекарственного средства;
• Обеспечивает дополнительный визуальный контроль: подсвечивает минимальный остаток лекарственных препаратов, с истекающими сроков годности;
• Отслеживает и подсвечивает сроки годности лекарственных средств;
• Производит быструю выборку лекарственных средств (фармацевтических товаров) по заданным признакам (подробнее ниже);
• Отслеживает и отбирает производителя по заданным параметрам (контракты, цены, серии и т.д.);
• Отслеживает и отбирает поставщика по заданным параметрам (контракты, цены, серии и т.д.);
• Позволяет дополнительно получить оперативную информацию для вывода на печать. В справочнике товаров, специалист отбирает (выделяет отметкой) интересующие его препараты (используя поиск: по наименованию, по коду, визуально). Отмеченные товары распечатываются группой в виде отчетов - Справки прихода, Справки расхода с указанием наименования, количества остатка, количества прихода и расхода. При необходимости, отчет легко подстраивается под нужды клиента. Кроме отчетов можно просмотреть или распечатать необходимые данные справочника по отобранным группам лекарственных средств (остаток, цена прихода, наименование и т.д.)
• По введенным признакам (отметка, подсветка и т.д.) производит отбор и печать оперативной информации (помимо формирования отчетов);

Способы подбора лекарственных средств на аптечных складах в фолио Фарм Склад

Используя программу для аптечных складов, вы автоматически можете вести и подбирать препараты:

• по артикулу;
• по наименованию;
• по сериям лекарственных средств;
• по контрактным ценам поставщика (если в контракте установлена цена реализации лекарственного средства и цена прихода, в зависимости от потребности подбирается цена реализации или цена прихода);
• по сроку годности и остатку;
• по привязке к контрактам;
• по приходам (по ранее пришедшим партиям, ФИФО, ЛИФО);
• по приоритету препарата (какую серию препарата необходимо реализовать первой);
• типу товара (например учетный, не учетный);
• по датам (диапазон дат);
• специальный;
• другие способы.

По желанию Пользователя разрабатываются дополнительные способы подбора лекарственных средств, необходимые ему в своей фармацевтической деятельности на аптечных складах.

Автоматический отпуск препаратов на аптечных складах в складской программе фолио Фарм Склад

По накладной требования, применяемой в мед.учреждениях на аптечных складах, может быть произведен автоматический отпуск препаратов по следующим признакам:

• по наибольшему сроку годности;
• по наименьшему сроку годности;
• по наибольшему остатку;
• по наименьшему остатку;
• по целым фасовкам;
• специальный (он включает в себя дату прихода препарата и отпуск первой пришедшей серии препарата). Большинство аптек работает от цены препарата и первая цена, по их мнению, является более низкой. Этот способ позволяет выбрать именно пришедший первым препарат, так как цена может меняться и зависеть от скидки вашего поставщика;
• по приоритету отпускаемого препарата (если срок годности истекает через месяц вы можете установить приоритет для того что бы эта серия отпускалась первой);
• по заданным параметрам: создается по вашим условиям. (Например, государственные подразделения ведут учет от контрактов, заключенных с организацией поставщиком. Списание препаратов строго производится по более раннему пришедшему контракту, с подстановкой именно тех цен и серий, которые в нем указаны);
• ручной подбор – при необходимости можно вручную выбирать необходимые серии препаратов.

Дополнительные возможности Фарм Склад для аптечных складов (кратко)

Складская программа фолио Фарм Склад поддерживает автоматическое ведение на аптечных складах:

• Договоров и контрактов. Договор «привязывают» к приходу товара или к накладной требования для более детального ведения препаратов.
• Работает со штрих-кодами препаратов.
• Работает с местами хранения препаратов на аптечных складах.
• И многое другое (более детально смотрите демо-версию WinСклад. Проф)

Внутри каждого отдела (аптечного склада) лекарственные средства делятся на группы. В каждом отделе (аптечном складе) могут быть как одинаковые, так и отличные группы учета лекарственных препаратов. Количество групп, подгрупп и иных градаций в складской программе фолио Фарм Склад не ограничено.

Пример принятых групп, возможных перемещений между/внутри групп, изменения статуса лекарственного препарата на аптечном складе:

• Наркотические;
• Психотропные;
• Сильнодействующие;
• Химия;
• Ядовитые;
• Ампулизированные;
• Таблетированные;
• Перевязочные средства;
• Ответственного хранения;
• «Квотовые» препараты;
• Антибиотики резерва;
• Производство;
• Для клинических испытаний;
• Гуманитарной помощи;
• Спиртосодержащие;
• Учетные и неучетные;
• Прочие, в зависимости от специфики деятельности медицинского учреждения.

Отдельные аспекты эргономики программного обеспечения фолио Фарм Склад

Для удобства работы можно подсвечивать как товар, так и серии товаров. Вы можете сами настроить складскую программу фолио Фарм Склад на необходимые варианты. Например, препараты разных сроков годности подсвечивать разными цветами: срок годности, истекающий через 6 месяцев – синий, а за неделю до окончания срока годности – красный.
Это повышает наглядность, и может использоваться для быстрого вывода (помимо отчетов) списка серий лекарственных препаратов для их проверки и списания.

Если установлен минимальный запас лекарственных средств, которые должны всегда быть в ассортименте аптеки (аптечного склада), подсветка визуально выделит заканчивающиеся препараты. Помимо визуального контроля, подсветка позволит оперативно и быстро распечатать перечень заканчивающих лекарственных средств.

Если к подсветке, например, по сроку годности задать дополнительные отборы, то вы получите информацию в заданной детализации. Например: отбор по поставщику- «Катрен», отбор по наименованию медикамента – «Капозид», то вы получите перечень серий препарата Капозид с истекающим сроком годности по поставщику Катрен. При необходимости, можно получить данные не только по поставщику, но и по производителю.

Дополнительные отборы и признаки используются для быстрого вывода любой оперативной информации или формирования отчетов в заданной детализации, что повышает ее наглядность: детализация приходов, расходов, списания, движения, производство, передача в другие отделы, например, по поставщикам, производителям, контрактам, контрактным ценам, срокам поставки, по датам, отметкам в реестре или справочнике товаров, по конкретной организации или товару, по группе товаров и т.д.).

Легкая сортировка в реестре накладных-требований по любому полю реестра накладных (номеру, дате, суммам, поставщику, контракту, по получателю – кому отпущен препарат и т.д.) также поможет быстро получать необходимую оперативную информацию, помимо формирования отчетов.

Благодаря гибкой системе складской программы «фолио Фарм Склад» большинство отчетов можно получать не только как отчеты, но и как справки, исключительно по тем препаратам, которые Вам необходимо проверить или сверить.

Ознакомьтесь с некоторыми формами складской и финансовой отчетности, печатными формами (общими и для старших версий программ), доступными в складских программах фолио.

Ниже мы рассмотрим те формы, которые Вы можете получить при быстрой и легкой подстройке под Ваши нужды:

1. Протокол согласования цен.
2. Приемный акт.
3. Стеллажная карта (существует несколько видов, есть стандартная, но ее очень не удобно использовать для мелких упаковок, поэтому бы сделан вариант в небольшом размере – «размере стикера» с всей необходимой информацией на нем).
4. Акт списания (в том числе и списания трат препаратов: таких как спирт, порошки, и так далее).
5. Ежедневные отчеты (с учетом или не учетом деления препаратов на группы (наркотические, психотропные, сильнодействующие, химия, ядовитые, таблетированные, ампулированные, перевязочные средства, ответственного хранения, квотовые препараты, антибиотики резерва, для клинических испытаний, гуманитарной помощи. спиртосодержащие и другие группы включая учетные, не учетные и дорогостоящие лекарственные средства).
6. Наличие лекарственных средств в конце дня (по-товарный, по-серийный).
7. Израсходованных лекарственных средств (по-товарный, по-серийный и по-серийный с распиской отделений на которые ушел препарат).
8. Израсходованных сумм по отделениям (код отделения. наименование, сумма).
9. Сличительные по товару. Отчет выдает:
   • Артикул, Наименование, Единица измерения.
   • Серию, Сорок годности, Код отделения (по бух.), Наименование отделения, № регистрации требования, № требования, Дата требования, Количество, Цена, Сумма.
   • Итого по товару: Количество, Сумма.
   • В данном отчете можно увидеть движение готовых препаратов и изготовленных прописей, в которые отделения они пошли. При этом показывается не только изготовленный по прописи препарат, но и составляющие прописей, использованные при их приготовлении (зависит от того какой препарат вы смотрите: если это пропись - то он покажет ингредиенты, использованные в изготовлении по прописи, если это готовый препарат- то по препарату). К примеру: есть спирт 95%, а есть разведенный спирт 70%, изготовленный из 95% спирта.
10. Книга операций (сделана аналогично той, что обычно ведется в ручную в мед.учреждениях в суммовом варианте: приходные накладные, накладные требования и остатки).
11. Месячный отчет: о приходе и расходе аптекарских запасах денежных средств(в двух вариантах по группам и форма 11-М3 Утверждена приказом по Министерству здравоохранения 25.03.74 № 241).
12. Справка по приходу лекарственных средств.
13. Справка по расходу лекарственных средств (в целом и от определенного поставщика).
14. Баланс лекарственных средств в аптеке (аптечном складе) (в количественном и количественно суммовом отношении).
15. Инвентаризационная ведомость (Форма № 401 Утверждена Министерством финансов СССР в 1985 г.).
16. Распределение медикаментов по больнице (отделение, количество).

Производство - одна из сложнейших областей, связанных с фармацевтическим бизнесом. Проблемы производства требуют жесткого контроля качества препаратов, как используемых при производстве, так и полученного в результате производства препарата. Здесь необходимо учитывать влияние законодательства и сложное ведение нормативных планов и учетов. Рассмотрим 2 варианта учета, наиболее часто встречающихся в производстве.

1 вариант.

После прихода препарата (или ингредиента) он отправляется на карантин, в котором находится определенное время. Во время карантина препарат подвергается клиническим испытаниям (убеждаются в пригодности препарата и необходимом качестве).

Далее препарат (ингредиент) поступает на общий аптечный склад (склад хранения), где он находится до момента применения в производстве. Бывают варианты, когда у препарата (ингредиента) истекает срок годности - в этом случае его отправляют на клинические испытания (КИ) для проверки пригодности в производстве. Если препарат прошел КИ, то его возвращают на аптечный склад (склад хранения), если нет - то его списывают.

После производства, готовый продукт так же находится на карантине, и проходит клинические испытания на соответствие государственно зарегистрированных норм для готового препарата. Как только все необходимые нормы подтверждены - препарат отправляется в зону продажи аптечного склада (отдела) и распределяется по клиентам, заказавшим препарат.

2 вариант.

Более легкий и не нуждающийся в такой детальной проверке. Работает по схеме:
Приход -> Производство -> Отпуск препарата.

В обоих случаях мы сталкиваемся с определенными принятыми нормами для производства того или иного лекарственного средства. А так же с различными тратами ингредиентов во время производства, списаниями, связанными с непригодностью лекарственного средства из-за не прохождения контроля качества препаратов и другими многочисленными непредвиденными случаями.

Как показала практика, в большинстве производств во время приготовления препаратов отсутствуют стандартные алгоритмы подбора необходимых ингредиентов и готовых форм.

В новой версии фолио Фарм Склада доступен вариант, когда списание четко ведется от прихода препарата (первая серия пришла, и она будет отпущена первой в автоматическом режиме), что значительно облегчает и алгоритмизирует работу фармацевтов при данном варианте учета на аптечном складе (производстве).

При этом Вы получите обширную систему отчетности, в которой сможете проследить весь путь ингредиента от его прихода от поставщика до отпуска на аптечный склад готовой продукции или вашему покупателю.

Пример. Одной из первичных форм отчетности в медицинских учреждениях является накладная-требование.

Накладная-требование содержит и расписывает пропись приготовленного препарата (при этом в прописи могут использоваться как готовые лекарственные средства, поступившие от производителя, так и ингредиенты, полученные в процессе производства)!

Информация о наличии, стоимости и себестоимости, а также количество произведенных и использованных препаратов будут показаны и выданы как в оперативной информации, так и в заданной отчетности по произведенным препаратам с указанием, куда и кому был передан произведенный препарат (например, для мед. учреждений: в хирургию, терапию, перевязочную и т.д.).

Но произведенным препаратам ведется то же деление на группы и подгруппы, принятое в мед.учреждении (аптечном складе).

Учет в фармацевтических предприятиях оптового звена на аптечных складах, использующих программу Фолио Фарм Склад характеризуется следующей спецификой:

• Наличие понятия "Цена государственной регистрации" и необходимости контроля величины отпускной цены в определенных пределах: на основании максимально (и минимально) допустимого процента наценки от цены государственной регистрации и цены производителя.
• Документом, посредством которого осуществляется данный контроль отпускной цены, является протокол согласования цен, предоставляемый, как правило, при отпуске фармацевтического товара.
• Использование специальных фармакологических информационных систем, позволяющих максимально оперативно осуществлять выбор поставщика и размещение заказов (ФАРМ СМ, Фарм-Контракт и пр.).
• Наличие у большинства относительно крупных поставщиков собственного электронного формата документа на поставку продукции (помимо типового набора поставляемых документов).
• Использование алгоритмов автоматизированного создания приходных документов, как правило, индивидуализируемых под формат каждого конкретного поставщика.
• Ведение сопоставительных таблиц фармацевтических товаров поставщиков (при отсутствии модуля фолио SCM - Цепи поставок, эту роль выполняет версия Фолио Сетевые магазины), т.к. артикул поставщика одного и того же фармацевтического товара как правило различен.
• Использование алгоритмов автоматизированного создания заказов на аптечных складах, индивидуализируемых как под форматы вышеупомянутых специальных фармакологических информационных систем (ФАРМ СМ, Фарм-Контракт и пр.), так и под самостоятельно разработанные форматы данных заказа.
• Значительный объем (в среднем от 50 документов в день) документооборота на аптечных складах - как следствие - стремление к минимизации ручного ввода документов и ускорению процесса создания и вывода комплектов форм первичной документации.
• Возрастание роли транспортной логистики в бизнес-процессе фармацевтических предприятий (аптечных складов) в свете большого количества сравнительно небольших заказов розничного звена.
• Повышенные требования к гибкости посерийной (партионной) аналитики, связанные с необходимостью контролировать сроки годности реализуемых и возвращаемых покупателями медпрепаратов, а также сертификационную информацию серии.

С учетом специфики деятельности фармацевтических предприятий (розница, оптовая торговля, склад по местам хранения) рекомендуем модули:

Вопросы, связанные с выбором конкретного программного модуля (комплекса), наиболее оптимального для автоматизации аптечных складов и фармацевтической деятельности, вы всегда можете обсудить с сотрудниками фирмы "фолио". По желанию Заказчика, тиражные продукты фолио дополняются решениями под проектное внедрение по техническому заданию.

Программный модуль WinМаркет

Модуль предназначен для автоматизации розничной торговли. Наиболее эффективно его применение с модулем фолио Фарм Склад, версия ТОРГЗАЛ, а также с фолио WinСклад ПРОФ.

Автономная работа модуля WinМаркет наиболее применима для мелкорозничной торговли, но наиболее предпочтительно его сочетание с фолио Фарм Склад.

В дополнение к возможностям складских модулей профессиональных версий: Фарм Склад, WinСклад автономная работа модуля WinМаркет реализует возможности (очень кратко):

• Учет как по кассам (на каждой кассе свои препараты), так и аптечным киоском (на кассе все отпускаемые препараты).
• Работа с дисконтными, кредитными картами и подарочными сертификатами.
• Быстрый отпуск препарата.
• Видеть количество на складе.
• Ведение посерийного учета.
• Снятие Z-отчета.

При разрыве с центральным сервером предусмотрена автономная работа системы, формируются документы кассы. Затем при соединении все данные автоматически синхронизируются. Подробнее смотрите на промо-сайте модуля WinМаркет и задавайте вопросы нашим специалистам.

Модуль фолио SCM (Заказ-Поставка - управление цепями поставок)

Использование на аптечных складах и в фармацевтической деятельности модуля фолио SCM поможет вам быстро наладить закупки необходимых препаратов через электронные заявки, выбрать из прайс листов поставщиков наиболее подходящую себестоимость, согласовать с поставщиком количество товара, расчетное время прибытие на склад, отследить местонахождение препарат в пути, учесть оплату заказанной, но еще не произведенной продукции или оплаченного товара "в пути" и тд.
Данный модуль относится к процессу (отделу) закупки лекарственных средств (логистика закупок).

Модуль фолио WMS - система управления складом по местам хранения

Система управления складом фолио WMS позволяет автоматизировать процессы приема, размещения, хранения, обработки и отгрузки фармацевтических товаров (продукции) на аптечных складах, складах ответственного хранения, складских терминалах, промышленных и торговых складах, распределительных центров, складах дистрибьюции (3PL).

Основное назначение фолио WMS системы - упорядочивание и оптимизация работы склада (аптечного склада), сокращение простоев и потерь на складе.

Применение программы для управления аптечным складом позволяет оптимизировать размещение фармацевтических товаров для хранения таким образом, чтобы складские площади и сотрудники использовались наиболее эффективно.

WMS система управляет работой складской техники и персонала на аптечных складах, контролирует перемещение грузов и погрузочной техники по территории склада, оперативно планирует задания персоналу с учетом текущей обстановки.
Автоматически отслеживает условия хранения фармацевтических товаров (продукции), сохраняет историю всех перемещений фармацевтических товаров, в том числе на удаленные аптечные склады и историю всех действий персонала, что особенно актуально при работе со строго учитываемыми препаратами (наркотическими, психотропными, дорогостоящими и т.д.).

Подробнее о технических характеристиках WMS системы.